Manuelle Buchung (Telefon / Walk-in)

Aktualisiert am 2026-04-26

Für Telefon-Gäste und Walk-ins haben Sie ein Single-Screen-Formular — kein Wizard, kein Aufwand. Geben Sie nur das Allernötigste ein; den Rest ergänzt der Gast selbst über das Gastportal.

Wo finde ich die Buchungsliste?

In der Seitenleiste unter Täglich → Buchungen. Dort sehen Sie alle Reservierungen mit filterbaren Spalten für Quelle, Status, Zimmer, Anreise und Debitor.

Wann verwenden Sie das?

• Ein Gast ruft an, um direkt zu buchen
• Walk-in an der Tür ("Habt ihr heute Abend noch Platz?")
• Sie möchten eine Buchung registrieren, die per Instagram-DM / WhatsApp eingegangen ist

Für Gäste, die über Ihre Website buchen, verwenden Sie das Booking-Widget — das ist der normale Flow.

Wie geht das?

1. Gehen Sie zu BedFlow → Buchungen

2. Klicken Sie oben rechts auf ➕ Neue Buchung

3. Füllen Sie unter Aufenthalt aus:

   • Anreise + Abreise mit Datepicker
   • Zimmer Dropdown — zeigt pro Zimmer den Preis und ob Verfügbarkeit besteht (⚠️ belegt/blockiert, falls zutreffend, aber Sie können dennoch wählen, zu überbuchen)
   • Erwachsene + Kinder

4. Unter Gast:

   • Bestehenden Gast suchen oben — beginnt nach 2 Zeichen zu suchen, gleicht ab nach Name, Firma, E-Mail, Mobilnummer, Adresse, Stadt, PLZ, Umsatzsteuernummer. Geben Sie etwas ein → die 4 Felder darunter werden automatisch ausgefüllt.
   • Wenn keine Übereinstimmung → Vorname + Nachname (Pflicht) + mindestens Telefon oder E-Mail (um die Bestätigung versenden zu können)
   • Sprache (NL / EN / FR / DE) für die Bestätigungs-E-Mail
   • Notizen (optional) — z. B. "späte Anreise 21 Uhr", "Diätwünsche: vegetarisch"

5. Klicken Sie auf Anlegen

Was passiert danach automatisch?

• Debitor wird angelegt (oder bei Treffer wiederverwendet)
• Tarife werden über Ihre Tarifverwaltungs-Konfiguration berechnet
• Touristensteuer wird hinzugerechnet
• Proformarechnung wird generiert
• Anzahlungsbetrag wird gemäß Ihren Einstellungen berechnet
• Channex erhält einen Availability-Push, falls das Zimmer verknüpft ist
• Sie werden zur Detailseite mit dem Stripe-Payment-Link weitergeleitet

Diesen Link können Sie dann per E-Mail oder WhatsApp an den Gast weiterleiten (oder er erhält automatisch seine Bestätigungs-E-Mail — abhängig von den E-Mail-Automatisierungen).

Kanal

Admin-Buchungen erhalten channel = 'phone', sodass sie in der Berichterstattung von Widget-Buchungen unterscheidbar sind.