Boekingen wijzigen, verplaatsen en afdrukken

Bijgewerkt op 2026-10-01

Al je boekingen staan op Dagelijks → Boekingen, tab Boekingen. Heeft je pand wellness, dan staat daarnaast de tab Wellness boekingen (zie Wellness-boekingen).

De boekingenlijst

• De lijst staat gesorteerd op aankomstdatum, de nieuwste eerst.
• De kolom Bron toont Direct (je eigen site, telefonisch of door jou ingevoerd) of Channex (via een kanaal zoals Booking.com).
• In het zoekveld zoek je op het boekingsnummer of op de klant: naam, e-mail of telefoonnummer.
• Met de filterknop filter je o.a. op klant, kamer of status. Een combinatie van filters die je vaak gebruikt, bewaar je als weergave.
• Rechtsboven: Nieuwe boeking (zie Handmatige boeking) en Lijst afdrukken.

Per boeking open je met de drie puntjes een menu met o.a. Bekijken, Bewerken, E-mail versturen en Verplaats naar kamer.

Een lijst afdrukken

• Lijst afdrukken opent in een nieuw tabblad een afdrukbare lijst van alle niet-geannuleerde boekingen van je pand, met Kamer, Gast, Aankomst, Vertrek en Status, gesorteerd op aankomst. Het afdrukvenster opent vanzelf. Je filters en zoekterm neemt de lijst niet over.
• Wil je enkel bepaalde boekingen, vink ze dan aan in de lijst en kies de bulkactie Geselecteerde afdrukken. Dan komen precies die boekingen op papier, ook geannuleerde.

Een boeking bekijken

Klik op een boeking of kies Bekijken. De detailpagina toont onder meer:

• Overzicht: status, bron, kanaal, aankomst, vertrek, nachten en totaalprijs;
• Gast-opmerkingen en de Interne notitie;
• Aankomst-verzoek: een aankomstuur dat de gast vroeg, met de status;
• Gast: naam, klant, Facturatie aan, e-mail, telefoon, land en taal;
• Gastenregistratie (verblijfsregister), als je die gebruikt;
• Verblijf en per kamer de bezetting, het tarief en de tariefoptie;
• Financieel: totaal, reeds betaald, openstaand en voorschot.

Een boeking bewerken

Klik op Bewerken (of in het kameroverzicht op Boeking bewerken). Je past er o.a. aan:

• Status;
• Gast-opmerkingen en Interne notitie (zie hieronder);
• Aankomst-verzoek: het gevraagde uur en de Status verzoek (In afwachting, Goedgekeurd, Geweigerd);
• Gast: gastnaam, een apart WhatsApp-nummer, land en taal van de berichten;
• Facturatie aan: naar wie de factuur gaat (zie Handmatige boeking → Naar wie wordt gefactureerd?);
• Verblijf: aantal gasten, bedvoorkeur, roken;
• Financieel: o.a. Betaling niet verplicht (sla de betaaldeadline over, bv. voor een vaste zakelijke klant).

Klik op Wijzigingen opslaan.

Aankomst en Vertrek kan je hier niet rechtstreeks aanpassen. Daarvoor dient de knop Verleng / wijzig datums.

Interne notitie

Een notitie voor jou en je team, bv. "komt laat, sleutel in de brievenbus" of "allergisch aan noten". De gast krijgt ze nooit te zien. Ze staat als geel regeltje op de tegels van vandaag in het kameroverzicht en in de house-manager digest.

De datums wijzigen of het verblijf verlengen

1. Open de boeking met Bewerken.
2. Klik bovenaan op Verleng / wijzig datums.
3. Kies in het venster Datums wijzigen / verlengen de nieuwe Aankomst en Vertrek.
4. Onder Prijsvergelijking zie je de huidige prijs en de nieuwe prijs (inclusief een eventuele verblijfsduurkorting, zonder toeristenbelasting).
5. Laat Nieuwe prijs toepassen aan om de factuur te herberekenen, of zet het uit om de factuur te laten zoals ze is.
6. Klik op Doorvoeren.

BedFlow controleert of de kamer vrij is. Staat er een andere boeking of een blokkade in de weg, dan krijg je "Wijziging geweigerd" met wat er in de weg staat.

Een boeking van Booking.com of een ander kanaal laat je bij voorkeur wijzigen via dat kanaal; de wijziging komt dan vanzelf in BedFlow binnen.

In het kameroverzicht kan je de datums van een rechtstreekse boeking ook wijzigen door de rand van de balk te slepen. In het venster Booking aanpassen kies je dan Pas nieuwe prijs toe (€…) of Behoud oude prijs (€…).

Naar een andere kamer verplaatsen

Is een kamer niet klaar, of wil je een gast upgraden? Er zijn vier manieren.

Bij een boeking van een kanaal blijft de reservatie bij het kanaal op de oorspronkelijke kamer staan. De oude kamer komt op het kanaal weer vrij: blokkeer ze apart als ze nog niet gepoetst is.

Eén mail (opnieuw) versturen

Wil je de gast een automatische mail sturen of opnieuw sturen, bv. de bevestiging zodra je zijn e-mailadres hebt? Kies E-mail versturen (in de lijst, of bovenaan bij bekijken of bewerken).

• Template: een van de automatische mails van je pand, met erbij wanneer die normaal vertrekt.
• Naar: staat al op het e-mailadres van de boeking; je mag het aanpassen zonder dat de boeking verandert.
• Taal van de gast staat erbij ter info.

Klik op Nu versturen. De mail vertrekt meteen en verschijnt in de communicatielog. Een betaalherinnering voor een boeking die al betaald is, stuurt BedFlow niet. Deze actie verschijnt enkel als je pand actieve automatische berichten heeft (zie Gasten-reis overzicht).

Een proforma aanmaken

Heeft een boeking nog geen factuur (bv. na het overzetten van boekingen uit een ander systeem), dan staat bovenaan de knop Proforma aanmaken. BedFlow maakt een proforma met het volgende nummer van je pand. Voor meerdere boekingen tegelijk: vink ze aan in de lijst en kies de bulkactie Proforma's aanmaken. Boekingen die al een factuur hebben en geannuleerde boekingen worden overgeslagen.

Een boeking annuleren

• In het kameroverzicht: klik op de boeking en kies Boeking volledig annuleren → Ja, annuleer. De boeking en de factuur komen op geannuleerd, de datums komen vrij (ook op je kanalen) en de gast krijgt een annulatiemail, plus een WhatsApp als je WhatsApp gekoppeld hebt.
• Bij bewerken: zet de Status op Geannuleerd en klik op Wijzigingen opslaan. De datums komen vrij, maar er vertrekt geen annulatiemail naar de gast.

Een boeking van Booking.com of een ander kanaal annuleer je via dat kanaal; de annulering komt vanzelf in BedFlow binnen.

Veelgestelde vragen

Waar vind ik de betaallink voor een gast? Vraagt de boeking een betaling, dan staat de betaallink in de bevestigingsmail. Stuur die opnieuw met E-mail versturen. De gast kan ook betalen via zijn gastenpagina.

Kan ik een boeking verplaatsen die uit meerdere kamers bestaat? Ja, met Kamer wijzigen bij bewerken: je kiest eerst welke kamer van de boeking verhuist. Slepen en Verplaats naar kamer werken enkel voor boekingen met één kamer.

Gerelateerd

• Het kameroverzicht
• Inchecken, uitchecken en afrekenen
• Handmatige boeking