Cauzione — incassare, conteggiare e rimborsare
Aggiornato il 2026-10-27
Impostazioni → Cauzione
La cauzione è un importo che l'ospite paga prima del soggiorno e riceve indietro dopo, meno eventuali consumi o danni. In BedFlow è separata dal prezzo: non è fatturato, non ha IVA, non compare in fattura e non conta nel saldo della prenotazione.
La cauzione è diversa dall'acconto. L'acconto è una parte del prezzo; vedi Acconto.
Impostazione
- Vai su Impostazioni → Cauzione e attiva Chiedere la cauzione per le prenotazioni dirette.
- Vai su Tipologie di camera, apri un alloggio, scheda Prezzi, e compila Cauzione (rimborsabile), ad es. 250 €. Vuoto = nessuna cauzione per quell'alloggio.
- Nella pagina della cauzione scegli:
| Impostazione | Cosa fa |
|---|---|
| Invia la richiesta di pagamento … giorni prima dell'arrivo | L'ospite riceve allora un'e-mail con il link di pagamento. 0 = subito dopo la prenotazione. Predefinito 7 |
| Chiedere il numero di conto | Dopo la partenza (predefinito) o Appena la cauzione è pagata. Mai per i pagamenti con carta: in quel caso il denaro torna sulla stessa carta |
| Avvisami se l'ospite non ha fornito il numero di conto dopo … giorni | Ricevi una notifica (Telegram e app). L'ospite ha già ricevuto un promemoria dopo 3 giorni |
| Rimborsare automaticamente la cauzione dopo il soggiorno | Disattivato per impostazione predefinita. Vedi sotto |
Tutto viene salvato per struttura. Le prenotazioni tramite Booking.com o Airbnb non ricevono una cauzione automatica: quei canali se ne occupano da soli. Su ogni prenotazione puoi comunque impostare tu una cauzione con Imposta cauzione.
Cosa vede l'ospite
- Nel motore di prenotazione, sotto il totale: Cauzione (rimborsabile) 250,00 €, con la spiegazione che non è compresa nel totale.
- Nell'e-mail di conferma e nella pagina ospite: lo stesso blocco, con un pulsante Pagare la cauzione.
- La pagina di pagamento della cauzione: pagamento con carta (Stripe o Mollie, quello che hai) o con bonifico sul tuo conto con la causale WAARBORG OV-….
La cauzione sulla prenotazione
In alto nella prenotazione trovi il blocco Cauzione con lo stato:
| Stato | Significato | Cosa fai |
|---|---|---|
| Da incassare | Non ancora pagata | Niente, la richiesta di pagamento parte da sola. Se il denaro è arrivato con bonifico o in contanti: Segna come ricevuta |
| Ricevuta | Pagata | Niente fino alla partenza |
| Da conteggiare | L'ospite è partito | Conteggia: controlla il riepilogo, aggiungi se serve una trattenuta (danni, chiave persa) e conferma |
| Da rimborsare | Conteggiata | Pagata con carta: il provider rimborsa. Con bonifico: vedi sotto |
| Rimborsata / Trattenuta | Fatto | — |
Il conteggio è possibile dal giorno della partenza. Solo dopo Conferma il denaro viene restituito e l'ospite riceve il conteggio per e-mail.
Rimborsare
- Pagata con carta (Stripe o Mollie): BedFlow rimborsa sulla stessa carta. Nessun numero di conto necessario.
- Pagata con bonifico o in contanti: l'ospite inserisce da sé nome e IBAN tramite un link sicuro (BedFlow controlla l'IBAN per errori di battitura). Tu vedi nome, IBAN, importo e causale con pulsanti per copiarli, fai il bonifico dalla tua app bancaria e clicchi Segna come bonificato. Lo stesso procedimento di quando rimborsi una prenotazione annullata.
Le prenotazioni che aspettano te o l'ospite si trovano nell'elenco delle prenotazioni sotto Da rimborsare e In attesa dell'IBAN.
Rimborso automatico
Se attivi Rimborsare automaticamente la cauzione dopo il soggiorno, BedFlow fa da solo il conteggio e rimborsa, alcuni giorni dopo la partenza (predefinito 3). Succede solo se l'ospite ha pagato con carta (Stripe o Mollie) e tutte le letture dei contatori sono state inserite. Vuoi trattenere qualcosa per danni? Allora fai tu il conteggio entro quei giorni.
Se non è possibile in automatico, ricevi una notifica e fai tu il conteggio. Un bonifico non avviene mai in automatico.
Domande frequenti
La cauzione compare in fattura? No. La cauzione non è una vendita, ma denaro che custodisci per l'ospite. Una trattenuta per danni è un risarcimento: fuori campo IVA e non in fattura. Chiedi al tuo commercialista come registrarla. I consumi (elettricità, acqua, …) e la tassa di soggiorno ancora dovuta vanno invece in fattura; vedi Letture dei contatori.
E se l'ospite annulla? Se la cauzione non era ancora pagata, decade. Se era già pagata, è pronta per il conteggio e viene restituito l'intero importo, a meno che tu non trattenga qualcosa.
L'ospite non inserisce il numero di conto. Riceve un promemoria dopo 3 giorni, e tu una notifica dopo il numero di giorni che hai impostato. Nella prenotazione puoi copiare il link e inviarglielo di nuovo tu.
Posso cambiare l'importo per una sola prenotazione? Sì, con Imposta cauzione nella prenotazione, finché l'ospite non ha ancora pagato.