Caixa de entrada do hóspede — Booking.com, Airbnb & WhatsApp
Atualizado em 2026-07-17
Um hóspede envia-lhe uma mensagem pelo Booking.com ou Airbnb (o chat na app deles), ou responde a uma das suas mensagens de WhatsApp? Tudo chega ao BedFlow. Vê e responde a todas essas conversas num só lugar: Diário → Mensagens.
A sua resposta a uma mensagem de OTA segue diretamente para o chat do Booking.com ou do Airbnb — através da Messages API da Channex. O hóspede lê-a simplesmente na sua própria app, como se tivesse respondido a partir do painel da OTA.
Como é o aspeto?
No desktop vê três colunas:
- Esquerda: a lista de conversas
- Centro: a conversa selecionada com o histórico completo de mensagens e um campo de escrita
- Direita: o contexto da reserva — check-in, check-out, número de noites, quarto, e-mail e telefone do hóspede, mais um botão Abrir reserva
No telemóvel, a caixa de entrada funciona como uma verdadeira app de chat: vê ou a lista, ou a conversa em ecrã inteiro — com um botão de voltar no canto superior esquerdo para regressar à lista.
A lista lê-se sozinha
- Tudo o que ainda aguarda resposta está no topo, na secção vermelha Por responder (com contador), do mais recente para o mais antigo — quer o hóspede já tenha feito check-in quer esteja por chegar. Abaixo seguem as Outras conversas, também da mais recente para a mais antiga.
- Cada hóspede recebe um ponto de estado colorido no avatar: verde = check-in feito, âmbar = por chegar, vermelho = check-out feito, cinzento = sem reserva.
- Ao lado do nome vê um selo de canal (Booking.com, Airbnb, Expedia ou WhatsApp), o quarto 🛏 e o número da reserva.
- Por baixo do nome há uma linha de pré-visualização com a última mensagem — assim percorre a lista sem abrir cada conversa.
- Um ponto vermelho à direita significa: resposta necessária.
No topo filtra por Ativo, Fechado ou Todos, e pesquisa por nome ou conteúdo da mensagem.
Ações rápidas em cada conversa
Passe o cursor sobre uma conversa na lista e aparecem até três botões:
- ✅ Não requer resposta — para mensagens de "obrigado, até breve" de qualquer canal. A conversa permanece na lista mas sai da secção vermelha. No Booking.com a marcação também é transmitida ao Booking.com, para que a mensagem não conte como não respondida na sua taxa de resposta.
- 📥 Arquivar — tratado: a conversa desaparece de Ativas (localizável em Fechadas). Se o hóspede voltar a escrever mais tarde, a conversa reaparece automaticamente na sua lista.
- 🔇 Privado — ocultar permanentemente (apenas WhatsApp) — para contactos pessoais no seu número de WhatsApp ligado que não são hóspedes. As novas mensagens são guardadas, mas não reabrem a conversa nem o notificam.
Responder a uma mensagem
- Clique numa conversa na lista à esquerda
- Leia o histórico — o hóspede está à esquerda, as suas respostas à direita (em azul BedFlow)
- Quer começar depressa? Por cima do campo de escrita há três filas de ajudas (ver abaixo): ✨ Sugestões, modelos e variáveis
- Escreva (ou ajuste) e clique em Enviar — ou use Cmd/Ctrl+Enter
- As mensagens do Booking.com e do Airbnb chegam ao chat do hóspede em segundos; as conversas de WhatsApp seguem diretamente para o telefone do hóspede
💡 Dica Booking.com: uma mensagem não precisa de resposta (p. ex. "obrigado, até lá!")? Clique em Sem resposta necessária. O BedFlow transmite isso ao Booking.com, para que a sua taxa de resposta não desça por causa de agradecimentos sem resposta.
Tradução automática
Um hóspede escreve noutro idioma? O BedFlow acrescenta automaticamente uma tradução por baixo do balão, com uma etiqueta de idioma como 🌐 FR → PT. A tradução é feita via DeepL ao abrir a conversa e guardada por mensagem — a sua quota só é usada uma vez por mensagem. As mensagens que já estão no seu idioma ficam simplesmente por traduzir.
Modelos, variáveis e sugestões
A barra de composição funciona da mesma forma em todos os canais — WhatsApp, chat do Booking.com ou chat do Airbnb — e preenche sempre os dados de reserva corretos:
- ✨ Sugestões — o BedFlow lê a última mensagem do hóspede e a fase da estadia e coloca as respostas mais prováveis no topo: se o hóspede pergunta pelo wifi, o modelo do wifi fica pronto; se o hóspede ainda não chegou, as informações de check-in.
- Modelos (respostas padrão) — um clique e a resposta fica preenchida e pronta. Através de ⚙️ Gerir modelos cria os seus próprios botões por alojamento (p. ex. 🍳 Horário do pequeno-almoço, 🅿️ Posto de carregamento), com variáveis que são geradas por reserva.
- Variáveis — pequenos botões que inserem uma variável na posição do cursor. Disponíveis: primeiro nome, nome, data de chegada/partida, hora de check-in/check-out (por unidade reservada), quarto, morada do alojamento reservado, nome e palavra-passe do wifi, número de telefone e {{gastenpagina_link}} — uma ligação curta para a página pessoal do hóspede desta reserva (aí o hóspede também trata do wellness, do pequeno-almoço e dos pagamentos). As variáveis são preenchidas com os dados reais ao inserir um modelo e ao enviar.
WhatsApp na mesma caixa de entrada
Quando faz o check-in de um hóspede pelo calendário, o BedFlow envia a mensagem de boas-vindas por WhatsApp — e ela aparece de imediato como conversa na caixa de entrada. Se o hóspede responder, a resposta cai nessa mesma conversa. Assim, os seus hóspedes atuais aparecem sempre na caixa de entrada, mesmo que eles próprios ainda não tenham enviado nada.
As respostas a conversas de WhatsApp são enviadas diretamente da caixa de entrada; passam pelo seu fornecedor ligado (TextMeFlow ou TextMeBot).
Os seus e-mails também chegam ao chat da OTA
Se enviar um e-mail a um hóspede com uma reserva do Booking.com, Airbnb ou Expedia (p. ex. uma confirmação ou instruções de check-in), o BedFlow espelha automaticamente esse e-mail no chat da OTA. Útil, porque muitos hóspedes de OTA nunca leem o seu alias de e-mail mascarado — mas veem a sua mensagem no chat da app deles.
Fechar conversas — manual e automaticamente
- Manualmente: clique em Fechar conversa no topo da conversa (com confirmação). No Booking.com e no Airbnb, a conversa também é fechada do lado deles.
- Automaticamente: o BedFlow arruma todas as noites. Conversas de hóspedes que fizeram check-out há mais de 2 dias e sem atividade recente passam automaticamente para Fechado. Conversas soltas sem reserva (velhos agradecimentos, pedidos de informação) também são arrumadas.
- Válvula de segurança: se um hóspede ainda enviar algo depois do check-out, essa conversa permanece aberta. Hóspedes com check-in feito e por chegar nunca são fechados automaticamente.
As conversas fechadas não desaparecem — encontra-as no filtro Fechado.
Notificações
Com uma nova mensagem recebe:
- Um push do Telegram para o seu bot de administração
- Opcional: WhatsApp através do seu fornecedor configurado — TextMeFlow (grátis a partir do Starter) ou TextMeBot
- Um distintivo em Mensagens na barra lateral com o número de conversas à espera de resposta
O estado de lido é pessoal: se abrir uma conversa, ela conta como lida para si — os seus colegas mantêm a sua própria marca de não lido.
Perguntas frequentes
E se a Channex estiver offline? As mensagens ficam em fila na própria Channex e são entregues assim que a ligação é restabelecida. Não perde nada.
Posso responder pelo Telegram? Não — o fluxo de resposta passa sempre pelo BedFlow para que também registemos a sua resposta. O Telegram é uma notificação apenas de leitura.
Que canais funcionam aqui? Booking.com, Airbnb e Expedia (via Channex, consoante o que tiver ativado) mais WhatsApp através do seu fornecedor ligado. As reservas diretas seguem por e-mail normal — não por esta caixa de entrada.
Respondo, mas a minha mensagem não chega ao Booking.com? O chat do Booking.com exige uma "Messages app" especial na sua ligação Channex. O BedFlow ativa-a por defeito ao ligar. Se receber um erro ao enviar, contacte o suporte — ativamos essa app para o seu alojamento.
Porque é que uma conversa está de repente em Fechado? É a limpeza noturna: o hóspede fez check-out há mais de 2 dias e já não havia atividade. A conversa continua legível no filtro Fechado.
O que significa o ponto vermelho ao lado de uma conversa? Esse hóspede está à espera de uma resposta. O ponto desaparece assim que responder — ou, no Booking.com, também através de Sem resposta necessária.
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