Guida / Note legali

Informativa sulla privacy

Aggiornato il 2026-09-29

1. Identificazione

La presente informativa sulla privacy si applica al trattamento di dati personali da parte di BedFlow, una soluzione Software-as-a-Service per B&B e boutique hotel.

Questa informativa descrive quali dati personali BedFlow tratta, perché, su quale base giuridica, per quanto tempo e con chi vengono condivisi. Rispettiamo il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), che si applica in tutta l'UE, e la normativa bulgara sulla privacy.

2. Quali dati trattiamo?

Trattiamo le seguenti categorie di dati personali:

Dati dell'account dei clienti (titolari di B&B)

  • Nome, indirizzo e-mail, numero di telefono
  • Ragione sociale, indirizzo, partita IVA
  • Credenziali di accesso (password sottoposta a hash, token di sessione)
  • Preferenze e impostazioni

Dati degli ospiti tramite i widget di prenotazione

  • Nome, indirizzo e-mail, numero di telefono dell'ospite
  • Dati della prenotazione (date, camera, prezzo, note)
  • Indirizzo e dati di fatturazione (se viene richiesta una fattura)
  • Comunicazioni con il titolare del B&B

Dati di pagamento

  • ID della transazione e importi (elaborati tramite Stripe)
  • Non conserviamo i numeri completi delle carte: vengono elaborati e tokenizzati direttamente da Stripe

Comunicazioni

  • E-mail, notifiche e messaggi di chat tramite il portale ospiti
  • Ticket di supporto e conversazioni con il chatbot

Appuntamenti demo (potenziali clienti)

  • Quando prenoti da solo una demo su bedflow.eu/demo: il tuo nome, indirizzo e-mail, il nome della tua struttura, l'orario scelto, il tuo fuso orario e ciò che aggiungi tu stesso (numero di telefono, cosa vorresti vedere)
  • L'appuntamento viene aggiunto con una videochiamata Google Meet al nostro calendario su Google Calendar (Google Ireland Ltd., Irlanda); anche Google ti invia un invito. Conferma, promemoria e, se del caso, annullamento li inviamo noi.
  • Se conosciamo già un contatto con lo stesso indirizzo e-mail, annotiamo lì l'appuntamento.

Dati tecnici

  • Indirizzo IP, tipo di browser, informazioni sul dispositivo
  • File di log (accessi, errori, audit trail)
  • Cookie (vedi Informativa sui cookie)

3. Come raccogliamo questi dati?

  • Direttamente: quando ti registri, compili un modulo o ci contatti
  • Automaticamente: tramite cookie, log del server e analisi statistiche (vedi sezione 9)
  • Tramite terzi: webhook di Stripe (stato dei pagamenti), prenotazioni OTA tramite Channex (Booking.com, Airbnb, …), collegamenti contabili tramite Yuki

4. Perché trattiamo questi dati?

Finalità Base giuridica
Esecuzione dell'abbonamento Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR)
Fatturazione e contabilità Obbligo legale (art. 6.1.c GDPR)
Assistenza clienti e comunicazione Esecuzione del contratto
Miglioramento del prodotto e analisi Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR)
E-mail di marketing sulle nuove funzionalità Consenso (art. 6.1.a GDPR)
Misurazione di quali annunci portano a una registrazione (Google Ads) Consenso (art. 6.1.a GDPR)
Prevenzione delle frodi e sicurezza Legittimo interesse
Difesa in sede legale Legittimo interesse
Un appuntamento demo che prenoti tu stesso La tua richiesta di una chiamata (art. 6.1.b GDPR)

Tutti gli importi che fatturiamo sono espressi in EUR.

5. Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati?

Categoria Periodo di conservazione
Fatturazione e contabilità 10 anni (legge contabile bulgara)
Prenotazioni 3 anni dopo il check-out
Dati dell'account Finché l'account è attivo + 90 giorni
Consenso al marketing Fino alla revoca del consenso
Log del server 90 giorni
Backup 30 giorni
Ticket di supporto 3 anni
Appuntamenti demo 24 mesi dopo la chiamata, poi eliminati automaticamente

Alla scadenza di questi periodi, i dati vengono eliminati in modo sicuro o anonimizzati.

6. Con chi condividiamo i tuoi dati?

Condividiamo i dati solo con i sub-responsabili necessari per fornire il servizio. Con ciascun sub-responsabile abbiamo firmato un Accordo sul trattamento dei dati (DPA).

Sub-responsabile Finalità Ubicazione Informativa sulla privacy
Stripe Elaborazione dei pagamenti UE / USA stripe.com/privacy
MyTourist Integrazione con PMS preesistente UE disponibile su richiesta
Channex Channel manager (collegamenti OTA) UE channex.io/privacy
Yuki Integrazione contabile UE (NL) yuki.nl/privacy
SendGrid (Twilio) E-mail transazionali USA twilio.com/legal/privacy
OpenAI / Anthropic Chatbot IA USA openai.com/privacy / anthropic.com/privacy
Google Analytics 4 Statistiche d'uso anonime (opt-in) USA policies.google.com/privacy
Google Ads Misurazione di quali annunci portano a una registrazione, senza personalizzazione (opt-in) USA policies.google.com/privacy
Google Calendar / Google Meet (Google Ireland Ltd.) Appuntamenti demo e videochiamate UE / USA policies.google.com/privacy

Non vendiamo mai i tuoi dati a terzi.

7. Trasferimenti internazionali

Alcuni sub-responsabili (Google, OpenAI, Anthropic, SendGrid) trattano dati negli Stati Uniti. Per questi trasferimenti ci basiamo su:

  • Clausole contrattuali standard (SCC) approvate dalla Commissione europea
  • Decisioni di adeguatezza ove applicabili (ad es. EU–US Data Privacy Framework)
  • Ulteriori misure tecniche e organizzative

8. I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR hai i seguenti diritti:

  • Accesso — ottenere una copia dei tuoi dati personali
  • Rettifica — far correggere dati inesatti
  • Cancellazione ("diritto all'oblio")
  • Limitazione del trattamento
  • Portabilità dei dati — ricevere i tuoi dati in un formato strutturato
  • Opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse
  • Revoca del consenso in qualsiasi momento

Invia la tua richiesta a info@fades-management.com. Rispondiamo entro 30 giorni.

Hai inoltre il diritto di presentare reclamo all'autorità di controllo bulgara, la Commissione per la protezione dei dati personali (CPDP):

  • 2 Prof. Tsvetan Lazarov Blvd., 1592 Sofia, Bulgaria
  • www.cpdp.bg

Se risiedi in un altro Stato membro dell'UE, puoi presentare reclamo anche all'autorità di controllo del tuo paese.

9. Cookie

Utilizziamo cookie tecnici (essenziali) e, dopo il tuo consenso, cookie analitici. Consulta la nostra Informativa sui cookie per l'elenco completo e per sapere come gestire le tue preferenze.

10. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i tuoi dati:

  • Crittografia TLS per tutte le connessioni (HTTPS)
  • Crittografia a riposo per database e backup
  • Controllo degli accessi basato sui ruoli e autenticazione a due fattori per il personale
  • Audit di sicurezza e aggiornamenti regolari
  • Procedura di gestione degli incidenti per le violazioni dei dati (notifica alla CPDP entro 72 ore)

11. Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa sulla privacy in qualsiasi momento. La versione più recente è sempre disponibile in questa pagina. In caso di modifiche significative ti avviseremo via e-mail.

  • Versione: 1.2
  • Ultimo aggiornamento: 29 settembre 2026

12. Contatti

Hai domande su questa informativa sulla privacy? Contattaci tramite:

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