Настаняване, напускане и разплащане
Обновено на 2026-10-01
Настаняването и напускането правите в Ежедневно → Наличност, в изгледа Времева линия, в плочките за Днес под графика. Как изглеждат тези плочки, ще прочетете в Прегледът на стаите.
Настаняване
Кликнете върху зеления бутон Настаняване на плочката за пристигане (или на долната половина на плочка за смяна). Бутонът е и при гост, който е трябвало да пристигне в по-ранен ден и още не е настанен (червен етикет „пристигането беше дд/мм").
Какво се случва тогава:
- BedFlow записва часа на настаняване. Оттогава в резервацията гостът е „Настанен".
- Ако сте свързали смарт ключалки, гостът получава достъп до стаята си. Бутоните за вратата и PIN кодът на страницата му за гости работят едва от този момент. Вижте Смарт ключалки.
- Ако сте свързали WhatsApp, гостът получава приветственото съобщение Добре дошли на рецепцията с линка към своята страница за гости (и бутона за отваряне на входа, ако имате ключалки). Ако има гости по стаи със собствен номер, те също го получават. Ако оставите този шаблон празен, гостът получава същото съобщение като Добре дошли в деня на пристигане. И двете променяте в Управление → Съобщения → Шаблони за съобщения, вижте Шаблони за WhatsApp.
- При настаняване не се изпраща имейл.
Можете да настаните госта и от прозореца за WhatsApp: бързият бутон Добре дошли настанява госта и веднага изпраща приветственото съобщение.
Няколко стаи в една резервация
При резервация за няколко стаи се отваря прозорецът Настаняване на стаи. Всички стаи са отметнати; махнете отметката за тези, които още не са пристигнали, и кликнете върху Настаняване. След това на плочката пише напр. „1/3 настанени", докато не пристигне последната стая. Приветственото съобщение се изпраща при първата стая; следващите стаи получават само достъп до ключалката си.
Гостът няма WhatsApp
Ако приветственото съобщение не може да бъде доставено, защото номерът няма WhatsApp, веднага се отваря прозорецът Няма WhatsApp. Гостът все пак е настанен. Попитайте го за друг номер (често личен мобилен с WhatsApp), въведете го в Друг WhatsApp номер с кода на държавата (напр. +32) и кликнете върху Изпращане отново. Новият номер се запазва в резервацията. С Пропускане затваряте прозореца.
Няма известен мобилен номер
От 28 септември 2026 г. Booking.com вече не предава мобилния номер на госта. Ако BedFlow не може да изпрати приветственото съобщение и през чата на канала, се отваря прозорецът Няма мобилен номер. Номера ще намерите в екстранета на Booking.com при резервацията, под „Показване на телефонния номер". Въведете го в Мобилен номер на госта и кликнете върху Запазване и изпращане. Номерът се запазва при клиента.
Повече за гости без мобилен номер: WhatsApp чрез TextMeFlow.
Час на пристигане извън обичайните ви часове
Ако гост поиска час на пристигане в рамките на обичайните ви часове за настаняване, BedFlow го потвърждава автоматично. Ако е извън тях, на плочката за пристигане пише check-in ЧЧ:ММ поискан. Решението взимате:
- в Telegram, с бутоните Одобряване или Отказ в съобщението „Заявка за настаняване";
- или в резервацията: Редактиране на резервацията → секция Заявка за пристигане → Статус на заявката на Одобрена или Отказана.
След това плочката показва „одобрен" или „отказан". Повече в Порталът за гости.
Напускане и разплащане
Кликнете върху оранжевия бутон Напускане на плочката за заминаване (или на горната половина на плочка за смяна). Прозорецът Напускане обединява плащането, фактурата и имейла в една стъпка.
Какво виждате
- Редовете от фактурата, Общо с ДДС, Вече платено и Неплатено (в червено, докато има неплатена сума).
- Други неплатени резервации на този клиент: ако същият клиент (или същият имейл адрес) има друга неплатена резервация, виждате я тук с отметка. Отметките са изключени по подразбиране: отметнете само това, което клиентът плаща сега. Общо за събиране ги сумира в едно плащане.
Отметките
| Отметка | По подразбиране | Какво прави |
|---|---|---|
| Регистриране на неплатената сума като платена | Включена, ако има неплатена сума | Регистрира плащане за неплатената сума с избрания от вас начин на плащане. |
| Превръщане на проформата в окончателна фактура | Включена, ако фактурата още не е окончателна | Дава на проформата окончателен номер на фактура. |
| Изпращане на фактурата на госта ({имейл}) | Включена, ако има имейл адрес | Изпраща фактурата на госта. Без имейл адрес пише „(няма имейл)"; тогава кликнете върху името на госта в плочката, за да въведете имейл адрес. |
Ако клиентът плаща по банков път по фактура (отложено плащане, което се задава в картона на клиента), „регистриране като платена" е изключено по подразбиране и виждате синьо напомняне: регистрирайте плащането едва когато парите постъпят.
Начинът на плащане
По подразбиране е избрано Банков превод. Възможностите:
| Начин на плащане | Кога |
|---|---|
| Bancontact (QR — гостът сканира) | Само ако сте настроили Bancontact. Бутонът става Генериране на QR код: гостът сканира и плаща. След това кликнете още веднъж върху Напускане, за да финализирате фактурата и да я изпратите по имейл. |
| Карта при {канал} (автоматично събиране) | Само при резервация през канал и ако собственият ви Stripe акаунт е свързан. Вижте по-долу. |
| Банков превод, В брой, Bancontact (вече платено), Кредитна карта, Stripe, Друго | Регистрирате плащане, което вече е извършено. |
Кликнете върху Потвърждаване на напускането. BedFlow:
- прехвърля неплатените сметки от касата (бар, каса) във фактурата;
- регистрира плащането;
- финализира фактурата;
- поставя резервацията (и всички стаи в същата фактура) в статус напуснал;
- урежда другите отметнати резервации;
- изпраща фактурата по имейл.
Получавате съобщението „Напуснал" с това, което е направено. Ако някоя стъпка не е успяла, пише „Напуснал с грешки" с обяснение.
Събиране на остатъка от картата при канала
Ако гост от Booking.com (или друг канал) замине, без да плати, можете да съберете неплатената сума от картата, която е оставил при канала. Изберете Карта при {канал} (автоматично събиране); бутонът става Събиране на …€ + напускане.
- Номерът на картата никога не минава през BedFlow; плащането минава през собствения ви Stripe акаунт.
- Ако събирането успее, BedFlow регистрира плащането и приключва напускането.
- Ако не успее (картата е отказана, банката на госта изисква потвърждение или каналът не е предал използваема карта), виждате причината и напускане не се извършва. Тогава изберете друг начин на плащане или изпратете на госта линк за плащане.
За да можете да събирате плащания от картите от каналите, Stripe акаунтът ви трябва еднократно да бъде свързан с channel manager-а. Поискайте това чрез Настройки → Поддръжка. Вижте също Настройване на Stripe.
По-ранно напускане или напускане от резервацията
На плочката В обекта няма бутон за напускане. Ако гост замине по-рано, отворете резервацията (Редактиране на резервацията) и кликнете горе върху Напускане. Този прозорец работи по същия начин, с отметките Задаване на окончателен номер на проформата, Регистриране на неплатената сума като платена и Изпращане на фактурата по имейл до …, а в падащия списък има и Изплащане от OTA (Booking.com, …).
Регистриране на плащане без напускане
Ако гост плати междувременно (капаро по банков път, част в брой), кликнете в плочката върху бутона с банкноти до неплатената сума (Регистриране на плащане (сума + начин)):
- Сума (€): вече е попълнена с неплатената сума.
- Начин на плащане: Банков превод, Bancontact, Stripe, Кредитна карта, В брой, Ваучер, Изплащане от OTA (Booking.com, …) или Друго. Изберете Изплащане от OTA за пари, които ви изплаща канал.
- Дата на плащане (по подразбиране днес) и Описание (по желание).
Кликнете върху Регистриране. Ако регистрирате плащането преди деня на заминаване, гостът получава потвърждение за плащането; в или след деня на заминаване BedFlow вече не го изпраща. Фактурата остава проформа, докато не извършите напускането.
С логото на Bancontact до сумата показвате QR код, който гостът сканира с банковото си приложение. Прозорецът съобщава „Плащането е получено!", щом парите постъпят. Вижте също Автоматично потвърждение на плащането.
Разплащане за wellness днес
В плочката Wellness днес при сесия с неплатена сума има:
- логото на Bancontact: гостът плаща веднага с QR код;
- бутона с банкноти: регистриране на плащане (по подразбиране Bancontact; също банков превод, в брой, ваучер …);
- + Екстра (халат, кава, …): изберете Продукт и Количество и кликнете върху Добавяне. То се добавя към wellness проформата.
Повече в Wellness резервации.
Какво BedFlow приключва сам през нощта
Автоматично напускане. Всяка нощ в 04:45 BedFlow поставя в статус напуснал резервациите, чийто ден на заминаване е минал (до 7 дни назад) и които още са потвърдени или настанени. При това не се регистрира плащане, не се финализира фактура и нищо не се изпраща по имейл. Ако не искате това за обекта си, поискайте го чрез Настройки → Поддръжка.
Автоматично финализиране. Всеки ден в 18:00 BedFlow финализира проформите на гостите, заминали вчера или днес, ако са платени изцяло и няма отворена сметка от касата. Тези резервации също стават напуснали. При това не се изпраща имейл.
Често задавани въпроси
Не виждам бутон Настаняване. Плочките за днес са само в изгледа Времева линия. Обект с една или две стаи се отваря по подразбиране в Месец: превключете горе вляво към Времева линия.
Гостът вече е платил на Booking.com. Тогава в прозореца на резервацията пише Платено чрез Booking.com. Парите идват по-късно от Booking.com; регистрирайте това изплащане с начина на плащане Изплащане от OTA (Booking.com, …). Вижте Обработка на плащанията по канали.
Фактурата не беше изпратена по имейл. При клиента нямаше имейл адрес или фактурата не можа да бъде финализирана. Добавете имейл адреса и изпратете фактурата от Ежедневно → Фактури. Вижте Фактуриране.
Мога ли да уредя заедно две резервации на един и същи клиент? Да. В прозореца за напускане отметнете другата резервация под Други неплатени резервации на този клиент. С Bancontact QR обаче събирате само текущата резервация.