Anzahlung — was zahlt ein Gast bei der Buchung?
Aktualisiert am 2026-10-28
Einstellungen → Anzahlung
Wie viel ein Gast bei der Buchung sofort zahlt, legen Sie auf dieser Seite selbst fest (Titel Was zahlt ein Gast bei der Buchung?). Was Sie hier wählen, verwenden Ihr Buchungsmodul, die Zahlungsseite und die Bestätigungsmail.
Prüfen Sie diese Seite unbedingt einmal. Die Standardwerte entsprechen vielleicht nicht dem, was Sie auf Ihrer eigenen Website versprechen.
Die Einstellungen
Bei der Buchung eine Zahlung verlangen: der Hauptschalter. Ist er aus, bestätigt der Gast ohne zu zahlen und Sie rechnen vor Ort ab.
Ist er an, wählen Sie unter Was zahlt der Gast:
| Wahl | Was der Gast zahlt |
|---|---|
| Ein Prozentsatz des Gesamtbetrags | Tragen Sie den Prozentsatz ein, z. B. 30. Stellen Sie 100 ein, um den vollen Betrag bei der Reservierung zahlen zu lassen; viele Ferienwohnungen machen das |
| Ein fester Betrag | Tragen Sie den Festbetrag ein, z. B. 50 € pro Buchung, unabhängig vom Gesamtpreis. Ist die Buchung günstiger, zahlt der Gast den Gesamtbetrag |
| Die erste Nacht | Der Preis der ersten Nacht. Das Buchungsmodul zeigt diesen Betrag; die Proforma und die Zahlungsseite rechnen vorerst mit dem Festbetrag |
Zahlungsfrist (in Tagen): nicht innerhalb dieser Frist bezahlt? Dann verfällt die Reservierung und die Daten werden wieder frei. Denken Sie an Gäste, die am Freitagabend buchen: Eine Frist von 1 Tag ist über ein Wochenende knapp.
Extras mitrechnen: Dieses Häkchen steht auf der Seite, aber die Anzahlung wird derzeit immer auf den Gesamtbetrag inklusive Extras berechnet.
Klicken Sie auf Speichern.
Was der Gast bei der Buchung nicht zahlt, bleibt bis zu seiner Ankunft offen. Sie sehen es bei jeder Buchung.
Wo wirkt sich das aus?
- Buchungsmodul: Der Gast sieht bei der Buchung die Anzahlung und die Zahlungsfrist.
- Zahlungsseite: Der Gast wählt zwischen der Anzahlung und dem vollen Betrag.
- Bestätigungsmail: Die Mail nennt den Betrag und die Frist.
Das betrifft Buchungen über Ihre eigene Website und Zahlungsaufforderungen, die BedFlow verschickt. Was ein Gast bei einem Kanal (Booking.com, Airbnb, …) zahlt, bestimmt dieser Kanal selbst.
Wann gibt es keine Anzahlung?
- Nicht erstattbarer Tarif = vollständige Vorauszahlung. Hat der Gast auf Ihrer eigenen Buchungsseite eine nicht erstattbare Tarifoption gewählt, zahlt er immer den vollen Betrag, unabhängig vom Prozentsatz oben. Das steht bei der Option im Buchungsmodul, auf der Proforma, in der Bestätigungsmail und in der Zahlungserinnerung. Auf der Zahlungsseite gibt es dann keine Wahl.
- Nur mit einem Zimmer. Eine Anzahlung ist nur möglich, wenn die Buchung ein Zimmer enthält. Bucht jemand nur eine Wellness-Session oder einzelne Extras oder kauft er einen Gutschein, zahlt er den vollen Betrag.
- Schon etwas bezahlt oder eingecheckt. Dann zeigt die Zahlungsseite keine Wahl mehr und verlangt den offenen Restbetrag.
Eigener Zahlungsplan: Anzahlung und Restbetrag, inklusive Kaution
Sie möchten nur zwei Zahlungen verfolgen? Schalten Sie auf derselben Seite Eigener Zahlungsplan ein. Die Funktion ist standardmäßig aus; solange sie aus ist, ändert sich nichts.
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Anzahlung | Der Prozentsatz, den der Gast bei der Buchung zahlt, z. B. 50 |
| Kaution in die zu zahlenden Beträge aufnehmen | Die Anzahlung ist dann der Prozentsatz von Miete + Kosten + Kaution. Die Kaution steckt vollständig im Restbetrag |
| Restbetrag spätestens | Anzahl Tage vor der Anreise. Der Gast sieht das Datum im Buchungsmodul, in den E-Mails und auf der Proforma |
| Zahlungsart Anzahlung / Restbetrag | Online, online oder per Überweisung, oder nur per Überweisung |
Beispiel: Miete 500 € + Reinigung 80 € + Kaution 250 € = 830 €. Bei 50 % zahlt der Gast 415 € Anzahlung und 415 € Restbetrag (165 € Rest der Rechnung + 250 € Kaution).
So bleibt die Buchhaltung sauber:
- Die Anzahlung steht immer vollständig auf der Rechnung (normaler Umsatz und MwSt.). Sie ist nie höher als die Rechnung; ist der Prozentsatz so hoch, dass die Anzahlung die Kaution berühren würde, bleibt die Kaution vollständig im Restbetrag.
- Die Kaution bleibt eine Kaution: ohne MwSt., kein Umsatz, erstattbar über den üblichen Kautionsablauf. Auf Proforma und Rechnung steht sie separat unter den Summen, nie als Rechnungszeile.
- Mit der Kaution im Restbetrag zahlt der Gast den Restbetrag per Überweisung, ein Betrag, ein Verwendungszweck. Wenn Sie diese Zahlung erfassen (Zahlung erfassen), geben Sie den vollen Betrag ein: BedFlow bucht den Rechnungsanteil auf die Rechnung und markiert die Kaution als erhalten. Deckt der Betrag die Kaution nicht vollständig, geht alles auf die Rechnung und Sie erfassen die Kaution selbst.
- Der Gast erhält dann keine separate Kautionsanforderung. Buchungen über einen Kanal (Booking.com, Airbnb) fallen nicht unter den Plan; dort bleibt die Kaution separat.
Nach der Buchung sieht der Gast die Beträge getrennt: Miete und Kosten, die Kaution, den Gesamtbetrag, die Anzahlung und den Restbetrag mit Fälligkeitsdatum. So stimmt der Prozentsatz der Anzahlung immer mit dem überein, was er sieht.
QR-Code für die Überweisung: Schalten Sie ihn ein, sieht der Gast nach der Buchung und auf der Zahlungsseite einen QR-Code, den er mit der App seiner Bank scannt. Betrag, Konto und Referenz sind bereits ausgefüllt. Das funktioniert nur, wenn die Zahlungsart eine Überweisung erlaubt und Ihre Kontonummer unter Einstellungen → Zahlungen ausgefüllt ist. Standardmäßig aus.
Eigene Bezeichnung für die Anzahlung
Ihr Buchhalter möchte, dass die Anzahlung anders heißt, z. B. Reservierungsgarantie? Unten auf derselben Seite finden Sie Eigene Bezeichnung für die Anzahlung. Die Funktion ist standardmäßig aus; solange sie aus ist, ändert sich nichts.
Schalten Sie Eigene Bezeichnung verwenden ein und tragen Sie pro Sprache das Wort ein, das der Gast lesen soll. Es ersetzt „Anzahlung“ im Buchungsmodul, auf der Zahlungsseite, im Angebot, in den E-Mails und auf Proforma und Rechnung. Bleibt eine Sprache leer, liest ein Gast in dieser Sprache den üblichen Text. Betrag und Berechnung ändern sich nicht, nur das Wort.
Häufige Fragen
Ich möchte, dass Gäste alles im Voraus zahlen. Geht das? Ja: Wählen Sie Ein Prozentsatz des Gesamtbetrags und stellen Sie 100 ein.
Ich möchte gar keine Online-Zahlung verlangen. Schalten Sie den Hauptschalter aus. Der Gast bestätigt dann ohne zu zahlen und Sie rechnen vor Ort ab.
Gilt das pro Unterkunft? Ja. Alles auf dieser Seite wird pro Unterkunft gespeichert. Haben Sie mehrere Unterkünfte, wählen Sie zuerst oben in der Seitenleiste die richtige Unterkunft.
Was passiert, wenn der Gast nicht rechtzeitig zahlt? Die Reservierung verfällt nach der Zahlungsfrist und die Daten werden automatisch wieder für andere Gäste frei.
Kann ich bei einer telefonischen Buchung eine andere Frist geben? Ja, bei einer manuellen Buchung wählen Sie selbst, ob eine Zahlung Pflicht ist und innerhalb welcher Frist. Siehe Manuelle Buchung.