Resumo do house manager por WhatsApp
Atualizado em 2026-10-01
Diário → Resumo do house manager
Há outra pessoa a gerir a sua casa no local, como um house manager, um responsável pela limpeza ou um porteiro? Essa pessoa não quer iniciar sessão no BedFlow, mas simplesmente ver no WhatsApp quem chega e quem parte. O resumo do house manager envia, a uma hora fixa, um resumo compacto das chegadas, partidas e hóspedes em casa, com exatamente a informação que assinalar.
O que é necessário?
- A subscrição Starter ou superior, e a permissão Planeamento de limpeza se trabalhar com vários utilizadores.
- Uma ligação WhatsApp ativa. Sem ligação, a página mostra a mensagem Ainda não há WhatsApp ligado — ainda não sai nada, com o botão Ligar WhatsApp.
O módulo de limpeza não precisa de estar ativo para isto.
Configurar
As definições aplicam-se por alojamento. Se tiver vários alojamentos, escolha primeiro o alojamento certo no topo da barra lateral.
- Vá a Diário → Resumo do house manager.
- Em Quando enviar?, assinale a caixa Resumo ativo e escolha:
| Campo | Opções | Predefinição |
|---|---|---|
| Frequência | Diariamente, Semanalmente (escolha o dia) ou Só quando houver algo a comunicar (hoje ou na antevisão) | |
| Dia | Só na opção semanal: de segunda a domingo | sábado |
| Hora | A hora a que a mensagem sai | 07:30 |
| Antevisão (dias) | Quantos dias à frente a mensagem abrange, de 0 a 14 | 3 |
- Em O que vai na mensagem?, assinale as secções (ver abaixo).
- Em House managers (WhatsApp), acrescente cada gestor com + Adicionar gestor: nome, número de telemóvel em formato internacional (p. ex. +351912345678) e idioma (Nederlands, English, Français, Deutsch ou Português).
- Clique em Guardar.
Com Enviar agora uma mensagem de teste, todos os seus gestores recebem de imediato o resumo de hoje, para que veja o aspeto. Isto não altera a hora fixa.
A frequência, a hora, a antevisão e as secções aplicam-se a todos os gestores desse alojamento. Apenas o idioma se escolhe por gestor.
O que contém a mensagem?
| Secção | Predefinição |
|---|---|
| Partidas hoje | ligado |
| Chegadas hoje | ligado |
| Contactos do hóspede (telefone) | ligado |
| Notas da reserva / pedidos especiais | ligado |
| Extras (produtos reservados, p. ex. pequeno-almoço) | ligado |
| Antevisão dos próximos dias | ligado |
| Agora em casa (hóspedes que ficam + data de partida) | ligado |
| Limpezas em atraso | desligado |
| Horários do pequeno-almoço (B&B) | desligado |
Para cada hóspede aparecem, conforme o que assinalar: o nome e o número de telefone (para que o seu gestor possa combinar a hora de chegada), o quarto, o número de hóspedes e de noites, a data de partida, o país e as horas de check-in e check-out (incluindo horários diferentes por unidade).
Além disso, quando se aplica:
- um aviso quando um hóspede parte e o seguinte chega no mesmo dia: é preciso limpar entretanto;
- um check-in antecipado aprovado ou pedido;
- os extras reservados;
- a nota interna da reserva, antes das observações do hóspede. O hóspede nunca vê essa nota, mas o seu gestor sim, desde que Notas da reserva / pedidos especiais esteja ligado.
No fim aparece um link curto para o planeamento completo (ver abaixo).
Quando é que não sai mensagem?
- Se hoje não houver chegadas nem partidas e nada tiver mudado no planeamento desde a última mensagem, o BedFlow não envia nada. O seu gestor só recebe mensagens que valem a pena ler.
- Com Só quando houver algo a comunicar, só sai algo se houver uma chegada ou partida hoje ou na antevisão.
O portal de planeamento (6 meses à frente)
No fim de cada mensagem há um link curto para uma página de planeamento protegida, com a mesma informação numa vista clara: Hoje, Agora em casa e Próximos 6 meses. Útil para planear limpezas a longo prazo.
A página está protegida com um código de 6 dígitos que é enviado por WhatsApp para o número do gestor (Enviar código por WhatsApp). O código é válido durante 10 minutos. Depois, o seu gestor fica com sessão iniciada durante 12 horas nesse aparelho. Assim não precisa de se lembrar de uma palavra-passe, e um link reencaminhado não pode ser aberto por outra pessoa.
Se eliminar um gestor, o link dele deixa de funcionar.
"Enviada, mas não entregue"
O WhatsApp não entrega uma primeira mensagem a alguém que nunca enviou uma mensagem para o seu número. Se o BedFlow detetar que as mensagens para um número não chegam, aparece no topo o aviso Enviada, mas não entregue, com o número.
A solução demora dez segundos: peça ao seu gestor que envie uma vez "olá" para o número WhatsApp do seu alojamento. A partir daí, as mensagens chegam normalmente.
Dicas
- Se o seu gestor responder no WhatsApp, a resposta chega à sua caixa de entrada de hóspedes.
- Quer passar informação interna ("o hóspede chega tarde", "alergia")? Coloque-a na nota interna da reserva.