ЕСТИ (Bulgarije, gastenregister)
Bijgewerkt op 2026-11-04
Instellingen → Integraties → Bulgarije → ЕСТИ
In Bulgarije moet elke hotelier zijn gasten registreren in een register (art. 116 Закон за туризма). Dat moet "незабавно при настаняването": meteen bij het inchecken. Voor klasse A en B is dat elektronisch, via ЕСТИ (Единна система за туристическа информация) van het Министерство на туризма.
De tegel ЕСТИ verschijnt alleen bij een pand in Bulgarije en staat standaard uit.
Wat BedFlow doet, en wat niet
BedFlow stuurt niets automatisch naar het ministerie. De automatische uitwisseling ("система–система") kan nog niet: het protocol is niet publiek. BedFlow is dus niet het wettelijke register, en de plicht om in te schrijven blijft bij jou.
| BedFlow doet | Jij doet |
|---|---|
| De gegevens vragen in het gastenformulier en bij de receptie | ЕСТИ-toegang en het UIN van je object regelen bij het ministerie |
| Per gast bijhouden wat klaar is en wat ontbreekt | Het bestand downloaden en zelf opladen in ЕСТИ |
| Je een melding sturen als er gegevens ontbreken | Wijzigingen na het opladen zelf aanpassen in ЕСТИ |
| Een Excel- of CSV-bestand maken, per dag of per periode | Nakijken of ЕСТИ het bestand aanvaardt |
Instellen
- Open de tegel ЕСТИ met Configureren en zet ЕСТИ-register inschakelen aan. Ook de Gastenregistratie gaat dan aan, want daar komen de gegevens vandaan. Zie Gastenregistratie.
- Vul het UIN / objectnummer in. Dat vind je bij je object in ЕСТИ en in het Национален туристически регистър. Elk pand heeft zijn eigen nummer.
- Vul onder Verdieping per kamer de verdieping van elke kamer in. 0 is het gelijkvloers.
- Klik Opslaan. In het menu verschijnt ЕСТИ-register.
Bij Soort verzending staat Bestand: zelf opladen in ЕСТИ. Система–система valt nog niet te kiezen.
Staat de tegel uit, dan verandert er niets aan je formulieren. Een pand buiten Bulgarije ziet er niets van.
Wat je gasten invullen
Zolang ЕСТИ aan staat, vragen het gastenformulier en de receptie-invoer deze gegevens, in de taal van de gast. Het Belgische alternatief met het rijksregisternummer verdwijnt dan, net als de geboorteplaats.
| Gegeven | Bulgaarse burger | Andere EU, EER, Zwitserland, OESO | Andere landen | Kind |
|---|---|---|---|---|
| Voornaam, achternaam | Verplicht, in het Cyrillisch | Verplicht | Verplicht | Verplicht |
| Tweede naam (презиме) | Verplicht, in het Cyrillisch | Als die er is | Als die er is | Als die er is |
| Geslacht, geboortedatum, nationaliteit | Verplicht | Verplicht | Verplicht | Verplicht |
| ЕГН of ЛНЧ | Verplicht (ЕГН) | Als die er is | Als die er is | Als die er is |
| Soort en nummer van het document | Verplicht | Verplicht | Verplicht | Als die er zijn |
| Datum van afgifte | Verplicht | Verplicht | Als die er is | Als die er is |
De groepen volgen art. 116 ал. 5 т. 1 en т. 2 van de Закон за туризма. Als soort document kiest de gast identiteitskaart, paspoort of rijbewijs. Een ЕГН of ЛНЧ wordt gecontroleerd op het controlecijfer. BedFlow vraagt ook of het verblijf een toeristisch pakket is, en bewaart geen scans van documenten.
Aan de receptie
Komt een gast niet via het gastenportaal, vul dan de registratie in vanuit de boeking met Registratie invullen. Het zijn dezelfde velden. Bij een boeking met meerdere kamers kies je hier ook de kamer van elke persoon. BedFlow gokt die niet: zonder keuze blijft de kamer als ontbrekend gegeven staan.
Het register per gast
Je ziet dit scherm met schrijfrecht op Boekingen & kalender, want het bestand bevat identiteitsnummers.
ЕСТИ-register in het menu toont per dag of per periode elke gast met zijn status:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Wacht op inchecken | De gegevens zijn er, maar de gast is nog niet ingecheckt. Hij gaat nog niet in een bestand: wie niet komt, hoort niet in het register. |
| Klaar voor een bestand | Ingecheckt en volledig. |
| Gegevens ontbreken | De kolom ernaast zegt wat. Deze gast gaat niet mee in het bestand tot het in orde is. |
| In een bestand | Zat in een gedownload bestand. Dat betekent niet dat hij gemeld is: opladen doe je zelf. |
| Aanpassen in ЕСТИ | De gegevens veranderden nadat ze in een bestand zaten. |
Het moment van inchecken is de knop Inchecken, of anders het begin van je check-intijd op de aankomstdag.
Het bestand maken en opladen
- Kies de dag of de periode in ЕСТИ-register. De periode gaat over de aankomstdatum.
- Laat Enkel gasten die nog niet in een bestand zaten aan, zodat je niemand twee keer oplaadt. Zet het uit om een bestand opnieuw te maken.
- Klik Excel downloaden of CSV downloaden.
- Kies in het webformulier van ЕСТИ Прикачи ексел файл of Прикачи CSV файл en laad het bestand op.
Het bestand is in het Bulgaars, met deze kolommen: УИН на обекта, Данни за, Гражданство, Име, Презиме, Фамилия, Пол, ЕГН/ЛНЧ, Дата на раждане, Вид документ, Номер на документ, Дата на издаване, Дата на регистрация, Дата на пристигане, Дата на отпътуване, Етаж, Стая, Средна цена на нощувка, Туристически пакет.
Kijk dit na tegen een echt sjabloon. Het officiële sjabloon van het ministerie is niet publiek. De kolommen volgen de velden van het webformulier uit de handleiding van het ministerie, aangevuld met de wet. Weigert ЕСТИ het bestand, stuur ons dan het foutbericht of een voorbeeld dat wel werkt: het formaat staat op één plek en is snel aan te passen.
Als er gegevens ontbreken
Is een gast een half uur ingecheckt en ontbreekt er iets, dan krijg je één melding in je eigen taal (Telegram of de app), met de naam van de gast en wat er ontbreekt. Dat geldt ook als de hele registratie ontbreekt. Vul het aan via Registratie invullen of laat het de gast doen: de status verandert vanzelf.
Na het opladen iets wijzigen
Verandert er iets nadat de gast in een bestand zat (de registratie, de vertrekdatum, de kamer, of de boeking wordt geannuleerd), dan staat die gast op Aanpassen in ЕСТИ. Pas het zelf aan in het webformulier en klik daarna Aangepast in ЕСТИ op die rij.
Automatische verzending
De wet voorziet een rechtstreekse uitwisseling, maar het protocol is niet publiek en het hotel moet ze per object aanvragen bij het ministerie, met een gekwalificeerde elektronische handtekening (КЕП). Tot dat er is, verloopt alles via het bestand.
Nog niet bevestigd door het ministerie
Deze punten zijn uit de wet en de handleiding niet sluitend af te leiden. BedFlow kiest de ruimste veilige lezing:
- Kinderen: ze staan in het register, zonder verplicht document. Of en vanaf welke leeftijd ze erin moeten, zegt het ministerie niet.
- "Административен идентификатор" voor andere EU-burgers: enkel verplicht voor Bulgaren.
- Gemiddelde nachtprijs: de nachtprijs van de kamer, niet per persoon.
- "Незабавно": of een bestand per dag volstaat, is niet bevestigd. Laad het op na elke reeks aankomsten als je twijfelt.