Handbuch / Integrationen

InvoiceXpress (Portugal — zertifizierte Rechnungsstellung)

Aktualisiert am 2026-07-11

InvoiceXpress ist die Integration, mit der BedFlow rechtsgültige portugiesische Rechnungen für dein Alojamento Local (AL) ausstellt. Portugal erlaubt Rechnungsstellung nur über das Portal das Finanças oder über Software, die von der Autoridade Tributária (AT) zertifiziert ist. BedFlow steuert deshalb InvoiceXpress (AT-Zertifikat nº 192): Du machst nichts, jeder Gast erhält automatisch eine korrekte Fatura-Recibo mit ATCUD-Code und QR-Code.

Was die Integration leistet

  • Eine Fatura-Recibo pro Aufenthalt, automatisch bei vollständiger Zahlung oder beim Check-out (einstellbar) — auch bei OTA-Buchungen, bei denen Booking.com oder Airbnb die Zahlung einzieht.
  • ATCUD + QR-Code auf jedem Dokument, wie gesetzlich vorgeschrieben.
  • Automatische Meldung an die AT (e-Fatura) — InvoiceXpress übermittelt jedes Dokument; du reichst nichts manuell ein.
  • Gutschrift bei Stornierung oder Rückerstattung eines bereits fakturierten Aufenthalts, mit Verweis auf das Original.
  • SAF-T-Export für deinen Buchhalter, direkt aus InvoiceXpress.
  • PDF an den Gast: per BedFlow-Gastmail (mit deinem Branding) oder über InvoiceXpress.
  • Kontingent-Überwachung: BedFlow zählt deine Dokumente pro Monat und warnt dich vor Monatsbeginn, wenn dein Plan für die erwarteten Check-outs zu klein wird.

Wichtig: Die Rechnung lautet immer auf den Gast, nie auf Booking.com oder Airbnb — auch wenn die Plattform dir das Geld auszahlt. Das ist die portugiesische Regel. Der Rechnungsbetrag ist der volle vom Gast gezahlte Betrag; OTA-Provisionen werden nicht abgezogen.

Was du brauchst

  1. Ein eigenes InvoiceXpress-Konto — Aussteller der Rechnungen ist deine NIF, jeder Gastgeber hat also ein eigenes Konto.
  2. Deine AL-Registrierungsnummer (z. B. 12345/AL) und die steuerliche Adresse der Unterkunft.
  3. Zugang zum Portal das Finanças (oder einen Buchhalter, der das übernimmt) für die AT-Anbindung.

Schritt 1 — InvoiceXpress-Konto anlegen

  1. Gehe auf invoicexpress.com und wähle einen Plan (Preise unten — der Gratis-Plan reicht zum Start).
  2. Registriere dich mit deiner E-Mail-Adresse und deinen Firmendaten mit deiner NIF als Aussteller.
  3. Wähle einen Kontonamen: Er wird deine Subdomain, z. B. meinkonto in https://meinkonto.app.invoicexpress.com. Du brauchst ihn gleich in BedFlow.

Preise (Juli 2026, zzgl. MwSt., pro Monat)

| Plan | Dokumente/Monat | Preis | |---|---|---| | Grátis | 1 | 0 € (ohne Support) | | X3 | 3 | 3 € | | X10 | 10 | 9 € | | X20 | 20 | 14 € | | X30 | 30 | 18 € | | X100 | 100 | 24 € | | X500 | 500 | 29 € |

  • Gutschriften zählen mit im Monatskontingent.
  • Alle Pläne enthalten API-Zugang, ATCUD, QR-Codes, SAF-T und AT-Kommunikation.
  • Abrechnungszyklus frei wählbar (monatlich/halbjährlich/jährlich), ohne Bindung. Upgrades gelten sofort, Downgrades erst zum Zyklusende — wähle einen Monatszyklus, wenn du saisonal vermietest.
  • Saison-Tipp: Vermietest du vor allem Juli–August? Bleib außerhalb der Saison auf Grátis und aktiviere vor der Saison ein Monatsabo X3 oder X10. BedFlow warnt dich automatisch, wenn die erwarteten Check-outs dein Planlimit übersteigen.

Achtung: Ein Konto in der Testphase kann noch nicht mit der AT kommunizieren. Wähle also erst ein Abo (auch der Gratis-Plan zählt), bevor du deine Série registrierst.

Schritt 2 — API-Key abrufen

In InvoiceXpress: Conta → Integrações → API (direkt: app.invoicexpress.com/users/api). Dort findest du deinen Kontonamen und deinen API-Key. Teile den Key mit niemandem — BedFlow speichert ihn verschlüsselt.

Schritt 3 — In BedFlow verbinden

Gehe zu Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung → InvoiceXpress → Konfigurieren. Der Assistent führt dich durch alle Schritte:

  1. Konto: Kontoname + API-Key. BedFlow testet die Verbindung sofort live.
  2. Steuerdaten: deine NIF, AL-Nummer, steuerliche Adresse und MwSt.-Regime.
  3. Série & AT: siehe Schritte 4 und 5 unten.
  4. Ausstellungs-Einstellungen: wann fakturieren (bei vollständiger Zahlung oder beim Check-out — wähle Check-out, wenn ein OTA die Zahlung einzieht) und wie das PDF zum Gast kommt.
  5. Plan: hinterlege deinen InvoiceXpress-Plan, damit die Kontingent-Überwachung stimmt.

Welches MwSt.-Regime?

  • IVA 6 % — der ermäßigte Beherbergungssatz auf dem portugiesischen Festland (5 % Madeira, 4 % Azoren).
  • Befreiung Art. 57 CIVA (M10, 0 %) — nur für Kleinunternehmer im Isenção-Regime. Achtung: Seit dem 1. Juli 2025 können Nicht-Residenten diese Befreiung nicht mehr nutzen — wohnst du nicht in Portugal, fakturierst du mit 6 %. Im Zweifel: frag deinen Buchhalter.

Schritt 4 — AT-Subnutzer anlegen (einmalig)

InvoiceXpress kann erst Séries registrieren und Rechnungen übermitteln, wenn es in deinem Namen mit der AT sprechen darf. Dafür legst du im Portal das Finanças einen Subnutzer (subutilizador) an:

  1. Melde dich auf portaldasfinancas.gov.pt mit deiner NIF an.
  2. Suche „Gestão de Utilizadores" → lege einen neuen Subutilizador an.
  3. Gib ihm diese zwei Berechtigungen:
    • WSE — Comunicação e gestão de séries por webservice
    • WFA — Comunicação de dados de faturas
  4. Notiere den Benutzernamen (deine NIF + / + Nummer) und das Passwort.
  5. Trage beides in InvoiceXpress unter Configurações → Comunicação AT ein.

Lieber vom Buchhalter erledigen lassen? Der braucht dafür meist 10 Minuten.

Schritt 5 — Série registrieren

Jedes portugiesische Dokument gehört zu einer Série (Dokumentenreihe), die vorab bei der AT registriert sein muss — daraus entsteht der ATCUD-Code. Im BedFlow-Assistenten legst du mit einem Knopf eine Série an und registrierst sie bei der AT. Ohne registrierte Série blockiert BedFlow bewusst die Aktivierung: Ein Dokument mit ATCUD „N/D" ist nicht rechtsgültig.

Schritt 6 — Aktivieren

Stelle die Integration auf aktiv. Ab dann läuft alles automatisch:

  • Auslöser erreicht (Zahlung oder Check-out) → BedFlow erstellt das Dokument in InvoiceXpress, finalisiert es (Nummer + ATCUD + QR), holt das PDF und stellt es dem Gast zu.
  • NIF des Gastes: trage sie im Gästeprofil ein (Feld USt-Nummer). Unter 1.000 € darf das Dokument ohne NIF raus (Name + Land genügt); ab 1.000 € ist Identifikation Pflicht — BedFlow parkt das Dokument, bis du NIF oder Passnummer ergänzt.
  • Gast fakturiert auf die Firma? Trage auch den Firmennamen im Gästeprofil ein — die Fatura lautet dann auf die Firma (eine Firmen-NIF beginnt mit 5).
  • Stornierung/Rückerstattung eines fakturierten Aufenthalts → automatische Gutschrift mit Verweis auf das Original.
  • Kontingent voll oder Fehler? Das Dokument landet in der Warteschlange und du bekommst eine Meldung mit dem Grund (z. B. „Planlimit erreicht — upgraden, dann erneut versuchen"). Eine Rechnung verschwindet nie stillschweigend.

Häufige Fragen

Muss ich noch etwas bei der AT einreichen? Nein. InvoiceXpress meldet jedes Dokument automatisch (e-Fatura). Den SAF-T für deinen Buchhalter exportierst du aus InvoiceXpress.

Kann ich eine ausgestellte Rechnung ändern? Nein — finalisierte Dokumente sind rechtlich unveränderlich. Korrekturen laufen immer über Gutschrift + neues Dokument. BedFlow macht das bei Stornierungen automatisch.

Was ist mit der Tourismusabgabe? Bei Fakturierung mit 6 % ist die Tourismusabgabe im Beherbergungsbetrag enthalten; bei befreiten Gastgebern erscheint sie als separate 0-%-Zeile.

Gilt das auch für meine belgische Unterkunft? Nein — diese Integration erscheint nur bei Unterkünften in Portugal. Für Belgien nutzt du Yuki, Billit oder Octopus.

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