Gérer les produits et extras

Mis à jour le 2026-10-29

Gestion → Produits

Vous gérez ici tous les extras qu'un client peut ajouter à sa réservation ou que vous mettez vous-même sur une facture : petit-déjeuner, une bouteille de cava, une séance de wellness, un lit supplémentaire, le nettoyage final, les boissons de votre honesty bar.

Ajouter un nouveau produit

1. Ouvrez Gestion → Produits et cliquez sur Nouveau produit.
2. Remplissez les sections (voir le tableau ci-dessous). Au minimum un Nom, une Catégorie et un Prix TVAC.
3. Sous S'applique à ces unités/chambres, cochez les unités auxquelles le produit appartient.
4. Cliquez sur Créer.

Les champs

Exemple de calcul : Plateau de fromages en chambre à 18 €, réservable, Le client choisit la quantité et Prix par personne activés, Prix par nuit désactivé. Un groupe de 3 en choisit 2 : 2 × 3 × 18 € = 108 €.

Catégories

Supplément par personne supplémentaire (lit d'appoint)

Un produit de la catégorie Supplément avec Prix par personne est le supplément par personne supplémentaire. BedFlow le facture automatiquement pour chaque personne au-delà de 2, par chambre, à chaque réservation : via votre site web, lors d'une réservation dans l'admin et sur chaque devis. Le client ne peut pas le décocher et vous n'avez pas à l'ajouter vous-même.

• Qui compte : les adultes et les enfants prennent un lit et comptent. Les bébés dans un lit bébé ne comptent pas ; le widget a un compteur à part pour eux. Jusqu'à quel âge une personne est bébé ou enfant se règle dans Paramètres → Ma propriété → Enfants & bébés (Bébé jusqu'à l'âge de, Enfant jusqu'à l'âge de). Si chez vous un enfant compte comme adulte à partir de 6 ans, mettez Enfant jusqu'à l'âge de sur 5.
• Prix : le prix du produit, par nuit si Prix par nuit est activé. Un groupe de trois chambres de 2, 3 et 2 personnes paie pour 1 personne supplémentaire, pas pour 5.
• Où : uniquement pour les unités liées au produit.
• TVA : le supplément relève de l'hébergement et reçoit le même taux de TVA que la chambre (de votre jeu de taxes), pas le taux du produit.
• Sur la facture et l'e-mail : une ligne à part, p. ex. « Extra persoon op de kamer: 1 pers. × €40,00 × 4 nachten ». L'acompte en tient compte.
• Clients en plus ou en moins : si vous modifiez le nombre de clients d'une réservation existante (Modifier la réservation → Séjour → Nombre de clients), BedFlow adapte aussi le supplément. La différence apparaît comme solde ouvert sur la proforma ; un paiement reste tel quel. BedFlow ne modifie jamais une facture définitive : vous recevez alors une notification. Pour une réservation de plusieurs chambres, BedFlow ne choisit pas lui-même la chambre. Une réservation OTA ne reçoit pas de ligne de supplément séparée (voir Via une OTA).
• Via une OTA (Google, Booking.com, Expedia ...) : le client paie le prix du canal. Si le plan tarifaire de l'unité sur ce canal est un prix par personne, le supplément est compris dans ce prix : 3 personnes paient le prix pour 2 plus le supplément. S'il s'agit encore d'un prix par chambre, une troisième personne n'y paie rien de plus. Un enfant ne compte pas dans ce prix, car les canaux tarifient par adulte. Quand une réservation OTA manque ainsi le supplément, vous recevez une notification. Pour que le supplément compte sur un canal, demandez-le au support BedFlow.
• Désactiver : mettez le produit sur inactif ou détachez-le de l'unité.

Si une unité accepte plus de 2 personnes sans supplément et sans prix d'occupation au-delà de 2 personnes, une troisième personne ne coûte rien. BedFlow affiche alors un avertissement sur le type de chambre (onglet Prix, section Personne supplémentaire), lors d'une nouvelle réservation et sur un devis, et vous envoie une notification quand une telle réservation arrive.

Pour les autres catégories, chaque client compte.

Réduction avec une nuitée

Dans la section Prix & TVA, vous indiquez pour chaque produit une Réduction avec une nuitée. Ce montant est déduit du prix quand le client réserve le produit avec une chambre : dans le devis, lors d'une réservation et sur votre site web. Par exemple 20 € sur une séance de wellness à 199 € : avec une nuitée, le client paie 179 €, sans nuitée 199 €.

• Vide ou 0 signifie pas de réduction. Chaque produit a son propre montant : un peignoir ou une personne supplémentaire n'a de réduction que si vous l'y mettez vous-même.
• La réduction ne descend jamais sous zéro.
• Un prix que vous saisissez vous-même dans un devis reste inchangé.

À quelles unités un produit est-il lié ?

Un produit apparaît dans le widget et est facturé pour les unités que vous cochez. Cela se fait à deux endroits, qui affichent la même liaison :

• sur le produit lui-même : section S'applique à ces unités/chambres ;
• sur l'unité : Paramètres → Types de chambre → modifiez le type de chambre → onglet Services & conditions → section Extras réservables dans le widget. Seuls les produits actifs qui sont Réservable via le widget ou Obligatoire à chaque réservation y figurent.

Vous proposez ainsi, par exemple, le pack linge uniquement pour la grande maison, et le supplément pour une personne supplémentaire uniquement pour les chambres qui peuvent accueillir une troisième personne. Le prix diffère selon l'unité (p. ex. nettoyage final d'un studio par rapport à une villa) ? Créez alors un produit distinct par prix et liez chacun aux bonnes unités.

Facturé par un autre établissement

Vous avez plusieurs établissements dans votre compte et l'un loue un extra avec un autre ? Par exemple : la location d'une maison privée va sur votre compte privé, mais votre société loue le linge de lit. Vous faites alors facturer ce produit par l'établissement de la société.

Cette fonction est désactivée par défaut. Vous l'activez par établissement :

1. Ouvrez Paramètres → Ma propriété de l'établissement que le client réserve (la maison) et, dans la section Facturer des extras via un autre établissement, activez Faire facturer des extras par un autre établissement. Cette section n'apparaît que si votre compte a au moins deux établissements.
2. Ouvrez le produit (p. ex. le linge de lit) de cet établissement. Dans la nouvelle section Facturé par, choisissez sous Établissement celui qui le facture. Vous ne voyez que les autres établissements de votre propre compte.

Ce qui se passe ensuite pour une nouvelle réservation avec ce produit :

• Le produit ne figure pas sur la proforma de la réservation et ne compte pas dans le solde ni dans l'acompte de la réservation.
• Il figure sur une proforma séparée de l'autre établissement, avec sa numérotation, ses données d'entreprise, son numéro de TVA et son compte bancaire. La ligne mentionne la maison et les dates du séjour.
• Le client paie cette proforma via le lien de paiement de cet établissement, avec ses moyens de paiement (p. ex. Stripe). Vous la trouvez sous Factures de cet établissement.
• Si vous modifiez l'extra sur la réservation, BedFlow adapte la proforma séparée. Si l'extra disparaît ou si la réservation est annulée, une proforma séparée non payée expire. Si un paiement y figure déjà, elle reste et vous décidez du remboursement.
• Un extra que vous ajoutez vous-même avec + Article sur une facture reste sur cette facture.
• Si vous désactivez la fonction plus tard, cela vaut pour les nouvelles réservations. Ce qui est déjà réservé reste chez l'établissement qui le facture.

Ce que voit le client : dans le widget de réservation, les e-mails de confirmation et la page de paiement, les montants sont séparés, p. ex. « Séjour, à payer à Zeeparel XL », « Linge de lit, à payer à Domein Rietvelde » et le total cumulé. L'acompte de la réservation ne porte que sur le séjour. Les e-mails de confirmation, la page de remerciement après la réservation en ligne et la page de paiement de la réservation ont un second bouton de paiement pour l'extra, avec le lien de paiement de l'autre établissement.

Limites connues : l'autre établissement ne doit pas approuver lui-même ce choix. Un devis montre encore l'extra dans son propre total et son acompte ; la séparation se fait à l'acceptation. La proforma séparée n'est pas finalisée en même temps que le départ : faites-le vous-même sous Factures de l'autre établissement. Si elle est déjà payée et que la réservation est annulée, BedFlow ne crée ni note de crédit ni remboursement. Le taux de TVA et le compte comptable viennent du produit : réglez-les là comme l'autre établissement en a besoin.

La liste

La liste affiche pour chaque produit la photo, le nom, la catégorie, le prix, s'il figure dans le widget (Widget) et s'il est Actif. Vous pouvez filtrer sur Catégorie, Actif et Réservable.

Le menu en fin de ligne vous permet de consulter, modifier, Dupliquer ou supprimer un produit.

Dupliquer

Pratique pour les variantes. Créez « Petit-déjeuner standard », choisissez Dupliquer pour ce produit, nommez la copie « Petit-déjeuner végétarien » et adaptez le prix.

Honesty bar

Les produits de la catégorie Honesty bar apparaissent pendant le séjour sur la page invité. Le client coche ce qu'il a pris et chaque sélection arrive comme ligne sur sa facture ; vous le voyez immédiatement. Pour encoder vous-même les consommations au bar ou à la vitrine, utilisez la caisse (POS). Vous voulez que les clients scannent une boisson et la paient aussitôt ? Voir QR du bar.

Questions fréquentes

Mon produit n'apparaît pas dans le widget. Pourquoi ? Vérifiez trois choses : Actif est activé, Réservable via le widget est activé, et le produit est lié à l'unité que le client réserve.

Quel taux de TVA choisir ? Cela dépend du produit et du pays. En cas de doute, demandez à votre comptable. Le taux défini sur le produit est utilisé partout : dans le widget, sur la facture et dans la caisse. Une exception : le supplément par personne supplémentaire relève de l'hébergement et suit le taux de TVA de la chambre.

Puis-je masquer temporairement un produit sans le supprimer ? Oui, désactivez Actif.

Voir aussi

• Frais obligatoires (nettoyage, linge)
• Caisse (POS) : facturer le bar et les consommations
• Réservations wellness
• QR du bar : scanner et payer les boissons