Check-in, check-out e acerto de contas
Atualizado em 2026-10-01
O check-in e o check-out fazem-se em Diário → Disponibilidade, na vista Linha temporal, nos mosaicos de Hoje por baixo da grelha. O aspeto desses mosaicos é explicado em A vista geral dos quartos.
Check-in
Clique no botão verde Check-in no mosaico de chegada (ou na metade inferior de um mosaico de troca). O botão aparece também junto a um hóspede que devia ter chegado num dia anterior e ainda não fez o check-in (etiqueta vermelha "chegada era dd/mm").
O que acontece nessa altura:
- O BedFlow regista a hora do check-in. A partir daí, a reserva mostra o hóspede como "Check-in feito".
- Se tiver fechaduras inteligentes ligadas, o hóspede recebe acesso ao seu quarto. Os botões da porta e o código PIN na página do hóspede só funcionam a partir deste momento. Consulte Fechaduras inteligentes.
- Se tiver o WhatsApp ligado, o hóspede recebe a mensagem de boas-vindas Boas-vindas na receção, com a ligação para a página do hóspede (e o botão para abrir a entrada, se tiver fechaduras). Se houver hóspedes por quarto com número próprio, também eles a recebem. Se deixar esse modelo em branco, o hóspede recebe a mesma mensagem que Boas-vindas no dia de chegada. Ambos se ajustam em Gestão → Mensagens → Modelos de mensagens; consulte Modelos de WhatsApp.
- No check-in não é enviado nenhum e-mail.
Também pode fazer o check-in a partir da janela do WhatsApp: o botão rápido Boas-vindas faz o check-in do hóspede e envia de imediato a mensagem de boas-vindas.
Vários quartos numa reserva
Numa reserva de vários quartos abre-se a janela Fazer check-in dos quartos. Todos os quartos estão assinalados; desmarque quem ainda não chegou e clique em Check-in. O mosaico mostra depois, por exemplo, "1/3 com check-in" até o último quarto entrar. A mensagem de boas-vindas é enviada com o primeiro quarto; os quartos seguintes recebem apenas acesso à respetiva fechadura.
O hóspede não tem WhatsApp
Se a mensagem de boas-vindas não puder ser entregue porque o número não tem WhatsApp, abre-se de imediato a janela Sem WhatsApp. O check-in do hóspede fica, ainda assim, feito. Peça-lhe outro número (muitas vezes um telemóvel pessoal com WhatsApp), preencha-o em Outro número de WhatsApp, com o indicativo do país (por exemplo +32), e clique em Reenviar. O novo número é guardado na reserva. Com Ignorar fecha a janela.
Não há número de telemóvel conhecido
Desde 28 de setembro de 2026, a Booking.com deixou de transmitir o número de telemóvel do hóspede. Se o BedFlow também não conseguir enviar a mensagem de boas-vindas através do chat do canal, abre-se a janela Sem número de telemóvel. Encontra o número na extranet da Booking.com, na reserva, em "Mostrar número de telefone". Preencha-o em Número de telemóvel do hóspede e clique em Guardar e enviar. O número é guardado no cliente.
Mais sobre hóspedes sem número de telemóvel: WhatsApp através do TextMeFlow.
Uma hora de chegada fora do seu horário normal
Se um hóspede pedir uma hora de chegada dentro do seu horário normal de check-in, o BedFlow confirma-a automaticamente. Se ficar fora dele, o mosaico de chegada mostra check-in HH:MM pedido. A decisão é sua:
- no Telegram, com os botões Aprovar ou Recusar na mensagem "Pedido de check-in";
- ou na reserva: Editar reserva → secção Pedido de chegada → Estado do pedido em Aprovado ou Recusado.
O mosaico mostra depois "aprovado" ou "recusado". Mais em O portal do hóspede.
Check-out e acerto de contas
Clique no botão laranja Check-out no mosaico de partida (ou na metade superior de um mosaico de troca). A janela Check-out junta o pagamento, a fatura e o e-mail num único passo.
O que vê
- As linhas da fatura, o Total c/ IVA, Já pago e Em aberto (a vermelho enquanto houver algo por pagar).
- Outras reservas por pagar deste cliente: se houver, do mesmo cliente (ou do mesmo endereço de e-mail), outra reserva por pagar, vê-a aqui com uma caixa de seleção. As caixas estão desmarcadas por defeito: assinale apenas o que o cliente paga agora. Total a cobrar soma tudo num único pagamento.
As caixas de seleção
| Caixa | Por defeito | O que faz |
|---|---|---|
| Registar o montante em aberto como pago | Assinalada se houver algo em aberto | Regista um pagamento do montante em aberto, com o método de pagamento que escolher. |
| Converter a proforma em fatura definitiva | Assinalada se a fatura ainda não for definitiva | Dá à proforma um número de fatura definitivo. |
| Enviar a fatura ao hóspede por e-mail ({e-mail}) | Assinalada se houver um endereço de e-mail | Envia a fatura ao hóspede. Sem endereço de e-mail aparece "(sem e-mail)"; clique então no nome do hóspede no mosaico para preencher um endereço de e-mail. |
Se um cliente pagar por transferência contra fatura (pós-pago, configurável na ficha do cliente), "registar como pago" está desmarcado por defeito e vê um lembrete azul: registe o pagamento apenas quando o dinheiro tiver entrado.
O método de pagamento
Por defeito está selecionada a Transferência bancária. As opções:
| Método de pagamento | Quando |
|---|---|
| Bancontact (QR — o hóspede digitaliza) | Apenas se tiver o Bancontact configurado. O botão passa a Gerar QR: o hóspede digitaliza e paga. Depois, clique outra vez em Check-out para tornar a fatura definitiva e enviá-la por e-mail. |
| Cartão junto de {canal} (cobrança automática) | Apenas numa reserva feita através de um canal e se a sua própria conta Stripe estiver ligada. Ver abaixo. |
| Transferência bancária, Numerário, Bancontact (já pago), Cartão de crédito, Stripe, Outro | Regista um pagamento que já foi feito. |
Clique em Confirmar check-out. O BedFlow:
- passa para a fatura as contas de caixa em aberto (bar, caixa);
- regista o pagamento;
- torna a fatura definitiva;
- passa a reserva (e todos os quartos na mesma fatura) para check-out feito;
- acerta as outras reservas assinaladas;
- envia a fatura por e-mail.
Recebe a mensagem "Check-out feito", com o que aconteceu. Se um passo falhar, aparece "Check-out feito com erros", com a explicação.
Cobrar o saldo no cartão do canal
Se um hóspede da Booking.com (ou de outro canal) partir sem pagar, pode cobrar o montante em aberto no cartão que deixou junto do canal. Escolha Cartão junto de {canal} (cobrança automática); o botão passa a Cobrar …€ + check-out.
- O número do cartão nunca passa pelo BedFlow; o pagamento é feito através da sua própria conta Stripe.
- Se a cobrança for bem-sucedida, o BedFlow regista o pagamento e conclui o check-out.
- Se falhar (cartão recusado, o banco do hóspede pede uma confirmação, ou o canal não transmitiu um cartão utilizável), vê o motivo e o check-out não é feito. Escolha então outro método de pagamento ou envie ao hóspede uma ligação de pagamento.
Para poder cobrar cartões dos canais, a sua conta Stripe tem de ser ligada uma única vez ao channel manager. Peça-o através de Definições → Suporte. Consulte também Configurar a Stripe.
Check-out antecipado ou a partir da reserva
O mosaico Hospedado não tem botão de check-out. Se um hóspede partir mais cedo, abra a reserva (Editar reserva) e clique em Check-out no topo. Essa janela funciona da mesma forma, com as caixas Atribuir um número de fatura definitivo à fatura proforma, Registar o montante em aberto como pago e Enviar a fatura por e-mail para …, e com a opção Pagamento OTA (Booking.com, …) também na lista.
Registar um pagamento sem fazer o check-out
Se um hóspede pagar pelo meio (um depósito por transferência, uma parte em numerário), clique num mosaico no botão das notas, ao lado do montante em aberto (Registar pagamento (montante + método)):
- Montante (€): já preenchido com o montante em aberto.
- Forma de pagamento: Transferência bancária, Bancontact, Stripe, Cartão de crédito, Numerário, Voucher, Pagamento OTA (Booking.com, …) ou Outro. Escolha Pagamento OTA para o dinheiro que um canal lhe paga.
- Data de pagamento (por defeito, hoje) e Descrição (opcional).
Clique em Registar. Se registar o pagamento antes do dia de partida, o hóspede recebe uma confirmação de pagamento; no dia de partida ou depois, o BedFlow já não a envia. A fatura continua a ser uma proforma até fazer o check-out.
Com o logótipo do Bancontact ao lado do montante mostra um código QR que o hóspede digitaliza com a app do seu banco. A janela indica "Pagamento recebido!" assim que o dinheiro entra. Consulte também Confirmação automática de pagamento.
Acertar o wellness de hoje
No mosaico Wellness hoje, uma sessão com um montante em aberto mostra:
- o logótipo do Bancontact: o hóspede paga de imediato com um código QR;
- o botão das notas: registe um pagamento (por defeito Bancontact; também transferência, numerário, voucher …);
- + Extra (roupão, cava, …): escolha um Produto e uma Quantidade e clique em Adicionar. Vai para a proforma de wellness.
Mais em Reservas de wellness.
O que o BedFlow conclui sozinho durante a noite
Check-out automático. Todas as noites, às 04:45, o BedFlow passa para check-out feito as reservas cujo dia de partida já passou (até 7 dias atrás) e que ainda estão como confirmadas ou com check-in feito. Nessa altura não é registado nenhum pagamento, nenhuma fatura é tornada definitiva e nada é enviado por e-mail. Se não quiser isto para o seu alojamento, peça-o através de Definições → Suporte.
Finalização automática. Todos os dias, às 18:00, o BedFlow torna definitivas as proformas dos hóspedes que partiram ontem ou hoje, se estiverem totalmente pagas e não houver nenhuma conta de caixa em aberto. Essas reservas passam também para check-out feito. Neste caso não é enviado nenhum e-mail.
Perguntas frequentes
Não vejo o botão Check-in. Os mosaicos de hoje só aparecem na vista Linha temporal. Um alojamento com um ou dois quartos abre por defeito em Mês: mude para Linha temporal no canto superior esquerdo.
O hóspede já pagou à Booking.com. Nesse caso, a janela da reserva mostra Pago através de Booking.com. O dinheiro chega mais tarde da Booking.com; registe esse pagamento com a forma de pagamento Pagamento OTA (Booking.com, …). Consulte Tratamento de pagamentos por canal.
A fatura não foi enviada por e-mail. Não havia um endereço de e-mail no cliente, ou não foi possível tornar a fatura definitiva. Complete o endereço de e-mail e envie a fatura a partir de Diário → Faturas. Consulte Faturação.
Posso acertar em conjunto duas reservas do mesmo cliente? Sim. Na janela de check-out, assinale a outra reserva em Outras reservas por pagar deste cliente. Com o QR do Bancontact, porém, cobra apenas a reserva atual.