Caution — encaisser, décompter et rembourser
Mis à jour le 2026-10-27
Paramètres → Caution
Une caution est un montant que le client paie avant son séjour et récupère après, moins une éventuelle consommation ou des dégâts. Dans BedFlow, elle est séparée du prix : ce n'est pas du chiffre d'affaires, il n'y a pas de TVA dessus, elle ne figure pas sur la facture et ne compte pas dans le solde de la réservation.
Une caution n'est pas la même chose que l'acompte. L'acompte fait partie du prix ; voir Acompte.
Configuration
- Allez dans Paramètres → Caution et activez Demander une caution pour les réservations directes.
- Allez dans Types de chambre, ouvrez un logement, onglet Prix, et remplissez Caution (remboursable), par exemple 250 €. Vide = pas de caution pour ce logement.
- Sur la page de la caution, choisissez :
| Réglage | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Envoyer la demande de paiement … jours avant l'arrivée | Le client reçoit alors un e-mail avec le lien de paiement. 0 = juste après la réservation. Par défaut 7 |
| Demander le numéro de compte | Après le départ (par défaut) ou Dès que la caution est payée. Jamais pour un paiement par carte : l'argent retourne alors sur la même carte |
| M'avertir si le client n'a pas donné de numéro de compte après … jours | Vous recevez une notification (Telegram et app). Le client a déjà reçu lui-même un rappel après 3 jours |
| Rembourser automatiquement la caution après le séjour | Désactivé par défaut. Voir plus bas |
Tout est enregistré par établissement. Les réservations via Booking.com ou Airbnb n'ont pas de caution automatique : ces canaux s'en chargent eux-mêmes. Vous pouvez toutefois mettre vous-même une caution sur n'importe quelle réservation avec Définir la caution.
Ce que voit le client
- Dans le module de réservation, sous le total : Caution (remboursable) 250,00 €, avec l'explication qu'elle n'est pas comprise dans le total.
- Dans l'e-mail de confirmation et sur la page invité : le même bloc, avec un bouton Payer la caution.
- La page de paiement de la caution : paiement par carte (Stripe ou Mollie, selon ce que vous avez) ou par virement sur votre compte avec la communication WAARBORG OV-….
La caution sur la réservation
En haut de la réservation se trouve le bloc Caution avec son statut :
| Statut | Signification | Ce que vous faites |
|---|---|---|
| À encaisser | Pas encore payée | Rien, la demande de paiement part toute seule. L'argent est arrivé par virement ou en espèces : Marquer comme reçue |
| Reçue | Payée | Rien jusqu'au départ |
| À décompter | Le client est parti | Décompter : vérifiez le récapitulatif, ajoutez si besoin une retenue (dégâts, clé perdue) et confirmez |
| À rembourser | Décomptée | Payée par carte : le prestataire rembourse. Par virement : voir ci-dessous |
| Remboursée / Retenue | Terminé | — |
Le décompte est possible dès le jour du départ. Ce n'est qu'après Confirmer que l'argent est rendu et que le client reçoit le décompte par e-mail.
Rembourser
- Payée par carte (Stripe ou Mollie) : BedFlow rembourse sur la même carte. Pas besoin de numéro de compte.
- Payée par virement ou en espèces : le client saisit lui-même son nom et son IBAN via un lien sécurisé (BedFlow vérifie l'IBAN pour éviter les fautes de frappe). Vous voyez le nom, l'IBAN, le montant et la communication avec des boutons de copie, faites le virement dans votre app bancaire et cliquez sur Marquer comme viré. C'est la même méthode que pour rembourser une réservation annulée.
Les réservations qui attendent une action de votre part ou du client se trouvent dans la liste des réservations sous À rembourser et IBAN en attente.
Rembourser automatiquement
Si vous activez Rembourser automatiquement la caution après le séjour, BedFlow décompte et rembourse lui-même, quelques jours après le départ (3 par défaut). Cela ne se fait que si le client a payé par carte (Stripe ou Mollie) et que tous les relevés des compteurs sont remplis. Vous voulez retenir quelque chose pour des dégâts ? Décomptez alors vous-même dans ce délai.
Si ce n'est pas possible automatiquement, vous recevez une notification et décomptez vous-même. Un virement ne se fait jamais automatiquement.
Questions fréquentes
La caution figure-t-elle sur la facture ? Non. Une caution n'est pas une vente, mais de l'argent que vous gardez pour le client. Une retenue pour dégâts est une indemnisation : hors TVA et pas sur la facture. Voyez avec votre comptable comment la comptabiliser. La consommation (électricité, eau, …) et la taxe de séjour encore due figurent, elles, sur la facture ; voir Relevés des compteurs.
Et si le client annule ? Si la caution n'était pas encore payée, elle tombe. Si elle était déjà payée, elle est prête à être décomptée et le montant total est rendu, sauf si vous retenez quelque chose.
Le client ne remplit pas son numéro de compte. Il reçoit un rappel après 3 jours, et vous une notification après le nombre de jours que vous avez choisi. Sur la réservation, vous pouvez copier le lien et le lui renvoyer vous-même.
Puis-je modifier le montant pour une seule réservation ? Oui, avec Définir la caution sur la réservation, tant que le client n'a pas encore payé.