Prenotazioni wellness
Aggiornato il 2026-10-04
Giornaliero → Prenotazioni → scheda Prenotazioni wellness
Se la tua struttura ha un'area wellness (sauna, jacuzzi, spa privata), qui segui tutte le prenotazioni wellness: sessioni singole e sessioni con pernottamento. La scheda si trova accanto a Prenotazioni, perché una prenotazione wellness è a tutti gli effetti una prenotazione. Come creare una prenotazione normale è spiegato in Prenotazione manuale.
Le prenotazioni wellness sono incluse nel piano Starter e superiori. BedFlow attiva il modulo per ogni struttura, insieme a durata delle sessioni, orari di apertura e prezzi. Hai un'area wellness ma non vedi questa scheda? Chiedi tramite il supporto.
Come prenota un ospite?
Gli ospiti prenotano online una data e una fascia oraria. Un ospite che pernotta trova il wellness anche nell'e-mail di conferma e nella sua pagina ospiti. Se lavori con Relaxy, anche quelle richieste arrivano qui, con il badge via Relaxy. Vedi Relaxy.
Per ogni prenotazione BedFlow crea subito una proforma e l'ospite può pagare online. Una prenotazione non pagata decade automaticamente dopo breve tempo; la scheda mostra quanti minuti restano.
L'elenco
In alto scegli una scheda, ciascuna con un contatore:
| Scheda | Cosa contiene |
|---|---|
| Con riserva | Prenotazioni ancora in attesa di pagamento (predefinita) |
| Saldo aperto | Pagate in parte |
| Pagate | Pagate per intero |
| Scadute | Prenotazioni decadute e annullate |
| Tutte | Tutto insieme |
Per ogni prenotazione vedi lo stato, l'ospite (con e-mail e telefono), la data e l'ora della sessione, il numero di persone, le opzioni aggiuntive e l'importo con quanto è stato pagato o è ancora da pagare. Le più recenti sono in alto.
I pulsanti per ogni prenotazione
- Link di pagamento: apre la pagina di pagamento dell'ospite, per una prenotazione ancora in attesa di pagamento.
- Fai pagare il saldo: per una prenotazione pagata in parte. Mostra un codice QR che l'ospite scansiona con il telefono, più il link da copiare.
- Non lasciare scadere / Lascia scadere comunque: mette in pausa la scadenza automatica, ad es. per un ospite che verrà a pagare in contanti domani. Finché è in pausa, l'ospite non riceve nemmeno un promemoria automatico per il saldo.
- Annulla: la sessione sparisce dal calendario e la proforma viene impostata su Annullata (la trovi sotto Scadute). Una sessione annullata non viene mai fatturata. Se il pagamento era già stato effettuato, la richiesta di conferma ti indica quanto; il rimborso lo gestisci tu. BedFlow non invia all'ospite nessuna e-mail in proposito: sei tu a parlare con l'ospite.
- Proforma, Prenotazione (se il wellness appartiene a un soggiorno) e Ospite: portano direttamente alla pagina giusta.
Wellness di oggi nella panoramica camere
In Giornaliero → Disponibilità (Panoramica camere), nella vista Timeline, sotto le camere vengono mostrate le schede Wellness di oggi. Ogni scheda mostra l'orario, il numero di persone, il numero di cellulare dell'ospite (clicca per chiamare), il totale e se è stato pagato o quanto resta da pagare.
Aggiungere qualcosa al volo. L'ospite ordina un accappatoio o una bottiglia di cava? Clicca su + Extra (accappatoio, cava, …), scegli il Prodotto e la Quantità e clicca su Aggiungi. Viene aggiunto subito alla proforma del wellness; totale e IVA vengono ricalcolati.
Saldare direttamente dalla scheda. Se resta qualcosa da pagare, lo saldi senza uscire dalla scheda:
- con il pulsante Bancontact fai pagare subito l'ospite (se Bancontact è configurato);
- con il pulsante Registra pagamento registri un pagamento già ricevuto: compila l'Importo (€), il Metodo di pagamento (ad es. Contanti, Bonifico o Voucher), la Data di pagamento e, se vuoi, una Descrizione, e clicca su Registra.
Promemoria automatico del saldo dopo la sessione
È terminata una sessione wellness singola (senza prenotazione di camera) e resta ancora un saldo da pagare, ad esempio perché hai aggiunto al volo una bottiglia di cava o degli accappatoi? Allora BedFlow invia automaticamente un messaggio WhatsApp mezz'ora dopo la fine all'ospite, con l'importo residuo e un breve link di pagamento. Ricevi una notifica su Telegram e sulla scheda wellness vedi quando è stato inviato il promemoria.
Esclusi di proposito: gli ospiti wellness con una prenotazione di camera. Possono saldare anche solo al check-out o fermarsi un'altra notte, quindi non ricevono mai un promemoria automatico. Di sera tardi non viene inviato nulla: i promemoria partono solo tra le 9:00 e le 21:30; una sessione serale riceve il messaggio la mattina dopo.
Orario della sessione e spostamento
Il giorno e l'ora di una sessione wellness sono salvati nella proforma stessa. Per questo l'orario compare ovunque l'ospite se lo aspetta: nella conferma di prenotazione per il wellness con pernottamento ("La tua sessione wellness è prevista sabato 24 ottobre alle 14:00"), nella pagina ospiti e nella pagina wellness del tuo sito.
L'ospite vuole un altro orario? Tramite il link Cambia orario nell'e-mail (o la pagina wellness con il suo numero di prenotazione), vede prima la sua sessione attuale. Il calendario si apre sul giorno della sessione, i giorni del soggiorno sono selezionabili e l'orario attuale è evidenziato tra quelli disponibili. Se sceglie un altro orario, lo stesso appuntamento viene spostato (non ne nasce un secondo e non resta una fascia bloccata due volte), la data sulla proforma si sposta di conseguenza, l'ospite riceve un'e-mail "La tua sessione wellness è stata spostata" e tu ricevi un messaggio su Telegram con il vecchio e il nuovo orario. Una sessione si può spostare solo a un orario durante il soggiorno e finché la sessione deve ancora svolgersi.
Domande frequenti
Come imposto le fasce orarie, la durata delle sessioni e gli orari di apertura? BedFlow li imposta per te quando il modulo wellness viene attivato. Se vuoi cambiare qualcosa, chiedi tramite il supporto.
Posso inserire un regolamento o un dress code nelle e-mail agli ospiti (ad es. "niente costume da bagno")? Sì, BedFlow aggiunge quel testo per te alle informazioni sul wellness nelle tue e-mail agli ospiti, tradotto nella lingua dell'ospite. Chiedi tramite il supporto.
Dove creo un prodotto wellness? In Gestione → Prodotti, con la categoria Wellness. Vedi Gestire prodotti ed extra. Con Sconto con pernottamento applichi un prezzo più basso quando l'ospite prenota il wellness insieme a una camera.
Quante persone possono partecipare a una sessione? Per impostazione predefinita al massimo 4. Lo imposti tu in Impostazioni → Integrazioni → Esperienza dell'ospite → Wellness, campo Numero massimo di persone per sessione. È un limite rigido: il widget wellness, il motore di prenotazione, l'app, il back office e Relaxy non accettano nessuna sessione per più persone, e viene rifiutata anche l'aggiunta di una persona extra oltre quel numero. Un soggiorno con più ospiti del massimo non può prenotare il wellness insieme al soggiorno.