Handleiding / Интеграции

ClearFacts — фактури към вашия счетоводител

Bijgewerkt op 2026-08-07

ClearFacts (Wolters Kluwer) е счетоводна платформа, която много белгийски счетоводители използват. Ако вашият счетоводител работи с ClearFacts, вече не се налага да му препращате фактури по имейл: BedFlow слага автоматично всяка окончателна фактура за продажба в неговия ClearFacts Inbox, готова за осчетоводяване.

Какво прави интеграцията

  • Всяка окончателна фактура автоматично към ClearFacts — фактури за продажба и кредитни известия, веднага щом станат окончателни.
  • UBL-XML с вграден PDF (по подразбиране). ClearFacts разчита структурирано сумите, ДДС редовете и данните на клиента, а вашият счетоводител просто отваря четимия PDF. Един файл, без двойна работа.
  • Номерът на фактурата като етикет: всеки документ получава номера на фактурата като таг и бележка с името на клиента и датата на фактурата. Счетоводителят ви вижда веднага за какво става дума, без да отваря документа.
  • Отделно за всеки обект: всеки property има собствен токен и фирмен номер, така че фактури на различни дружества никога не попадат в една и съща счетоводна отчетност.
  • Fail-soft: ако качване се провали (изтекъл токен, грешен фирмен номер), фактурата просто остава в опашката и BedFlow опитва отново при следващия цикъл. Нищо не се губи.

Какво интеграцията не прави

ClearFacts не изпраща фактурите ви до вашия клиент. ClearFacts е счетоводна платформа, не е Peppol access point. Интеграцията доставя фактурите ви при вашия счетоводител; те не се изпращат до клиента през Peppol мрежата.

Искате все пак да изпращате фактурите си електронно до клиента през Peppol? Тогава използвайте интеграцията Yuki или Billit. Може да ползвате ClearFacts за счетоводителя си и независимо от това да продължите да изпращате фактурите на госта по имейл — това не се променя.

Освен това:

  • Няма CODA push. BedFlow не изпраща банкови движения към ClearFacts. Счетоводителят ви ги получава през собствената си банкова връзка или чрез CODA импорт.
  • Няма обратна връзка. ClearFacts не съобщава дали дадена фактура е платена или осчетоводена; проследяването на плащанията остава в BedFlow.
  • Няма фактури за покупки. Тръгват само вашите собствени фактури за продажба.

Какво ви трябва

  1. ClearFacts Personal Access Token със scope upload_document.
  2. Вашият фирмен номер (напр. BE0686566196) — нужен е, щом токенът дава достъп до няколко фирми.
  3. При нужда дневникът на продажбите, в който счетоводителят ви иска да вижда фактурите.

Точки 2 и 3 може да поискате от счетоводителя си; той познава най-добре собственото си ClearFacts досие.

Стъпка 1 — Вземете токена в ClearFacts

  1. Влезте в ClearFacts и отидете в профила си → API / Personal Access Tokens.
  2. Създайте нов токен и отметнете поне scope upload_document. Без този scope всяко качване се отхвърля.
  3. Копирайте токена. Той е дълъг 80 знака и не изтича, така че го правите само веднъж.

Пазете този токен като парола. В BedFlow се съхранява криптиран и след записване никога повече не се показва в четим вид.

Стъпка 2 — Свържете в BedFlow

Отидете в Настройки → Интеграции → Счетоводство → ClearFacts → Конфигуриране и попълнете:

| Поле | Какво попълвате | |---|---| | Включване на ClearFacts синхронизация | Включете, щом останалото е попълнено. Това е kill-switch-ът. | | Personal Access Token | Токенът от стъпка 1. | | Фирмен номер | Напр. BE0686566196. Оставете празно, ако токенът отваря само една фирма. | | Дневник на продажбите | По избор — попитайте счетоводителя си. | | Формат | UBL-XML с вграден PDF (препоръчително) или само PDF. |

Кликнете Запази. Tile-ът минава на Свързан.

Кой формат да изберете?

  • UBL-XML с вграден PDF — препоръчително. Файлът съдържа както структурираните данни (суми, ДДС проценти, данни на клиента), така и четимия PDF. ClearFacts може да попълни автоматично по-голямата част от осчетоводяването.
  • Само PDF — изберете това само ако счетоводителят ви изрично го поиска. Тогава той трябва да въвежда повече ръчно.

Кога се изпращат фактурите?

BedFlow изпраща окончателни фактури — проформи никога не тръгват. Всяка фактура се изпраща веднъж; след това BedFlow отбелязва, че вече е тръгнала, за да не попадне повторно в Inbox-а.

Фактура, която не тръгва, обикновено има една от тези причини:

| Ситуация | Какво виждате | Решение | |---|---|---| | Фактурата още е проформа | Пропуска се | Направете фактурата окончателна | | Няма свързан клиент | „Няма свързан клиент" | Свържете клиент към фактурата | | Синхронизацията е изключена | Нищо не се случва | Включете превключвателя | | Токен без правилния scope | „Missing scope: upload_document" | Създайте в ClearFacts нов токен с този scope |

Избягване на дублирани документи

Качването в ClearFacts всеки път добавя нов документ в Inbox-а. Ако една и съща фактура бъде качена два пъти, документите стават два — с риска счетоводителят ви да осчетоводи и двата.

При нормална работа това не може да се случи: BedFlow помни кои фактури вече са тръгнали. Само когато администратор съзнателно наложи повторно изпращане, може да възникне втори документ. BedFlow записва такова повторно изпращане с ясно предупреждение. Ако го направите, проверете след това ClearFacts Inbox-а.

Често задавани въпроси

Трябва ли счетоводителят ми да настройва нещо? Не. За него документите просто се появяват в обичайния му Inbox.

Мога ли да комбинирам ClearFacts с Yuki, Billit или Octopus? За всеки обект избирате една счетоводна интеграция. Ако имате няколко обекта с различни счетоводители, всеки обект спокойно може да ползва собствена платформа.

Ами ако сменя счетоводителя си? Изключете превключвателя или заменете токена с този на новия счетоводител. Вече изпратеното остава при стария счетоводител — BedFlow не може да изтегли документи обратно от ClearFacts.

Остават ли фактурите ми в BedFlow? Да. ClearFacts получава копие; BedFlow остава вашият източник за фактури, PDF-и и проследяване на плащанията.

← Terug naar categorie