ClearFacts — faturas para o seu contabilista

Atualizado em 2026-08-07

O ClearFacts (Wolters Kluwer) é uma plataforma de contabilidade usada por muitos contabilistas belgas. Se o seu contabilista trabalha com ClearFacts, deixa de precisar de lhe enviar faturas por e-mail: o BedFlow coloca automaticamente cada fatura de venda definitiva na Inbox ClearFacts dele, pronta a lançar.

O que a integração faz

• Cada fatura definitiva segue automaticamente para o ClearFacts — faturas de venda e notas de crédito, assim que ficam definitivas.
• UBL-XML com o PDF incorporado (predefinição). O ClearFacts lê de forma estruturada os valores, as linhas de IVA e os dados do cliente, e o seu contabilista pode simplesmente abrir o PDF legível. Um único ficheiro, sem trabalho a dobrar.
• Número da fatura como etiqueta: cada documento recebe o número da fatura como tag e uma nota com o nome do cliente e a data da fatura. O seu contabilista vê logo do que se trata, sem abrir o documento.
• Separado por alojamento: cada propriedade tem o seu próprio token e número de empresa, por isso as faturas de sociedades diferentes nunca acabam na mesma contabilidade.
• Fail-soft: se um envio falhar (token expirado, número de empresa errado), a fatura fica simplesmente na fila e o BedFlow tenta de novo na ronda seguinte. Não se perde nada.

O que a integração não faz

O ClearFacts não envia as suas faturas ao cliente. O ClearFacts é uma plataforma de contabilidade, não um ponto de acesso Peppol. A integração entrega as suas faturas ao seu contabilista; não são enviadas ao cliente através da rede Peppol.

Quer mesmo enviar as faturas eletronicamente ao cliente via Peppol? Use então a integração Yuki ou Billit. Pode usar o ClearFacts para o contabilista e, à parte disso, continuar a enviar as faturas ao hóspede por e-mail — isso não muda.

Além disso:

• Sem envio de CODA. O BedFlow não envia movimentos bancários para o ClearFacts. O seu contabilista obtém-nos pela própria ligação bancária ou por importação CODA.
• Sem retorno de informação. O ClearFacts não informa se uma fatura está paga ou lançada; o acompanhamento de pagamentos continua no BedFlow.
• Sem faturas de compra. Só seguem as suas próprias faturas de venda.

O que precisa

1. Um Personal Access Token do ClearFacts com o scope upload_document.
2. O seu número de empresa (p. ex. BE0686566196) — necessário assim que o token dá acesso a várias empresas.
3. Eventualmente o diário de vendas em que o seu contabilista quer ver as faturas.

Os pontos 2 e 3 pode pedi-los ao seu contabilista; é ele quem melhor conhece o próprio dossiê ClearFacts.

Passo 1 — Obter o token no ClearFacts

1. Entre no ClearFacts e vá ao seu perfil → API / Personal Access Tokens.
2. Crie um token novo e marque pelo menos o scope upload_document. Sem esse scope, todos os envios são recusados.
3. Copie o token. Tem 80 caracteres e não expira, por isso só precisa de fazer isto uma vez.

Guarde esse token como se fosse uma palavra-passe. No BedFlow fica guardado encriptado e, depois de gravado, nunca mais é mostrado em texto legível.

Passo 2 — Ligar no BedFlow

Vá a Definições → Integrações → Contabilidade → ClearFacts → Configurar e preencha:

| Campo | O que preenche | |---|---| | Ativar sincronização ClearFacts | Ligue assim que o resto estiver preenchido. É o kill-switch. | | Personal Access Token | O token do passo 1. | | Número de empresa | P. ex. BE0686566196. Deixe vazio se o token só abrir uma empresa. | | Diário de vendas | Opcional — pergunte ao seu contabilista. | | Formato | UBL-XML com PDF incorporado (recomendado) ou apenas PDF. |

Clique em Guardar. O mosaico passa a Ligado.

Que formato escolher?

• UBL-XML com PDF incorporado — recomendado. O ficheiro contém tanto os dados estruturados (valores, taxas de IVA, dados do cliente) como o PDF legível. O ClearFacts consegue preencher automaticamente a maior parte do lançamento.
• Apenas PDF — escolha isto só se o seu contabilista pedir expressamente. Nesse caso terá de copiar mais coisas à mão.

Quando são enviadas as faturas?

O BedFlow envia faturas definitivas — as proformas nunca seguem. Cada fatura é enviada uma única vez; depois o BedFlow regista que já saiu, para não voltar a aparecer na Inbox.

Uma fatura que não sai tem normalmente um destes motivos:

| Situação | O que vê | Solução | |---|---|---| | A fatura ainda é proforma | É ignorada | Torne a fatura definitiva | | Sem cliente associado | «Sem cliente associado» | Associe um cliente à fatura | | Sincronização desligada | Não acontece nada | Ligue o interruptor | | Token sem o scope correto | «Missing scope: upload_document» | Crie no ClearFacts um token novo com esse scope |

Evitar documentos duplicados

Cada envio para o ClearFacts acrescenta um documento novo à Inbox. Se a mesma fatura for enviada duas vezes, ficam dois documentos — com o risco de o seu contabilista lançar os dois.

No funcionamento normal isso não acontece: o BedFlow guarda quais as faturas que já saíram. Só quando um administrador força deliberadamente um reenvio pode surgir um segundo documento. O BedFlow regista esse reenvio com um aviso claro. Se o fizer, verifique depois a Inbox ClearFacts.

Perguntas frequentes

O meu contabilista tem de configurar alguma coisa? Não. Para ele os documentos aparecem simplesmente na Inbox do costume.

Posso combinar o ClearFacts com Yuki, Billit ou Octopus? Por alojamento escolhe uma única integração de contabilidade. Se tiver vários alojamentos com contabilistas diferentes, cada alojamento pode perfeitamente usar a sua própria plataforma.

E se mudar de contabilista? Desligue o interruptor ou substitua o token pelo do novo contabilista. O que já foi enviado permanece com o contabilista anterior — o BedFlow não consegue recuperar documentos do ClearFacts.

As minhas faturas continuam no BedFlow? Sim. O ClearFacts recebe uma cópia; o BedFlow continua a ser a sua fonte de faturas, PDF e acompanhamento de pagamentos.