Wellness-boekingen
Bijgewerkt op 2026-07-18
Als je een wellness-product hebt aangemaakt (sauna, jacuzzi, massage, …) en het is boekbaar door de gast, dan kunnen gasten een tijdslot reserveren via het gastportaal — los van of samen met hun overnachting. Dagelijks → Wellness-boekingen geeft je een overzicht van alle ingeplande sessies.
Wat zie je?
Een lijst met alle wellness-reservaties: datum, tijdslot, gast, product (welke wellness-sessie), aantal personen, status (bevestigd, pending, geannuleerd) en betaalstatus.
Hoe werkt de boeking-flow?
- Gast logt in op zijn portaal (vanuit de bevestigingsmail of via magic-link)
- Klikt Wellness reserveren
- Kiest een product (bv. "Sauna 90min")
- Kiest een datum en beschikbaar tijdslot
- Bevestigt — er wordt direct een proforma gegenereerd, en hij kan onmiddellijk via Stripe of Bancontact betalen
Wellness vandaag op het kameroverzicht
Op het kameroverzicht zie je onder de kamers de kaarten Wellness vandaag. Elke kaart toont de operator-info uit de gekoppelde proforma: tijdslot, aantal personen, het GSM-nummer van de gast (klikbaar om te bellen), het totaalbedrag met betaald-status (✓ Betaald of ⏳ open saldo) en de al bestelde extra's zoals badjassen.
Bestelt de gast ter plaatse nog iets bij — een badjas, een fles cava? Klik + Extra op de kaart, kies het product en het aantal, en het staat meteen op de wellness-proforma. Totaal en BTW worden automatisch herrekend; afrekenen gaat zoals altijd via de facturen-lijst of de betaallink.
Automatische saldo-herinnering na de sessie
Is een losse wellness-sessie (zonder kamerboeking) afgelopen en staat er nog een saldo open — bijvoorbeeld omdat je ter plaatse een fles cava of badjassen bijzette — dan stuurt BedFlow een half uur na het einde automatisch één WhatsApp naar de gast met het openstaande bedrag en een korte betaallink. Je krijgt zelf een Telegram-melding en op de wellness-tegel verschijnt 📲 met het tijdstip.
Bewust uitgesloten: wellness-gasten mét een kamerboeking — die rekenen mogelijk pas bij check-out af of blijven nog een nacht, dus die worden nooit automatisch herinnerd. 's Avonds laat versturen we niets: herinneringen vertrekken alleen tussen 9u en 21u30, een avondsessie krijgt haar berichtje de volgende ochtend.
Veelgestelde vragen
Hoe definieer ik beschikbare tijdslots? Per product kan je in Beheer → Producten de openingsuren en de duur van een sessie configureren. BedFlow genereert daaruit automatisch boekbare tijdslots.
Kunnen meerdere gasten tegelijk dezelfde sessie boeken? Standaard is een tijdslot exclusief: één gast → één slot. Per product kan je dat omzetten naar gedeeld (bv. groepssauna).
Wat als een gast last-minute annuleert? Wellness-annuleringen volgen dezelfde regels als boekingen — configureer deze via Algemene instellingen → Annulatieperiode.
Gerelateerd
- Producten beheren — een wellness-product aanmaken
- Gastportaal — hoe gasten reserveren