ClearFacts — Rechnungen an deinen Buchhalter

Aktualisiert am 2026-08-07

ClearFacts (Wolters Kluwer) ist eine Buchhaltungsplattform, die viele belgische Buchhalter nutzen. Arbeitet dein Buchhalter mit ClearFacts, musst du ihm keine Rechnungen mehr per Mail schicken: BedFlow legt jede endgültige Ausgangsrechnung automatisch in seine ClearFacts-Inbox — fertig zum Verbuchen.

Was die Integration leistet

Jede endgültige Rechnung automatisch an ClearFacts — Ausgangsrechnungen und Gutschriften, sobald sie endgültig sind.
UBL-XML mit eingebettetem PDF (Standard). ClearFacts liest Beträge, MwSt.-Zeilen und Kundendaten strukturiert aus, und dein Buchhalter kann das lesbare PDF einfach öffnen. Eine Datei, keine Doppelarbeit.
Rechnungsnummer als Label: Jedes Dokument bekommt die Rechnungsnummer als Tag und eine Notiz mit Kundenname und Rechnungsdatum. Dein Buchhalter sieht sofort, worum es geht, ohne das Dokument zu öffnen.
Getrennt pro Unterkunft: Jede Unterkunft hat ihren eigenen Token und ihre eigene Unternehmensnummer, sodass Rechnungen verschiedener Gesellschaften nie in derselben Buchhaltung landen.
Fail-soft: Schlägt ein Upload fehl (abgelaufener Token, falsche Unternehmensnummer), bleibt die Rechnung einfach in der Warteschlange und BedFlow versucht es beim nächsten Durchlauf erneut. Es geht nichts verloren.

Was die Integration nicht leistet

ClearFacts verschickt deine Rechnungen nicht an deinen Kunden. ClearFacts ist eine Buchhaltungsplattform, kein Peppol-Access-Point. Die Integration liefert deine Rechnungen bei deinem Buchhalter ab; sie werden nicht über das Peppol-Netzwerk an den Kunden verschickt.

Du willst deine Rechnungen doch elektronisch über Peppol an deinen Kunden senden? Dann nutze die Yuki- oder Billit-Integration. Du kannst ClearFacts für deinen Buchhalter verwenden und deine Rechnungen unabhängig davon weiterhin per E-Mail an den Gast schicken — daran ändert sich nichts.

Außerdem:

Kein CODA-Push. BedFlow schickt keine Bankbewegungen an ClearFacts. Dein Buchhalter holt sie über seine eigene Bankanbindung oder einen CODA-Import.
Keine Rückmeldung. ClearFacts meldet nicht zurück, ob eine Rechnung bezahlt oder verbucht ist; die Zahlungsverfolgung bleibt in BedFlow.
Keine Eingangsrechnungen. Nur deine eigenen Ausgangsrechnungen gehen mit.

Was du brauchst

Einen ClearFacts Personal Access Token mit dem Scope upload_document.
Deine Unternehmensnummer (z. B. BE0686566196) — nötig, sobald dein Token Zugriff auf mehrere Unternehmen gibt.
Eventuell das Verkaufsjournal, in dem dein Buchhalter die Rechnungen sehen möchte.

Punkt 2 und 3 bekommst du im Handumdrehen von deinem Buchhalter; er kennt seine ClearFacts-Akte am besten.

Schritt 1 — Token in ClearFacts abrufen

Melde dich bei ClearFacts an und gehe zu deinem Profil → API / Personal Access Tokens.
Lege einen neuen Token an und hake mindestens den Scope upload_document an. Ohne diesen Scope wird jeder Upload abgelehnt.
Kopiere den Token. Er ist 80 Zeichen lang und läuft nicht ab — du musst das also nur einmal machen.

Behandle den Token wie ein Passwort. In BedFlow wird er verschlüsselt gespeichert und nach dem Speichern nie wieder im Klartext angezeigt.

Schritt 2 — In BedFlow verbinden

Gehe zu Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung → ClearFacts → Konfigurieren und trage ein:

| Feld | Was du einträgst | |---|---| | ClearFacts-Sync aktivieren | Einschalten, sobald der Rest ausgefüllt ist. Das ist der Kill-Switch. | | Personal Access Token | Der Token aus Schritt 1. | | Unternehmensnummer | Z. B. BE0686566196. Leer lassen, wenn dein Token nur ein Unternehmen freischaltet. | | Verkaufsjournal | Optional — frag deinen Buchhalter. | | Format | UBL-XML mit eingebettetem PDF (empfohlen) oder nur PDF. |

Klicke auf Speichern. Die Kachel springt auf Verbunden.

Welches Format wählst du?

UBL-XML mit eingebettetem PDF — empfohlen. Die Datei enthält sowohl die strukturierten Daten (Beträge, MwSt.-Sätze, Kundendaten) als auch das lesbare PDF. ClearFacts kann den größten Teil der Buchung automatisch ausfüllen.
Nur PDF — wähle das nur, wenn dein Buchhalter ausdrücklich darum bittet. Er muss dann mehr manuell übernehmen.

Wann werden Rechnungen verschickt?

BedFlow pusht endgültige Rechnungen — Proformas gehen nie mit. Eine Rechnung wird einmal verschickt; danach merkt sich BedFlow, dass sie gepusht wurde, damit sie nicht erneut in der Inbox landet.

Eine Rechnung, die nicht rausgeht, hat meist einen dieser Gründe:

| Situation | Was du siehst | Lösung | |---|---|---| | Rechnung ist noch eine Proforma | Wird übersprungen | Mach die Rechnung endgültig | | Kein Kunde verknüpft | „Kein Debitor verknüpft" | Verknüpfe einen Kunden mit der Rechnung | | Sync ist aus | Es passiert nichts | Schalter einschalten | | Token ohne den richtigen Scope | „Missing scope: upload_document" | In ClearFacts einen neuen Token mit diesem Scope anlegen |

Doppelte Dokumente vermeiden

Der ClearFacts-Upload fügt der Inbox jedes Mal ein neues Dokument hinzu. Wird dieselbe Rechnung zweimal hochgeladen, stehen dort zwei Dokumente — mit dem Risiko, dass dein Buchhalter beide verbucht.

Im Normalbetrieb kann das nicht passieren: BedFlow merkt sich, welche Rechnungen schon raus sind. Nur wenn ein Administrator bewusst einen erneuten Push erzwingt, kann ein zweites Dokument entstehen. BedFlow protokolliert so einen Re-Push mit einer deutlichen Warnung. Wenn du das tust, prüf danach kurz die ClearFacts-Inbox.

Häufige Fragen

Muss mein Buchhalter etwas einstellen? Nein. Für ihn erscheinen die Dokumente einfach in seiner gewohnten Inbox.

Kann ich ClearFacts mit Yuki, Billit oder Octopus kombinieren? Pro Unterkunft wählst du eine Buchhaltungsanbindung. Hast du mehrere Unterkünfte mit verschiedenen Buchhaltern, kann jede Unterkunft problemlos ihre eigene Plattform nutzen.

Was, wenn ich den Buchhalter wechsle? Schalte den Schalter aus oder ersetze den Token durch den des neuen Buchhalters. Was bereits verschickt ist, bleibt beim alten Buchhalter — BedFlow kann Dokumente nicht aus ClearFacts zurückholen.

Bleiben meine Rechnungen in BedFlow? Ja. ClearFacts erhält eine Kopie; BedFlow bleibt deine Quelle für Rechnungen, PDFs und Zahlungsverfolgung.