Inchecken, uitchecken en afrekenen
Bijgewerkt op 2026-10-01
Inchecken en uitchecken doe je op Dagelijks → Beschikbaarheid, in de weergave Tijdlijn, op de tegels van Vandaag onder het rooster. Hoe die tegels eruitzien, lees je in Het kameroverzicht.
Inchecken
Klik op de groene knop Inchecken op de aankomsttegel (of op de onderste helft van een wisseltegel). De knop staat ook bij een gast die op een eerdere dag moest aankomen en nog niet ingecheckt is (rode chip "aankomst was dd/mm").
Wat er dan gebeurt:
- BedFlow noteert het uur van inchecken. Op de boeking staat de gast vanaf dan als "Ingecheckt".
- Heb je slimme sloten gekoppeld, dan krijgt de gast toegang tot zijn kamer. De deurknoppen en pincode op zijn gastenpagina werken pas vanaf dit moment. Zie Slimme sloten.
- Heb je WhatsApp gekoppeld, dan krijgt de gast het welkomstbericht Welkom aan de balie met de link naar zijn gastenpagina (en de knop om de ingang te openen als je sloten hebt). Staan er gasten per kamer met een eigen nummer, dan krijgen zij het ook. Laat je dat sjabloon leeg, dan krijgt de gast hetzelfde bericht als Welkom op de aankomstdag. Beide pas je aan op Beheer → Berichten → Berichtsjablonen, zie WhatsApp-sjablonen.
- Bij inchecken vertrekt er geen e-mail.
Je kan ook inchecken vanuit het WhatsApp-venster: de snelknop Welkom checkt de gast in en stuurt meteen het welkomstbericht.
Meerdere kamers in één boeking
Bij een boeking van meerdere kamers opent het venster Kamers inchecken. Alle kamers zijn aangevinkt; vink uit wie nog niet aangekomen is en klik op Inchecken. Op de tegel staat daarna bv. "1/3 ingecheckt" tot de laatste kamer binnen is. Het welkomstbericht vertrekt bij de eerste kamer; de volgende kamers krijgen enkel toegang tot hun slot.
De gast heeft geen WhatsApp
Kan het welkomstbericht niet bezorgd worden omdat het nummer geen WhatsApp heeft, dan opent meteen het venster Geen WhatsApp. De gast is wel ingecheckt. Vraag hem naar een ander nummer (vaak een privé-gsm met WhatsApp), vul het in bij Ander WhatsApp-nummer, met landcode (bv. +32), en klik op Opnieuw versturen. Het nieuwe nummer wordt op de boeking bewaard. Met Overslaan sluit je het venster.
Er is geen gsm-nummer bekend
Booking.com geeft sinds 28 september 2026 het gsm-nummer van de gast niet meer door. Kan BedFlow het welkomstbericht ook niet via de chat van het kanaal sturen, dan opent het venster Geen gsm-nummer. Je vindt het nummer in het extranet van Booking.com bij de reservatie, onder "Telefoonnummer tonen". Vul het in bij Gsm-nummer van de gast en klik op Bewaren en versturen. Het nummer wordt bij de klant bewaard.
Meer over gasten zonder gsm-nummer: WhatsApp via TextMeFlow.
Een aankomstuur buiten je gewone uren
Vraagt een gast een aankomstuur binnen je gewone check-in-uren, dan bevestigt BedFlow het automatisch. Valt het erbuiten, dan staat op de aankomsttegel check-in HH:MM aangevraagd. Beslissen doe je:
- in Telegram, met de knoppen Goedkeuren of Weigeren in het bericht "Check-in verzoek";
- of op de boeking: Boeking bewerken → sectie Aankomst-verzoek → Status verzoek op Goedgekeurd of Geweigerd.
De tegel toont daarna "goedgekeurd" of "geweigerd". Meer in Het gastportaal.
Uitchecken en afrekenen
Klik op de oranje knop Uitchecken op de vertrektegel (of op de bovenste helft van een wisseltegel). Het venster Uitchecken bundelt de betaling, de factuur en de mail in één stap.
Wat je ziet
- De factuurlijnen, Totaal incl. btw, Reeds betaald en Openstaand (rood zolang er iets openstaat).
- Andere onbetaalde boekingen van deze klant: staat er van dezelfde klant (of hetzelfde e-mailadres) nog een andere onbetaalde boeking, dan zie je die hier met een vinkje. De vinkjes staan standaard uit: vink enkel aan wat de klant nu mee betaalt. Totaal te innen telt het samen tot één betaling.
De vinkjes
| Vinkje | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Openstaand bedrag registreren als betaald | Aan als er iets openstaat | Registreert een betaling voor het openstaande bedrag, met de betaalmethode die je kiest. |
| Proforma omzetten naar definitieve factuur | Aan als de factuur nog niet definitief is | Geeft de proforma een definitief factuurnummer. |
| Factuur mailen naar gast ({e-mail}) | Aan als er een e-mailadres is | Stuurt de factuur naar de gast. Zonder e-mailadres staat er "(geen email)"; klik dan op de gastnaam op de tegel om een e-mailadres in te vullen. |
Betaalt een klant per overschrijving op factuur (postpaid, in te stellen op de klantenfiche), dan staat "registreren als betaald" standaard uit en zie je een blauwe herinnering: registreer de betaling pas als het geld binnen is.
De betaalmethode
Standaard staat Overschrijving geselecteerd. De keuzes:
| Betaalmethode | Wanneer |
|---|---|
| Bancontact (QR — gast scant) | Enkel als je Bancontact ingesteld hebt. De knop wordt QR genereren: de gast scant en betaalt. Klik daarna nog eens op Uitchecken om de factuur definitief te maken en te mailen. |
| Kaart bij {kanaal} (automatisch innen) | Enkel bij een boeking via een kanaal en als je eigen Stripe-account gekoppeld is. Zie hieronder. |
| Overschrijving, Cash, Bancontact (al betaald), Kredietkaart, Stripe, Andere | Je registreert een betaling die al gebeurd is. |
Klik op Bevestig uitchecken. BedFlow:
- zet openstaande kassarekeningen (bar, kassa) op de factuur;
- registreert de betaling;
- maakt de factuur definitief;
- zet de boeking (en alle kamers op dezelfde factuur) op uitgecheckt;
- rekent de andere aangevinkte boekingen af;
- mailt de factuur.
Je krijgt de melding "Uitgecheckt" met wat er gebeurd is. Lukte een stap niet, dan staat er "Uitgecheckt met fouten" met de uitleg.
Het saldo innen op de kaart van het kanaal
Vertrekt een gast van Booking.com (of een ander kanaal) zonder te betalen, dan kan je het openstaande bedrag innen op de kaart die hij bij het kanaal achterliet. Kies Kaart bij {kanaal} (automatisch innen); de knop wordt €… innen + uitchecken.
- Het kaartnummer passeert nooit langs BedFlow; de betaling loopt via je eigen Stripe-account.
- Lukt het innen, dan registreert BedFlow de betaling en rondt het uitchecken af.
- Lukt het niet (kaart geweigerd, de bank van de gast vraagt een bevestiging, of het kanaal gaf geen bruikbare kaart door), dan zie je de reden en wordt er niet uitgecheckt. Kies dan een andere betaalmethode of stuur de gast een betaallink.
Om kaarten van kanalen te kunnen innen, moet je Stripe-account eenmalig verbonden zijn met de channel manager. Vraag het via Instellingen → Support. Zie ook Stripe instellen.
Vroeger uitchecken of uitchecken vanuit de boeking
Op de tegel In huis staat geen uitcheckknop. Vertrekt een gast vroeger, open dan de boeking (Boeking bewerken) en klik bovenaan op Uitchecken. Dat venster werkt hetzelfde, met de vinkjes Definitief factuurnummer toekennen aan proforma factuur, Openstaand bedrag als betaald registreren en Verstuur factuur per e-mail naar …, en in de keuzelijst ook Uitbetaling OTA (Booking.com, …).
Een betaling registreren zonder uit te checken
Betaalt een gast tussendoor (een voorschot per overschrijving, een deel cash), klik dan op een tegel op de biljettenknop naast het openstaande bedrag (Betaling registreren (bedrag + methode)):
- Bedrag (€): staat al op het openstaande bedrag.
- Betaalwijze: Overschrijving, Bancontact, Stripe, Creditcard, Cash, Voucher, Uitbetaling OTA (Booking.com, …) of Andere. Kies Uitbetaling OTA voor geld dat een kanaal je uitbetaalt.
- Betaaldatum (standaard vandaag) en Omschrijving (optioneel).
Klik op Registreren. Registreer je de betaling vóór de vertrekdag, dan krijgt de gast een betaalbevestiging; op of na de vertrekdag stuurt BedFlow die niet meer. De factuur blijft een proforma tot je uitcheckt.
Met het Bancontact-logo naast het bedrag toon je een QR-code die de gast met zijn bank-app scant. Het venster meldt "Betaling ontvangen!" zodra het geld binnen is. Zie ook Automatische betaalbevestiging.
Wellness vandaag afrekenen
Op de tegel Wellness vandaag staat bij een sessie met een openstaand bedrag:
- het Bancontact-logo: de gast betaalt meteen met een QR-code;
- de biljettenknop: registreer een betaling (standaard Bancontact; ook overschrijving, cash, voucher …);
- + Extra (badjas, cava, …): kies een Product en een Aantal en klik op Toevoegen. Het komt op de wellness-proforma.
Meer in Wellness-boekingen.
Wat BedFlow 's nachts zelf afrondt
Automatisch uitchecken. Elke nacht om 04:45 zet BedFlow boekingen waarvan de vertrekdag voorbij is (tot 7 dagen terug) en die nog op bevestigd of ingecheckt staan, op uitgecheckt. Er wordt daarbij geen betaling geregistreerd, geen factuur definitief gemaakt en niets gemaild. Wil je dit niet voor je pand, vraag het dan via Instellingen → Support.
Automatisch definitief maken. Elke dag om 18:00 maakt BedFlow de proforma's definitief van gasten die gisteren of vandaag vertrokken, als die volledig betaald zijn en er geen open kassarekening meer is. Die boekingen komen ook op uitgecheckt. Hierbij vertrekt geen mail.
Veelgestelde vragen
Ik zie geen knop Inchecken. De tegels van vandaag staan enkel in de weergave Tijdlijn. Een pand met één of twee kamers opent standaard in Maand: schakel linksboven naar Tijdlijn.
De gast betaalde al aan Booking.com. Dan staat in het boekingsvenster Betaald via Booking.com. Het geld komt later van Booking.com; registreer die uitbetaling met de betaalwijze Uitbetaling OTA (Booking.com, …). Zie Betaalafhandeling per kanaal.
De factuur werd niet gemaild. Er stond geen e-mailadres bij de klant, of de factuur kon niet definitief gemaakt worden. Vul het e-mailadres aan en verstuur de factuur vanuit Dagelijks → Facturen. Zie Facturatie.
Kan ik twee boekingen van dezelfde klant samen afrekenen? Ja. Vink in het uitcheckvenster de andere boeking aan onder Andere onbetaalde boekingen van deze klant. Met Bancontact-QR int je wel enkel de huidige boeking.