Je bestaande gegevens importeren

Bijgewerkt op 2026-10-01

Beheer → Importeren

Kom je van een ander systeem? Op de pagina Importeer je bestaande data kies je hoe je je bestaande reservaties naar BedFlow haalt, zodat je kalender meteen klopt. Je mag verschillende manieren combineren. De overstap naar BedFlow is gratis.

Welke manier past bij jou?

Kom je van Cubilis (Lighthouse)? Dan bezorg je ons een export en lezen wij die in. Zie Migreren vanaf Cubilis.

iCal-feeds van OTAs

De snelste manier, zonder wachtwoorden of API-sleutels. Je plakt de iCal-link van je kalender bij Airbnb, Booking.com of Vrbo, en BedFlow haalt de reservaties en blokkades binnen. Daarna houdt BedFlow ze regelmatig bij.

Waar vind je de iCal-link?

• Airbnb: Listing → Calendar → Availability → Sync calendars → Export calendar.
• Booking.com: Extranet → Calendar & Pricing → Sync your calendars → Get iCal link.
• Vrbo: Listing dashboard → Reservation manager → Calendar → Import/Export.

De feeds beheer je onder Beheer → Website → iCal feeds, met Nieuwe iCal feed. Per feed kies je de kamer en de richting. Zie iCal feeds.

Via iCal komen alleen data en een naam mee, geen prijzen of gastgegevens. Wil je je kanaal volledig koppelen, met prijzen en beschikbaarheid in beide richtingen, gebruik dan een kanaalkoppeling. Zie Booking.com koppelen.

CSV / Excel import

Voor wie een export kan maken uit zijn vorige systeem.

1. Exporteer je reservaties uit je oude systeem als CSV of Excel.
2. Klik op de tegel op Upload CSV / Excel. Je ziet voor welk pand je importeert.
3. Kies je bestand (CSV met komma of puntkomma, of Excel; maximaal 10 MB) en klik op Upload & preview.
4. BedFlow herkent zelf de kolommen: aankomst, vertrek, gastnaam, e-mail, telefoon, kamer, volwassenen, kinderen, totaalprijs en kanaal. Op de previewpagina zie je hoeveel rijen klaar zijn voor import, hoeveel er fouten bevatten (die worden overgeslagen) en welke kolom waar terechtkomt.
5. Klopt het, klik dan op … reserveringen importeren.

Geïmporteerde reservaties krijgen de status In afwachting. Zo kan je ze eerst nakijken onder Dagelijks → Boekingen voor je ze bevestigt. Bij het importeren zelf vertrekt er geen mail naar je gasten.

Tip: een Excel-bestand dat je eerst opslaat als CSV, geeft meestal het beste resultaat.

MyTourist API import

Gebruik je nu MyTourist, dan zet je je gegevens over via de officiële MyTourist-API, met enkel leesrechten. De volledige uitleg staat in Migreren van MyTourist.

Hostaway-migratie

Een wizard haalt eenmalig je woningen, reservaties en kalender uit Hostaway. Daarna werk je volledig in BedFlow: er is geen synchronisatie terug naar Hostaway. Zie Migreren vanaf Hostaway.

Liever dat wij het doen?

Onderaan de pagina staat Boek migratie-call (gratis). In een gesprek van 30 minuten zetten we samen je kamers op, importeren we je bestaande boekingen en koppelen we Booking.com of Airbnb.

Geïmporteerde boekingen zonder factuur

Een boeking die je importeert, heeft nog geen proforma. Heb je er een nodig (bv. om een betaallink te sturen), kies dan op de boeking Proforma aanmaken. Betaalt de gast daarna online, dan wordt de betaling op die proforma geboekt. Zie Facturatie & proforma's.

Veelgestelde vragen

Kan ik verschillende manieren combineren? Ja. Je kan bv. je historiek uit een CSV halen en je Airbnb-kalender via iCal laten meelopen tot je Airbnb volledig koppelt.

Wie mag importeren? Iedereen met het recht Instellingen & koppelingen. Zie Extra gebruikers en rechten.

In welke volgorde stap ik over? Haal eerst je bestaande reservaties binnen, en schakel pas daarna je kanalen om naar BedFlow. Zo valt er geen boeking tussen wal en schip. Zie Het stappenplan.