ClearFacts — vos factures chez votre comptable

Mis à jour le 2026-08-07

ClearFacts (Wolters Kluwer) est une plateforme comptable utilisée par de nombreux comptables belges. Si votre comptable travaille avec ClearFacts, vous n'avez plus besoin de lui envoyer vos factures par e-mail : BedFlow dépose automatiquement chaque facture de vente définitive dans son Inbox ClearFacts, prête à être encodée.

Ce que fait l'intégration

Chaque facture définitive part automatiquement vers ClearFacts — factures de vente et notes de crédit, dès qu'elles sont définitives.
UBL-XML avec le PDF intégré (par défaut). ClearFacts en extrait les montants, les lignes de TVA et les données client de façon structurée, et votre comptable peut simplement ouvrir le PDF lisible. Un seul fichier, pas de double travail.
Numéro de facture comme étiquette : chaque document reçoit le numéro de facture comme tag, ainsi qu'une note reprenant le nom du client et la date de facture. Votre comptable voit immédiatement de quoi il s'agit, sans ouvrir le document.
Séparé par propriété : chaque propriété a son propre token et son propre numéro d'entreprise, de sorte que les factures de sociétés différentes n'atterrissent jamais dans la même comptabilité.
Fail-soft : si un envoi échoue (token expiré, mauvais numéro d'entreprise), la facture reste simplement en file d'attente et BedFlow réessaie au tour suivant. Rien ne se perd.

Ce que l'intégration ne fait pas

ClearFacts n'envoie pas vos factures à votre client. ClearFacts est une plateforme comptable, pas un point d'accès Peppol. L'intégration livre vos factures chez votre comptable ; elles ne sont pas transmises au client via le réseau Peppol.

Vous voulez malgré tout envoyer vos factures par voie électronique à votre client via Peppol ? Utilisez alors l'intégration Yuki ou Billit. Vous pouvez parfaitement utiliser ClearFacts pour votre comptable et, indépendamment de cela, continuer à envoyer vos factures par e-mail à l'hôte — cela ne change rien.

Par ailleurs :

Pas de push CODA. BedFlow n'envoie aucune opération bancaire à ClearFacts. Votre comptable les récupère via sa propre liaison bancaire ou un import CODA.
Pas de retour d'information. ClearFacts n'indique pas si une facture est payée ou encodée ; le suivi des paiements reste dans BedFlow.
Pas de factures d'achat. Seules vos propres factures de vente sont transmises.

Ce dont vous avez besoin

Un Personal Access Token ClearFacts avec le scope upload_document.
Votre numéro d'entreprise (p.ex. BE0686566196) — nécessaire dès que votre token donne accès à plusieurs sociétés.
Éventuellement le journal des ventes dans lequel votre comptable souhaite voir les factures.

Les points 2 et 3, votre comptable vous les fournit en un instant ; c'est lui qui connaît le mieux son dossier ClearFacts.

Étape 1 — Récupérer un token dans ClearFacts

Connectez-vous à ClearFacts et allez dans votre profil → API / Personal Access Tokens.
Créez un nouveau token et cochez au minimum le scope upload_document. Sans ce scope, chaque envoi est refusé.
Copiez le token. Il fait 80 caractères et n'expire pas : vous ne devez donc le faire qu'une seule fois.

Conservez ce token comme un mot de passe. BedFlow le stocke chiffré et ne l'affiche plus jamais en clair après l'enregistrement.

Étape 2 — Connecter dans BedFlow

Allez dans Paramètres → Intégrations → Comptabilité → ClearFacts → Configurer et complétez :

| Champ | Ce que vous indiquez | |---|---| | Activer la synchronisation ClearFacts | À activer une fois le reste complété. C'est l'interrupteur général. | | Personal Access Token | Le token de l'étape 1. | | Numéro d'entreprise | P.ex. BE0686566196. Laissez vide si votre token ne donne accès qu'à une seule société. | | Journal des ventes | Facultatif — demandez-le à votre comptable. | | Format | UBL-XML avec PDF intégré (recommandé) ou PDF seul. |

Cliquez sur Enregistrer. La tuile passe sur Connecté.

Quel format choisir ?

UBL-XML avec PDF intégré — recommandé. Le fichier contient à la fois les données structurées (montants, taux de TVA, données client) et le PDF lisible. ClearFacts peut remplir automatiquement la plus grande partie de l'encodage.
PDF seul — ne choisissez cette option que si votre comptable le demande expressément. Il devra alors reprendre davantage de données à la main.

Quand les factures partent-elles ?

BedFlow pousse les factures définitives — les proformas ne partent jamais. Une facture n'est envoyée qu'une seule fois ; ensuite, BedFlow retient qu'elle a été poussée, pour qu'elle n'atterrisse pas une deuxième fois dans l'Inbox.

Une facture qui ne part pas a généralement l'une de ces raisons :

| Situation | Ce que vous voyez | Solution | |---|---|---| | La facture est encore une proforma | Elle est ignorée | Rendez la facture définitive | | Aucun client lié | « Aucun débiteur lié » | Liez un client à la facture | | La synchronisation est désactivée | Rien ne se passe | Activez l'interrupteur | | Token sans le bon scope | « Missing scope: upload_document » | Créez dans ClearFacts un nouveau token avec ce scope |

Éviter les documents en double

L'upload ClearFacts ajoute chaque fois un nouveau document dans l'Inbox. Si la même facture est envoyée deux fois, il y a deux documents — avec le risque que votre comptable les encode tous les deux.

En fonctionnement normal, c'est impossible : BedFlow retient quelles factures sont déjà parties. Ce n'est que lorsqu'un administrateur force sciemment un nouvel envoi qu'un deuxième document peut apparaître. BedFlow journalise un tel renvoi avec un avertissement clair. Si vous le faites, vérifiez ensuite l'Inbox ClearFacts.

Questions fréquentes

Mon comptable doit-il configurer quelque chose ? Non. De son côté, les documents apparaissent simplement dans son Inbox habituel.

Puis-je combiner ClearFacts avec Yuki, Billit ou Octopus ? Vous choisissez une seule intégration comptable par propriété. Si vous avez plusieurs propriétés avec des comptables différents, chaque propriété peut parfaitement utiliser sa propre plateforme.

Et si je change de comptable ? Désactivez l'interrupteur, ou remplacez le token par celui du nouveau comptable. Ce qui est déjà parti reste chez l'ancien comptable — BedFlow ne peut pas récupérer des documents dans ClearFacts.

Mes factures restent-elles dans BedFlow ? Oui. ClearFacts en reçoit une copie ; BedFlow reste votre source pour les factures, les PDF et le suivi des paiements.