Rechnungsstellung — Proforma, endgültig, PDF, UBL

Aktualisiert am 2026-08-17

BedFlow generiert bei jeder Buchung automatisch Proformarechnungen. Nach der Abreise wird diese in eine endgültige Rechnung umgewandelt, die an Yuki (Buchhaltung) und optional über Peppol (für B2B) gepusht werden kann.

Proformarechnung

Wird generiert, sobald eine Buchung angelegt wird (über das Widget, eine manuelle Buchung oder einen Kanal)
Enthält: Buchungsreferenz, Gast, Zeitraum, Nächte × Preis, Extras, Touristensteuer, Gesamtsumme
Der Status zeigt unbezahlt, teilweise bezahlt oder bezahlt, je nachdem, was der Gast schon bezahlt hat
Das PDF wird automatisch erstellt und sicher in Ihrer BedFlow-Verwaltung aufbewahrt

Endgültige Rechnung

Nach dem Check-out wird die Proforma in eine Rechnung umgewandelt. Das kann erfolgen:

Manuell über das Admin-Panel ("Rechnung finalisieren")
Automatisch — BedFlow finalisiert jeden Abend gegen 23:30 Uhr die Rechnungen abgeschlossener Aufenthalte

Die endgültige Rechnung erhält eine fortlaufende Nummer aus der Rechnungsreihe und wird unveränderlich gespeichert (nur das Hinzufügen von Zahlungen ist noch möglich).

PDF + UBL

PDF: die visuelle Rechnung, so wie Ihr Gast sie erhält
UBL (Universal Business Language XML): für Peppol und E-Rechnung. BedFlow erstellt diese stündlich automatisch für neue Rechnungen

Beide können Sie über den Download-Button auf der Rechnungsdetailseite herunterladen.

Yuki-Push

BedFlow sendet alle 2 Stunden automatisch neue endgültige Rechnungen an Ihre Yuki-Administration.

B2C-Rechnungen → einfach eingereicht
B2B-Rechnungen (mit Umsatzsteuernummer) → auch über Peppol (aktivieren Sie dafür den Peppol-Schalter unter Einstellungen → Integrationen)

Rechnungen, die bereits in Yuki stehen, werden nicht noch einmal gesendet.

Negative Rechnungen (Gutschriften)

BedFlow unterstützt Gutschriften (z. B. bei Stornierung mit Teilrückerstattung). Die zugehörige Auszahlung wird automatisch auf die IBAN des Debitors gesetzt — eine fehlende IBAN blockiert die Auszahlung, bis der Admin sie ergänzt.

Payment Reconciliation

CODA-Exporte aus Ihrem Bankkonto werden alle 2 Stunden automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen, anhand der strukturierten Mitteilung oder der Zahlungsreferenz. Split Payments über mehrere Rechnungen werden unterstützt.