Fianza — cobrar, liquidar y reembolsar
Actualizado el 2026-10-27
Ajustes → Fianza
Una fianza es un importe que el huésped paga antes de su estancia y recupera después, menos un posible consumo o daños. En BedFlow está separada del precio: no es facturación, no lleva IVA, no aparece en la factura y no cuenta en el saldo de la reserva.
Una fianza no es lo mismo que el anticipo. El anticipo es una parte del precio; vea Anticipo.
Configuración
- Vaya a Ajustes → Fianza y active Pedir fianza en reservas directas.
- Vaya a Tipos de habitación, abra un alojamiento, pestaña Precios, y rellene Fianza (reembolsable), p. ej. 250 €. Vacío = sin fianza para ese alojamiento.
- En la página de la fianza, elija:
| Ajuste | Qué hace |
|---|---|
| Enviar solicitud de pago … días antes de la llegada | El huésped recibe entonces un correo con el enlace de pago. 0 = justo después de reservar. Por defecto 7 |
| Pedir número de cuenta | Después de la salida (por defecto) o En cuanto se pague la fianza. Nunca con pago con tarjeta: el dinero vuelve entonces a la misma tarjeta |
| Avisarme si el huésped no ha dado número de cuenta después de … días | Recibe un aviso (Telegram y app). El huésped ya recibió él mismo un recordatorio a los 3 días |
| Reembolsar la fianza automáticamente tras la estancia | Desactivado por defecto. Vea más abajo |
Todo se guarda por propiedad. Las reservas de Booking.com o Airbnb no reciben fianza automática: esos canales lo gestionan ellos mismos. Aun así, puede poner usted mismo una fianza en cualquier reserva con Definir fianza.
Qué ve el huésped
- En el módulo de reservas, debajo del total: Fianza (reembolsable) 250,00 €, con la explicación de que no está incluida en el total.
- En el correo de confirmación y en la página del huésped: el mismo bloque, con un botón Pagar la fianza.
- La página de pago de la fianza: pago con tarjeta (Stripe o Mollie, lo que usted tenga) o por transferencia a su cuenta con el concepto WAARBORG OV-….
La fianza en la reserva
Arriba en la reserva está el bloque Fianza con su estado:
| Estado | Significado | Qué hace usted |
|---|---|---|
| Por cobrar | Aún no pagada | Nada, la solicitud de pago sale sola. Si el dinero llegó por transferencia o en efectivo: Marcar como recibida |
| Recibida | Pagada | Nada hasta la salida |
| Por liquidar | El huésped se ha ido | Liquidar: revise el resumen, añada si hace falta una retención (daños, llave perdida) y confirme |
| Por reembolsar | Liquidada | Pagada con tarjeta: el proveedor la reembolsa. Por transferencia: vea más abajo |
| Reembolsada / Retenida | Terminado | — |
Puede liquidar a partir del día de salida. Solo después de Confirmar se devuelve el dinero y el huésped recibe la liquidación por correo.
Reembolsar
- Pagada con tarjeta (Stripe o Mollie): BedFlow reembolsa a la misma tarjeta. No hace falta número de cuenta.
- Pagada por transferencia o en efectivo: el huésped introduce él mismo su nombre e IBAN mediante un enlace seguro (BedFlow comprueba el IBAN para evitar errores de escritura). Usted ve el nombre, el IBAN, el importe y el concepto con botones para copiar, hace la transferencia en su app bancaria y pulsa Marcar como transferido. Es el mismo método que al reembolsar una reserva cancelada.
Las reservas que esperan una acción suya o del huésped están en la lista de reservas en Por reembolsar y Esperando IBAN.
Reembolsar automáticamente
Si activa Reembolsar la fianza automáticamente tras la estancia, BedFlow liquida y reembolsa por sí solo, unos días después de la salida (3 por defecto). Solo ocurre si el huésped pagó con tarjeta (Stripe o Mollie) y todas las lecturas de contadores están introducidas. ¿Quiere retener algo por daños? Entonces liquide usted mismo dentro de esos días.
Si no puede hacerse automáticamente, recibe un aviso y liquida usted mismo. Una transferencia nunca se hace automáticamente.
Preguntas frecuentes
¿Aparece la fianza en la factura? No. Una fianza no es una venta, sino dinero que usted guarda para el huésped. Una retención por daños es una indemnización: sin IVA y fuera de la factura. Consulte con su asesor contable cómo contabilizarla. El consumo (electricidad, agua, …) y la tasa turística pendiente sí van en la factura; vea Lecturas de contadores.
¿Y si el huésped cancela? Si la fianza aún no estaba pagada, se anula. Si ya estaba pagada, queda lista para liquidar y se devuelve el importe completo, salvo que retenga algo.
El huésped no introduce su número de cuenta. Recibe un recordatorio a los 3 días, y usted un aviso tras el número de días que configuró. En la reserva puede copiar el enlace y enviárselo usted mismo otra vez.
¿Puedo cambiar el importe en una sola reserva? Sí, con Definir fianza en la reserva, mientras el huésped no haya pagado.