Registo de hóspedes — registo legal de viajantes

Atualizado em 2026-08-21

Como operador de um alojamento, é legalmente obrigado a inscrever os seus hóspedes num registo de viajantes. A integração Registo de hóspedes trata disso de forma totalmente automática: os seus hóspedes preenchem os dados eles próprios através do portal do hóspede — não tem de transcrever nada e o registo está sempre em ordem para um controlo policial.

Encontra a integração em Connections → Experiência do hóspede → Registo de hóspedes.

O que tem de registar legalmente?

Para cada hóspede maior de idade (e cada menor não acompanhado com mais de 15 anos) deve registar-se no dia da chegada:

• um número de ordem único e sequencial e a data de chegada
• apelido e nome próprio
• local e data de nascimento
• nacionalidade
• número do documento de identidade
• os nomes das crianças menores acompanhadas (apenas os nomes)
• a data de partida, o mais tardar 24 horas após a partida

Para hóspedes com cartão de identidade belga, legalmente basta também: apelido + nome próprio + número de registo nacional (o número de identificação pessoal próprio da Bélgica) — os restantes dados deixam então de ser necessários.

Basta um registo com um número de ordem por quarto ou casa de férias, contendo os dados de todos os hóspedes.

Como funciona no BedFlow?

1. Ative a integração na página Connections. Escolha, se quiser, que campos pedir — com tudo ativado tem o registo legalmente completo (recomendado).
2. O hóspede preenche ele próprio. Após a reserva, aparece no portal do hóspede (a mesma página de "completar dados") uma secção Registo de hóspedes. O formulário adapta-se automaticamente ao número de viajantes reservados; o hóspede principal já vem pré-preenchido. Os hóspedes belgas podem limitar-se ao seu número de registo nacional. Para as crianças bastam os nomes.
3. O BedFlow faz o resto. Cada registo recebe automaticamente um número de ordem sequencial, a data de partida é carimbada o mais tardar 24 horas após a partida, e na reserva vê o estado e os viajantes registados.

O registo acontece deliberadamente depois da reserva e nunca no próprio módulo de reservas — campos extra durante a reserva custam receita.

Preencher a partir da reserva

Nem todos os hóspedes usam o portal: um walk-in, uma reserva por telefone, um hóspede sem smartphone. Abra a reserva e clique em Preencher o registo no bloco Registo de hóspedes. Obtém o mesmo formulário do hóspede, com os mesmos campos e as mesmas validações; o resultado é um registo completo com o mesmo número sequencial.

O botão está em dois sítios, para o encontrar onde já está: no bloco Registo de hóspedes na página de detalhe da reserva e no topo de Editar reserva — o ecrã onde chega ao clicar numa reserva em Diário → Disponibilidade. Prático quando o hóspede está à sua frente: clica na estadia dele no calendário e preenche de imediato, sem o procurar primeiro pelo nome.

Ao contrário do portal do hóspede, que fecha um quarto de hora após o check-out, este botão continua sempre disponível — também para completar um registo mais tarde ou corrigir uma gralha. Cada preenchimento manual fica registado à parte, para que numa fiscalização se veja o que o hóspede preencheu e o que introduziu você.

Controlo policial: apresentar o registo

Nas definições da integração existe um botão Descarregar registo: um CSV cronológico de todos os registos (número de ordem, hóspedes, datas de chegada e partida) para o período que escolher. Pode mostrar, imprimir ou entregar esse ficheiro.

Conservação e privacidade

• Todas as alterações ao registo ficam registadas (audit trail) — no registo eletrónico é uma exigência legal.
• Os números de documento de identidade e de registo nacional são guardados encriptados.
• Os registos são conservados 7 anos após a partida e depois destruídos automaticamente, exatamente como a lei determina. Não precisa de fazer nada para isso.

Perguntas frequentes

Tenho de ativar isto? Só se estiver abrangido pela obrigação de registo e quiser manter o registo no BedFlow. Se já mantém o registo de outra forma, deixe simplesmente a integração desligada — ninguém dará por nada.

O meu hóspede não preencheu o formulário — e agora? Na reserva vê o estado "Ainda não preenchido". Pode alertar o hóspede à chegada — a secção permanece no portal até ao fim da estadia, inclusive — ou preencher você mesmo com o botão Preencher o registo na reserva (ver acima).

Isto também conta para as crianças? Os menores acompanhados são registados pelo nome dentro do registo do seu grupo — para eles não é exigida data de nascimento nem número de identidade.

Relacionado

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Portugal: o Boletim de Alojamento

Se explora um Alojamento Local, tem de comunicar cada hóspede estrangeiro ao SIBA (o sistema da AIMA, sucessora do SEF) no prazo de três dias úteis após a chegada. Isso exige três dados que a lei belga não pede: tipo de documento, país emissor e país de residência.

Ative para isso o interruptor "Portugal: tipo de documento, país emissor e país de residência" nos campos a recolher. Mudam duas coisas:

• os seus hóspedes veem esses três campos adicionais;
• a lista de nacionalidades passa a ser completa em vez de uma seleção curta, porque o SIBA não aceita "Outro" — cada boletim precisa de um código de país real.

O país de residência é também exatamente o que o inquérito do INE pede, pelo que esse campo serve duas obrigações.

O envio para o SIBA vem num passo seguinte; com estes campos o registo já fica completo.