Registro de huéspedes — registro legal de viajeros
Actualizado el 2026-07-16
Como operador de un alojamiento, está legalmente obligado a inscribir a sus huéspedes en un registro de viajeros. La integración Registro de huéspedes lo hace de forma totalmente automática: sus huéspedes introducen sus datos ellos mismos a través del portal del huésped — usted no tiene que transcribir nada y el registro está siempre en regla ante un control policial.
Encontrará la integración en Connections → Experiencia del huésped → Registro de huéspedes.
¿Qué debe registrar legalmente?
Para cada huésped mayor de edad (y cada menor no acompañado mayor de 15 años) debe registrarse el día de la llegada:
- un número de orden único y correlativo y la fecha de llegada
- apellidos y nombre
- lugar y fecha de nacimiento
- nacionalidad
- número del documento de identidad
- los nombres de los hijos menores acompañados (solo los nombres)
- la fecha de salida, a más tardar 24 horas después de la salida
Para huéspedes con documento de identidad belga, legalmente también basta con: apellidos + nombre + número de registro nacional (el número de identificación personal propio de Bélgica) — los demás datos ya no son necesarios.
Basta un registro con un número de orden por habitación o casa de vacaciones, con los datos de todos los huéspedes.
¿Cómo funciona en BedFlow?
- Active la integración en la página Connections. Elija, si lo desea, qué campos solicitar — con todo activado obtiene el registro legalmente completo (recomendado).
- El huésped lo rellena él mismo. Tras la reserva, en el portal del huésped (la misma página que "completar datos") aparece una sección Registro de huéspedes. El formulario se adapta automáticamente al número de viajeros reservados; el huésped principal ya viene precumplimentado. Los huéspedes belgas pueden limitarse a su número de registro nacional. Para los niños bastan los nombres.
- BedFlow hace el resto. Cada registro recibe automáticamente un número de orden correlativo, la fecha de salida se sella a más tardar 24 horas después de la salida, y en la reserva ve el estado y los viajeros registrados.
El registro se realiza deliberadamente después de la reserva y nunca en el propio módulo de reservas — los campos adicionales durante la reserva cuestan ingresos.
Control policial: mostrar el registro
En los ajustes de la integración hay un botón Descargar registro: un CSV cronológico de todos los registros (número de orden, huéspedes, fechas de llegada y salida) para el periodo que elija. Puede mostrar, imprimir o entregar ese archivo.
Conservación y privacidad
- Cada modificación del registro queda registrada (pista de auditoría) — un requisito legal en caso de registro electrónico.
- Los números de documento de identidad y de registro nacional se guardan cifrados.
- Los registros se conservan 7 años después de la salida y luego se destruyen automáticamente, exactamente como exige la ley. Usted no tiene que hacer nada.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que activar esto? Solo si está sujeto a la obligación de registro y quiere llevar el registro en BedFlow. Si ya lleva el registro de otra manera, deje simplemente la integración desactivada — nadie notará nada.
Mi huésped no ha rellenado el formulario — ¿y ahora qué? En la reserva verá el estado "Aún no completado". La sección permanece en el portal del huésped hasta el final de la estancia incluida, así que puede recordárselo al huésped a la llegada (p. ej. mediante el enlace del portal en el correo de confirmación).
¿Cuenta esto también para los niños? Los menores acompañados se registran con su nombre dentro del registro de su grupo — para ellos no se exige fecha de nacimiento ni número de identidad.
Relacionado
- Portal del huésped — donde sus huéspedes ven el formulario
- Privacidad — plazos de conservación y protección de datos