ClearFacts — facturas a tu contable

Actualizado el 2026-08-07

ClearFacts (Wolters Kluwer) es una plataforma de contabilidad que usan muchos contables belgas. Si tu contable trabaja con ClearFacts, ya no tienes que enviarle facturas por correo: BedFlow coloca automáticamente cada factura de venta definitiva en su Inbox de ClearFacts, lista para contabilizar.

Qué hace la integración

• Cada factura definitiva va automáticamente a ClearFacts — facturas de venta y notas de crédito, en cuanto son definitivas.
• UBL-XML con el PDF incrustado (por defecto). ClearFacts lee de forma estructurada los importes, las líneas de IVA y los datos del cliente, y tu contable puede abrir el PDF legible sin más. Un solo archivo, sin trabajo doble.
• El número de factura como etiqueta: cada documento recibe el número de factura como tag y una nota con el nombre del cliente y la fecha de la factura. Tu contable ve de inmediato de qué se trata, sin abrir el documento.
• Separado por alojamiento: cada propiedad tiene su propio token y su número de empresa, así que las facturas de sociedades distintas nunca acaban en la misma contabilidad.
• Fail-soft: si una subida falla (token caducado, número de empresa incorrecto), la factura simplemente se queda en la cola y BedFlow lo reintenta en la siguiente ronda. No se pierde nada.

Qué no hace la integración

ClearFacts no envía tus facturas a tu cliente. ClearFacts es una plataforma de contabilidad, no un punto de acceso Peppol. La integración entrega tus facturas a tu contable; no se envían al cliente a través de la red Peppol.

¿Sí quieres enviar tus facturas electrónicamente al cliente vía Peppol? Usa entonces la integración de Yuki o Billit. Puedes usar ClearFacts para tu contable y, al margen de eso, seguir enviando las facturas al huésped por correo — eso no cambia.

Además:

• Sin push de CODA. BedFlow no envía movimientos bancarios a ClearFacts. Tu contable los recibe por su propia conexión bancaria o por importación CODA.
• Sin retorno de información. ClearFacts no comunica si una factura está pagada o contabilizada; el seguimiento de pagos sigue en BedFlow.
• Sin facturas de compra. Solo salen tus propias facturas de venta.

Qué necesitas

1. Un Personal Access Token de ClearFacts con el scope upload_document.
2. Tu número de empresa (p. ej. BE0686566196) — necesario en cuanto tu token da acceso a varias empresas.
3. Si procede, el diario de ventas en el que tu contable quiere ver las facturas.

Los puntos 2 y 3 puedes pedírselos a tu contable; nadie conoce su propio expediente de ClearFacts mejor que él.

Paso 1 — Obtener el token en ClearFacts

1. Inicia sesión en ClearFacts y ve a tu perfil → API / Personal Access Tokens.
2. Crea un token nuevo y marca al menos el scope upload_document. Sin ese scope se rechaza cualquier subida.
3. Copia el token. Tiene 80 caracteres y no caduca, así que solo tienes que hacerlo una vez.

Guarda ese token como si fuera una contraseña. En BedFlow se almacena cifrado y, una vez guardado, nunca vuelve a mostrarse en texto legible.

Paso 2 — Conectar en BedFlow

Ve a Ajustes → Integraciones → Contabilidad → ClearFacts → Configurar y rellena:

| Campo | Qué introduces | |---|---| | Activar sincronización con ClearFacts | Actívalo cuando el resto esté completo. Es el kill-switch. | | Personal Access Token | El token del paso 1. | | Número de empresa | P. ej. BE0686566196. Déjalo vacío si tu token solo abre una empresa. | | Diario de ventas | Opcional — pregúntaselo a tu contable. | | Formato | UBL-XML con PDF incrustado (recomendado) o solo PDF. |

Haz clic en Guardar. El tile pasa a Conectado.

¿Qué formato eliges?

• UBL-XML con PDF incrustado — recomendado. El archivo contiene tanto los datos estructurados (importes, tipos de IVA, datos del cliente) como el PDF legible. ClearFacts puede rellenar automáticamente la mayor parte del asiento.
• Solo PDF — elígelo únicamente si tu contable lo pide expresamente. Entonces tendrá que copiar más cosas a mano.

¿Cuándo se envían las facturas?

BedFlow envía facturas definitivas — las proformas nunca salen. Cada factura se envía una sola vez; después BedFlow registra que ya ha salido, para que no vuelva a aparecer en la Inbox.

Una factura que no sale suele deberse a uno de estos motivos:

| Situación | Qué ves | Solución | |---|---|---| | La factura sigue siendo proforma | Se omite | Haz definitiva la factura | | Sin cliente vinculado | «Sin cliente vinculado» | Vincula un cliente a la factura | | La sincronización está desactivada | No pasa nada | Activa el interruptor | | Token sin el scope correcto | «Missing scope: upload_document» | Crea en ClearFacts un token nuevo con ese scope |

Evitar documentos duplicados

Cada subida a ClearFacts añade un documento nuevo a la Inbox. Si la misma factura se sube dos veces, habrá dos documentos — con el riesgo de que tu contable contabilice los dos.

En el funcionamiento normal eso no puede pasar: BedFlow recuerda qué facturas ya han salido. Solo cuando un administrador fuerza deliberadamente un reenvío puede aparecer un segundo documento. BedFlow registra ese reenvío con una advertencia clara. Si lo haces, revisa después la Inbox de ClearFacts.

Preguntas frecuentes

¿Tiene que configurar algo mi contable? No. Para él los documentos aparecen sin más en su Inbox habitual.

¿Puedo combinar ClearFacts con Yuki, Billit u Octopus? Por alojamiento eliges una sola integración contable. Si tienes varios alojamientos con contables distintos, cada alojamiento puede usar perfectamente su propia plataforma.

¿Y si cambio de contable? Desactiva el interruptor o sustituye el token por el del nuevo contable. Lo ya enviado se queda con el contable anterior — BedFlow no puede recuperar documentos de ClearFacts.

¿Mis facturas siguen en BedFlow? Sí. ClearFacts recibe una copia; BedFlow sigue siendo tu fuente para facturas, PDF y seguimiento de pagos.