Handbuch / Gastportal

Das Gastportal

Aktualisiert am 2026-07-01

Jeder Gast erhält einen persönlichen Portal-Link, der drei Phasen seines Aufenthalts abdeckt — auf einer URL. Pre-Arrival, während des Aufenthalts und Post-Stay.

Wie erhält der Gast den Link?

Automatisch. Sobald die Buchung auf CONFIRMED steht (erste Zahlung), wird booking.booking_url via temporarySignedRoute generiert. Dieser Link wird dann mitgesendet in:

  • der booking-confirmed-E-Mail (CTA-Block „Mein Portal öffnen")
  • der booking-fully-paid-E-Mail (gleicher CTA)

Der Link funktioniert bis 1 Tag nach Abreise. Danach 403.

Wann kann der Gast das Portal öffnen?

Frühestens 2 Tage vor Anreise (einstellbar über die Einstellung bw_prearrival_portal_days). Vor dieser Periode → 403 mit Erklärung, wann es öffnet.

Was sieht der Gast in jeder Phase?

📅 Pre-Arrival (2 Tage vor Anreise)

  • Zahlungsstatus — gesamt / bezahlt / offen, mit Button, um den Restbetrag online zu zahlen
  • Daten vervollständigen:
    • Pflicht: Vorname, Nachname, Mobil (für WhatsApp), Adresse, PLZ, Stadt, Land
    • Optional: Firmenname, USt-Nummer, Notfallkontakt
    • Daten werden auf dem Debtor gespeichert
  • Check-in-Zeit anfragen — mit Time-Picker + optionaler Notiz. Beim Absenden erhalten Sie ein Telegram mit Genehmigen- / Ablehnen-Buttons. Klick → Buchung wird aktualisiert, Badge erscheint in der Zimmerübersicht
  • Frühstückswahl pro Morgen — immer sichtbar, nicht erst ab Check-in
  • Allgemeine Infos (WiFi, Parken, Check-in-Zeiten, Check-out)

🏠 Während des Aufenthalts

Alles vom Pre-Arrival bleibt sichtbar, plus:

  • 🔐 Türen ohne Schlüssel öffnen — je nach Schließsystem sieht der Gast „Tür öffnen"-Buttons für die Haustür und das/die eigene(n) Zimmer (Bold via Home Assistant, oder TTLock) oder einen persönlichen PIN-Code für das Keypad (Salto). Siehe Smarte Schlösser & schlüsselloser Zugang. Die Buttons bzw. der PIN erscheinen erst nach dem Check-in und verschwinden kurz nach dem Check-out — so kann niemand die Haustür aus der Ferne öffnen, ohne da zu sein.
  • 🍺 Honesty Bar — Gast tippt Produkte an, sie erscheinen live auf seiner Rechnung
  • 💳 Live-Rechnung mit aktuellem Saldo

👋 Post-Stay (bis Abreise + 1 Tag)

  • ⭐ Google-Reviews-CTA (Link aus der Einstellung google_reviews_url)
  • Endrechnung + eventuelle Restzahlung
  • Honesty Bar + Wellness-Upsells ausgeblendet (sie sind ohnehin weg)

Die Entsperr-Bestätigungsseite (Bold)

Neben den Buttons im Portal erhält der Gast in der WhatsApp-Willkommensnachricht auch direkte Buttons, um die Haustür und sein Zimmer zu öffnen. Tippt der Gast auf so einen Button, entriegelt die Tür und er landet auf einer Bestätigungsseite in seiner eigenen Sprache, die erklärt, wie das Bold-Schloss funktioniert: Piep → Knauf drehen (zum Öffnen oder Abschließen) → zweiter Piep, und die Tür bleibt genau so, wie man sie hinterlässt. Mit Illustration des Drehknaufs und einem Button zurück zur Buchungsseite — keine Verwirrung mehr bei Gästen, die so ein Schloss nicht kennen.

Check-in pro Zimmer (Kombi-Buchungen)

Bei einer Buchung mit mehreren Zimmern können Sie pro Zimmer einchecken — praktisch, wenn Gäste derselben Gruppe getrennt ankommen. In der Zimmerübersicht wählen Sie über ein Häkchen-Fenster, welche Zimmer Sie einchecken; ein Badge zeigt den Fortschritt (2/3 eingecheckt).

Für das Gastportal bedeutet das:

  • Das Portal und die Tür-Buttons öffnen beim ersten Check-in; die Willkommensnachricht geht einmal raus.
  • Der Türzugang wird pro eingechecktem Zimmer aktiviert — bei Salto öffnet der PIN-Code nur die Türen der bereits eingecheckten Zimmer.

Auf dem Smartphone

Alle eigenständigen Gastseiten — die Zahlungsseite (Checkout), die Angebotsseite und die Gutschein-Bestätigung — sind für Mobilgeräte optimiert. Logisch: die meisten Gäste öffnen ihren Link über WhatsApp oder E-Mail auf dem Telefon.

Datenschutz

  • Signierte URL — nicht erratbar
  • Läuft automatisch ab
  • Kann via Admin pro Buchung invalidiert werden (setze booking_url = null)
  • Die Housekeeper hat ein separates Portal, das KEINE Gastdaten zeigt (siehe Housekeeping-Sektion)

FAQ

Mein Gast sieht keinen „Tür öffnen"-Button. Woran liegt das? Die Buttons (bzw. der Salto-PIN) erscheinen erst, nachdem Sie den Gast eingecheckt haben, und verschwinden 15 Minuten nach dem Check-out. Ist die Buchung noch nicht eingecheckt, sieht der Gast eine Meldung, dass der Zugang beim Check-in öffnet.

In welcher Sprache sieht der Gast die Entsperr-Seite? In der Sprache der Buchung — derselben Sprache wie der Rest des Portals und die Gast-E-Mails.

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