Meterstanden — verbruik afrekenen met de waarborg
Bijgewerkt op 2026-10-28
Instellingen → Meters
Rekent je vakantiewoning elektriciteit, water, gas of stookolie apart aan? Dan vul je bij aankomst en vertrek de tellerstand in en rekent BedFlow het verbruik af met de waarborg:
waarborg − verbruik − toeristentaks (als die nog openstaat) − andere inhoudingen = terug te storten
Meters instellen
Ga naar Instellingen → Meters en klik Meter toevoegen. Per meter:
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| Woning | De woning waar de teller hangt |
| Soort | Elektriciteit, water, gas, stookolie of verwarming. De eenheid (kWh, m³, l) vult zichzelf in |
| Eigen naam | Optioneel, bv. Elektriciteit dag en Elektriciteit nacht bij een tweevoudige teller |
| Prijs per eenheid (incl. btw) | Tot vier cijfers na de komma, bv. 0,3450 |
| Btw-tarief | Het tarief op de factuurregel, bv. 21% voor elektriciteit, 6% voor water |
| Inbegrepen per nacht | Optioneel. Bv. 10 kWh per nacht zit in de prijs; enkel wat erboven gaat, wordt aangerekend |
Het menu Meters verschijnt zodra de waarborg aanstaat (Instellingen → Waarborg).
Vast bedrag zonder meterstanden
Rekent je water of stookolie liever als vast bedrag aan, bv. € 2 per persoon per nacht? Dat staat standaard uit. Zet het aan in Instellingen → Waarborg → Verbruik als vast bedrag. Daarna kies je bij Meter toevoegen onder Afrekenen:
| Afrekenen | Berekening |
|---|---|
| Met meterstanden | Zoals hierboven (standaard) |
| Vast bedrag per persoon per nacht | Bedrag × personen × nachten. Personen = volwassenen en kinderen van die woning in de boeking, geen baby's |
| Vast bedrag per verblijf | Eén keer het bedrag per geboekte woning |
Bij een vast bedrag vul je enkel het bedrag (incl. btw) en het btw-tarief in; eenheid en inbegrepen hoeveelheid vervallen, en niemand hoeft een stand in te vullen. Het bedrag komt bij de afrekening als regel op de factuur en gaat van de waarborg af, net als het verbruik van een teller. Voorbeeld: Stookolie: 4 pers. × 3 nachten × € 2,00 = € 24,00.
Een vast bedrag mag ook op een combinatiewoning (volledig domein). Boekt een groep het volledige domein, dan tellen enkel de vaste bedragen van die combinatiewoning zelf, niet die van de huisjes eronder, zodat niemand dubbel betaalt. Zet je de schakelaar later weer uit, dan telt een vast bedrag niet meer mee.
Standen invullen
- Op de boeking: in het blok Waarborg klik je Meterstanden en vul je de stand bij aankomst en bij vertrek in. Een komma of punt mag allebei.
- In het poetsportaal: heeft een woning vandaag een vertrek of aankomst, dan ziet je poetsdienst onderaan het blok Meterstanden. Ze vult de stand in en neemt er eventueel een foto bij. Ze ziet enkel de woning en de meter, nooit de naam of gegevens van de gast. Zie Housekeeper-portaal.
Boekt een groep het volledige domein (een combinatiewoning), dan tellen de meters van alle woningen eronder.
Afrekenen
Na het vertrek staat de waarborg op Af te rekenen. Klik Afrekenen en kijk het overzicht na:
| Regel | Voorbeeld |
|---|---|
| Waarborg | € 250,00 |
| Elektriciteit: 123,456 kWh × € 0,3450 | − € 42,59 |
| Water: 2,5 m³ × € 5,2000 | − € 13,00 |
| Toeristentaks (nog niet betaald) | − € 30,00 |
| Glas douchedeur (inhouding) | − € 40,00 |
| Terug te storten | € 124,41 |
Elke regel wordt op de cent afgerond. Ontbreekt er een stand, of is de stand bij vertrek lager dan bij aankomst, dan zie je een waarschuwing. Pas na Bevestigen en terugbetalen gebeurt het volgende:
- het verbruik komt op de factuur, als regel met btw. Staat de factuur van de boeking nog open (proforma), dan komt het daarop. Is ze al definitief, dan maakt BedFlow een aparte proforma Afrekening verbruik voor dezelfde gast, die je finaliseert zoals elke andere;
- wat de waarborg dekt van verbruik en toeristentaks, komt als betaling verrekend met waarborg op die factuur;
- de toeristentaks wordt enkel afgetrokken als de factuur nog een openstaand saldo heeft, en nooit meer dan dat saldo;
- de gast krijgt de afrekening per mail, met de berekening;
- de terugbetaling start: met kaart naar dezelfde kaart, anders per overschrijving naar het IBAN van de gast.
Daarna liggen de meterstanden vast.
Overzicht per woning
In Dagelijks → Meterstanden zie je per woning en per meter alle boekingen met hun stand bij aankomst en vertrek, het verbruik en het bedrag dat met de waarborg verrekend werd. Bovenaan elke meter staan het totale verbruik en het totale bedrag over de gekozen periode, en de laatst gekende stand. Kies bovenaan een woning en een periode (standaard het vorige en het lopende jaar). Ontbreekt een stand, of ligt de vertrekstand lager dan de aankomststand, dan zie je dat meteen. Klik op een boeking om ze te openen.
De pagina staat in het menu zodra je minstens één meter met standen hebt.
Is het verbruik groter dan de waarborg?
Dan gaat er niets terug en staat het tekort als openstaand saldo op de factuur. De gast kan het betalen met de gewone betaallink, en je ziet het bij de boeking. Inhoudingen voor schade worden eerst gedekt; wat daarvan niet gedekt is, reken je zelf aan.
Veelgestelde vragen
Telt de foto van de poetsdienst mee in de berekening? Nee, de foto is een bewijs voor jezelf. De berekening gebruikt de ingevulde stand.
Kan automatisch terugstorten met meters? Ja, als alle standen ingevuld zijn en de gast met kaart betaalde. Ontbreekt er een stand, dan krijg je een melding en reken je zelf af.
Is verbruik omzet? Ja. Daarom staat het als factuurregel met btw op de factuur. De waarborg zelf is geen omzet.