Acompte — que paie un client à la réservation ?
Mis à jour le 2026-10-28
Paramètres → Acompte
Le montant qu'un client paie immédiatement à la réservation, c'est vous qui le définissez sur cette page (titre Que paie un client à la réservation ?). Ce que vous choisissez ici est utilisé par votre module de réservation, la page de paiement et l'e-mail de confirmation.
Vérifiez cette page au moins une fois. Les valeurs par défaut ne correspondent peut-être pas à ce que vous promettez sur votre propre site web.
Les réglages
Demander un paiement à la réservation : l'interrupteur principal. S'il est désactivé, le client confirme sans payer et vous encaissez sur place.
S'il est activé, vous choisissez sous Ce que paie le client :
| Choix | Ce que le client paie |
|---|---|
| Un pourcentage du total | Indiquez le Pourcentage, par exemple 30. Mettez 100 pour faire payer la totalité à la réservation ; beaucoup de maisons de vacances procèdent ainsi |
| Un montant fixe | Indiquez le Montant fixe, par exemple 50 € par réservation, quel que soit le prix total. Si la réservation coûte moins, le client paie le total |
| La première nuit | Le prix de la première nuit. Le module de réservation affiche ce montant ; la proforma et la page de paiement calculent pour l'instant avec le Montant fixe |
Délai de paiement (en jours) : pas payé dans ce délai ? La réservation expire et les dates redeviennent disponibles. Pensez à ceux qui réservent un vendredi soir : un délai d'un jour est serré sur un week-end.
Inclure les extras : cette case figure sur la page, mais l'acompte est actuellement toujours calculé sur le total, extras compris.
Cliquez sur Enregistrer.
Ce que le client ne paie pas à la réservation reste dû jusqu'à son arrivée. Vous le retrouvez pour chaque réservation.
Où ce réglage s'applique-t-il ?
- Module de réservation : le client voit l'acompte et le délai de paiement au moment de réserver.
- Page de paiement : le client choisit entre l'acompte et le montant total.
- E-mail de confirmation : l'e-mail mentionne le montant et le délai.
Cela concerne les réservations via votre propre site web et les demandes de paiement envoyées par BedFlow. Ce qu'un client paie via un canal (Booking.com, Airbnb, …) est déterminé par ce canal lui-même.
Quand n'y a-t-il pas d'acompte ?
- Tarif non remboursable = tout d'avance. Si le client a choisi sur votre propre site de réservation une option tarifaire non remboursable, il paie toujours le montant total, quel que soit le pourcentage ci-dessus. C'est indiqué à côté de l'option dans le module de réservation, sur la proforma, dans l'e-mail de confirmation et dans le rappel de paiement. La page de paiement ne propose alors pas de choix.
- Uniquement avec une chambre. Un acompte n'est possible que si la réservation comprend une chambre. Si quelqu'un réserve uniquement une séance wellness ou des extras séparés, ou achète un bon cadeau, il paie le montant total.
- Déjà un paiement ou un check-in. La page de paiement ne propose alors plus de choix et demande le solde restant.
Échéancier personnalisé : acompte et solde, caution comprise
Vous voulez ne suivre que deux paiements ? Activez Échéancier de paiement personnalisé sur la même page. Cette fonction est désactivée par défaut ; tant qu'elle l'est, rien ne change.
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Acompte | Le pourcentage payé à la réservation, p. ex. 50 |
| Inclure la caution dans les montants à payer | L'acompte est alors le pourcentage de location + frais + caution. La caution est entièrement dans le solde |
| Solde au plus tard | Nombre de jours avant l'arrivée. Le client voit la date dans le module de réservation, les e-mails et sur la proforma |
| Mode de paiement acompte / solde | En ligne, en ligne ou par virement, ou uniquement par virement |
Exemple : location 500 € + ménage 80 € + caution 250 € = 830 €. À 50 %, le client paie 415 € d'acompte et 415 € de solde (165 € de reste de facture + 250 € de caution).
La comptabilité reste nette :
- L'acompte figure toujours entièrement sur la facture (chiffre d'affaires et TVA normaux). Il ne dépasse jamais la facture ; si le pourcentage est si élevé qu'il toucherait la caution, la caution reste entièrement dans le solde.
- La caution reste une caution : sans TVA, hors chiffre d'affaires et remboursable via le flux de caution habituel. Sur la proforma et la facture, elle figure à part sous les totaux, jamais comme ligne de facture.
- Avec la caution dans le solde, le client paie le solde par virement, un seul montant, une seule communication. Lorsque vous enregistrez ce paiement (Enregistrer un paiement), saisissez le montant complet : BedFlow comptabilise la part facture sur la facture et marque la caution comme reçue. Si le montant ne couvre pas toute la caution, tout va à la facture et vous enregistrez la caution vous-même.
- Le client ne reçoit alors pas de demande de caution séparée. Les réservations via un canal (Booking.com, Airbnb) restent hors échéancier ; la caution y reste séparée.
Après la réservation, le client voit les montants séparément : location et frais, la caution, le total à payer, l'acompte et le solde avec sa date limite. Le pourcentage de l'acompte correspond ainsi toujours à ce qu'il voit.
Code QR pour le virement : si vous l'activez, le client voit après la réservation et sur la page de paiement un code QR à scanner avec l'app de sa banque. Le montant, le compte et la référence sont déjà remplis. Cela ne fonctionne que si le mode de paiement permet un virement et si votre numéro de compte est rempli sous Paramètres → Paiements. Désactivé par défaut.
Nom personnalisé pour l'acompte
Votre comptable souhaite que l'acompte porte un autre nom, p. ex. garantie de réservation ? En bas de la même page se trouve Nom personnalisé pour l'acompte. Cette fonction est désactivée par défaut ; tant qu'elle l'est, rien ne change.
Activez Utiliser un nom personnalisé et indiquez, par langue, le mot que le client doit lire. Il remplace « acompte » dans le module de réservation, sur la page de paiement, dans l'offre, dans les e-mails et sur la proforma et la facture. Laissez une langue vide : le client dans cette langue lit le texte habituel. Le montant et le calcul ne changent pas, seul le mot change.
Questions fréquentes
Je veux que mes clients paient tout d'avance. Est-ce possible ? Oui : choisissez Un pourcentage du total et mettez-le à 100.
Je ne veux demander aucun paiement en ligne. Désactivez l'interrupteur principal. Le client confirme alors sans payer et vous encaissez sur place.
Ce réglage vaut-il par établissement ? Oui. Tout ce qui se trouve sur cette page est enregistré par établissement. Si vous en avez plusieurs, choisissez d'abord le bon établissement en haut de la barre latérale.
Que se passe-t-il si le client ne paie pas à temps ? La réservation expire après le délai de paiement et les dates redeviennent automatiquement disponibles pour d'autres clients.
Puis-je accorder un autre délai pour une réservation par téléphone ? Oui, pour une réservation manuelle, vous choisissez vous-même si le paiement est obligatoire et dans quel délai. Voir Réservation manuelle.