Kaution — einziehen, abrechnen und zurückzahlen
Aktualisiert am 2026-10-27
Einstellungen → Kaution
Eine Kaution ist ein Betrag, den der Gast vor seinem Aufenthalt zahlt und danach zurückbekommt, abzüglich eventuellem Verbrauch oder Schaden. In BedFlow steht sie getrennt vom Preis: Sie ist kein Umsatz, es fällt keine MwSt. an, sie steht nicht auf der Rechnung und zählt nicht zum Saldo der Buchung.
Eine Kaution ist etwas anderes als die Anzahlung. Die Anzahlung ist ein Teil des Preises; siehe Anzahlung.
Einrichten
- Gehen Sie zu Einstellungen → Kaution und schalten Sie Kaution bei Direktbuchungen verlangen ein.
- Gehen Sie zu Zimmertypen, öffnen Sie eine Unterkunft, Reiter Preise, und tragen Sie Kaution (erstattbar) ein, z. B. 250 €. Leer = keine Kaution für diese Unterkunft.
- Wählen Sie auf der Kautionsseite:
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Zahlungsanforderung … Tage vor Anreise senden | Dann bekommt der Gast eine Mail mit dem Zahlungslink. 0 = direkt nach der Buchung. Standard 7 |
| Kontonummer anfragen | Nach der Abreise (Standard) oder Sobald die Kaution bezahlt ist. Nie bei Kartenzahlung: Dann geht das Geld auf dieselbe Karte zurück |
| Benachrichtigung, wenn der Gast nach … Tagen noch keine Kontonummer angegeben hat | Sie bekommen eine Benachrichtigung (Telegram und App). Der Gast hat nach 3 Tagen schon selbst eine Erinnerung bekommen |
| Kaution nach dem Aufenthalt automatisch zurückzahlen | Standardmäßig aus. Siehe unten |
Alles wird pro Unterkunft gespeichert. Buchungen über Booking.com oder Airbnb bekommen keine automatische Kaution: Diese Kanäle regeln das selbst. Auf jeder Buchung können Sie aber selbst eine Kaution mit Kaution festlegen setzen.
Was der Gast sieht
- Im Buchungsmodul, unter dem Gesamtbetrag: Kaution (erstattbar) 250,00 €, mit dem Hinweis, dass sie nicht im Gesamtbetrag enthalten ist.
- In der Bestätigungsmail und auf der Gästeseite: derselbe Block, mit einer Schaltfläche Kaution bezahlen.
- Die Zahlungsseite der Kaution: Zahlung per Karte (Stripe oder Mollie, je nachdem, was Sie haben) oder per Überweisung auf Ihr Konto mit dem Verwendungszweck WAARBORG OV-….
Die Kaution auf der Buchung
Oben in der Buchung steht der Block Kaution mit dem Stand:
| Stand | Bedeutung | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Einzuziehen | Noch nicht bezahlt | Nichts, die Zahlungsanforderung geht von selbst raus. Kam das Geld per Überweisung oder bar: Als erhalten markieren |
| Erhalten | Bezahlt | Nichts bis zur Abreise |
| Abzurechnen | Der Gast ist abgereist | Abrechnen: Übersicht prüfen, eventuell einen Einbehalt hinzufügen (Schaden, Schlüssel verloren) und bestätigen |
| Zurückzuzahlen | Abgerechnet | Per Karte bezahlt: Der Anbieter zahlt zurück. Per Überweisung: siehe unten |
| Zurückgezahlt / Einbehalten | Erledigt | — |
Abrechnen ist ab dem Abreisetag möglich. Erst nach Bestätigen wird die Kaution erstattet und bekommt der Gast die Abrechnung per Mail.
Zurückzahlen
- Per Karte bezahlt (Stripe oder Mollie): BedFlow zahlt auf dieselbe Karte zurück. Keine Kontonummer nötig.
- Per Überweisung oder bar bezahlt: Der Gast trägt seinen Namen und seine IBAN selbst über einen sicheren Link ein (BedFlow prüft die IBAN auf Tippfehler). Sie sehen Name, IBAN, Betrag und Verwendungszweck mit Kopierschaltflächen, überweisen in Ihrer Banking-App und klicken auf Als überwiesen markieren. Dieselbe Vorgehensweise wie beim Erstatten einer stornierten Buchung.
Die Buchungen, die auf Sie oder den Gast warten, finden Sie in der Buchungsliste unter Zu erstatten und Wartet auf IBAN.
Automatisch zurückzahlen
Schalten Sie Kaution nach dem Aufenthalt automatisch zurückzahlen ein, rechnet BedFlow selbst ab und zahlt zurück, einige Tage nach der Abreise (Standard 3). Das geschieht nur, wenn der Gast per Karte bezahlt hat (Stripe oder Mollie) und alle Zählerstände eingetragen sind. Möchten Sie etwas für Schäden einbehalten, rechnen Sie innerhalb dieser Tage selbst ab.
Geht es nicht automatisch, bekommen Sie eine Benachrichtigung und rechnen selbst ab. Eine Überweisung erfolgt nie automatisch.
Häufige Fragen
Steht die Kaution auf der Rechnung? Nein. Eine Kaution ist kein Verkauf, sondern Geld, das Sie für den Gast verwahren. Ein Einbehalt für Schäden ist Schadenersatz: ohne MwSt. und nicht auf der Rechnung. Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, wie Sie ihn verbuchen. Verbrauch (Strom, Wasser, …) und offene Touristensteuer kommen dagegen auf die Rechnung; siehe Zählerstände.
Was, wenn der Gast storniert? War die Kaution noch nicht bezahlt, entfällt sie. War sie schon bezahlt, steht sie zur Abrechnung bereit und der volle Betrag geht zurück, außer Sie behalten etwas ein.
Der Gast trägt seine Kontonummer nicht ein. Er bekommt nach 3 Tagen eine Erinnerung, Sie nach der eingestellten Anzahl Tage eine Benachrichtigung. In der Buchung können Sie den Link kopieren und ihm selbst noch einmal schicken.
Kann ich den Betrag für eine einzelne Buchung ändern? Ja, mit Kaution festlegen in der Buchung, solange der Gast noch nicht bezahlt hat.