Privacybeleid

Bijgewerkt op 2026-11-01

1. Identificatie

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door BedFlow, een Software-as-a-Service oplossing voor B&B's en boutique hotels.

• Verwerkingsverantwoordelijke: Fades Management EOOD
• Adres: Plovdiv 4000, Bulgarije
• UIC / BTW-nummer: BG208 607 050
• Contact: [email protected]
• Telefoon: +359 878 289 024
• Website: fades-management.com
• Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO): [email protected] (indien aangesteld)

Dit beleid beschrijft welke persoonsgegevens BedFlow verwerkt, waarom, op welke rechtsgrond, hoe lang en met wie ze worden gedeeld. Wij volgen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR), die in heel de EU van toepassing is, en de Bulgaarse privacywetgeving.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

Account-data van klanten (B&B-eigenaars)

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer
• Bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer
• Inloggegevens (gehasht wachtwoord, sessie-tokens)
• Voorkeuren en instellingen

Gast-data via booking widgets

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer van de gast
• Boekingsgegevens (data, kamer, prijs, opmerkingen)
• Adres en facturatiegegevens (indien factuur gevraagd)
• Communicatie met de B&B-eigenaar

Betalingsdata

• Transactie-ID en bedragen (verwerkt via Stripe)
• Wij slaan geen volledige kaartnummers op — die worden direct door Stripe verwerkt en getokeniseerd

Communicatie

• E-mails, notificaties en chatberichten via het gastportaal
• Support-tickets en chatbot-conversaties

Demo-afspraken (prospects)

• Wanneer u zelf een demo plant op bedflow.eu/demo: uw naam, e-mailadres, de naam van uw logies, het gekozen tijdstip, uw tijdzone en wat u er zelf bij invult (telefoonnummer, wat u graag wil zien)
• De afspraak komt met een videogesprek via Google Meet in onze agenda bij Google Calendar (Google Ireland Ltd., Ierland); Google stuurt u daarvoor ook een uitnodiging. Wij sturen zelf een bevestiging, een herinnering en eventueel een annulering.
• Kennen wij al een contact met hetzelfde e-mailadres, dan noteren wij de afspraak daarbij.

Gratis gids (Italië, Spanje)

• Wanneer u op bedflow.eu een gratis gids aanvraagt (bijvoorbeeld over Alloggiati Web of SES.Hospedajes): uw naam, e-mailadres, de naam van uw logies, de gemeente, het land en het soort logies, de pagina waarop u de gids aanvroeg, het tijdstip waarop u het vakje van de privacyverklaring aanvinkte (met de versie van de tekst), uw afgekorte IP-adres (zonder het laatste deel) en uw browser. U krijgt de gids op het scherm en per e-mail; die e-mail is geen reclame.
• Een tweede, apart vakje, nooit vooraf aangevinkt, laat u kiezen of wij u daarna tips en aanbiedingen over BedFlow mogen mailen. Vinkt u het aan, dan bewaren wij als bewijs van uw toestemming de exacte zin die u aanvinkte met zijn versie, het tijdstip, uw afgekorte IP-adres en uw browser. Wij sturen u eerst een bevestigingsmail: pas als u daarin bevestigt, is uw toestemming geldig en noteren wij u als contact (met de naam, de gemeente en het land van uw logies). Van de bevestiging bewaren wij ook het tijdstip, het afgekorte IP-adres en de browser.
• Intrekken kan altijd: met de afmeldlink onderaan elke e-mail, met de link die u na de bevestiging ziet, of door te schrijven naar [email protected]. Na een afmelding sturen wij u nooit meer reclame; daarvoor houden wij uw adres bij op onze lijst van afmeldingen (na een verzoek tot wissing enkel als onomkeerbare hash).

Technische gegevens

• IP-adres, browser-type, device-info
• Logbestanden (toegang, fouten, audit-trail)
• Cookies (zie Cookie policy)

3. Hoe verzamelen wij deze gegevens?

• Direct — wanneer u zich registreert, een formulier invult of contact opneemt
• Automatisch — via cookies, server-logs en analytics (zie sectie 9)
• Via derden — Stripe webhooks (betalingsstatus), OTA-boekingen via Channex (Booking.com, Airbnb, …), boekhoudkoppelingen via Yuki

4. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Alle bedragen die wij factureren, zijn uitgedrukt in EUR.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Na het verstrijken van deze termijnen worden de gegevens veilig verwijderd of anoniem gemaakt.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen gegevens enkel met sub-verwerkers die nodig zijn om de dienst te leveren. Met elke sub-verwerker hebben wij een verwerkersovereenkomst (DPA) afgesloten.

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

7. Internationale doorgiften

Sommige sub-verwerkers (Google, OpenAI, Anthropic, SendGrid) verwerken gegevens in de Verenigde Staten. Voor deze doorgiften baseren wij ons op:

• Standard Contractual Clauses (SCCs) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie
• Adequacy decisions waar van toepassing (bv. EU–US Data Privacy Framework)
• Aanvullende technische en organisatorische maatregelen

8. Uw rechten

U heeft de volgende rechten onder de AVG:

• Inzage — kopie van uw persoonsgegevens opvragen
• Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren
• Wissing ("recht om vergeten te worden")
• Beperking van de verwerking
• Dataportabiliteit — uw data in een gestructureerd formaat ontvangen
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Intrekking van toestemming op elk moment

Stuur uw verzoek naar [email protected]. Wij reageren binnen 30 dagen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Bulgaarse toezichthoudende autoriteit, de Commission for Personal Data Protection (CPDP):

• 2 Prof. Tsvetan Lazarov Blvd., 1592 Sofia, Bulgarije
• www.cpdp.bg

Indien u in een andere EU-lidstaat verblijft, kan u uw klacht ook indienen bij de toezichthouder van uw eigen land.

9. Cookies

Wij gebruiken technische cookies (essentieel) en, na uw toestemming, analytische cookies. Zie ons Cookiebeleid voor de volledige lijst en hoe u uw voorkeuren kan aanpassen.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:

• TLS-encryptie voor alle verbindingen (HTTPS)
• Encryptie at-rest voor databases en backups
• Role-based access control en two-factor authenticatie voor medewerkers
• Regelmatige security-audits en updates
• Een controle tegen robots bij het aanmelden, in de migratiewizards en bij het boeken via de boekingsmodule (ALTCHA): uw browser lost een kleine rekenopgave op die onze eigen server uitdeelt. Zonder cookie, zonder externe dienst en zonder gegevens over muis of toetsenbord
• Incident-response procedure bij datalekken (melding aan de CPDP binnen 72 uur)

11. Wijzigingen aan dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid op elk moment aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen brengen wij u per e-mail op de hoogte.

• Versie: 1.4
• Laatste update: 1 november 2026

12. Contact

Vragen over dit privacybeleid? Neem contact op via:

• E-mail: [email protected]
• Telefoon: +359 878 289 024
• Post: Fades Management EOOD, Plovdiv 4000, Bulgarije