Digest house-manager via WhatsApp
Mis à jour le 2026-10-01
Quotidien → Digest house-manager
Quelqu'un d'autre gère votre logement sur place, par exemple un house-manager, un responsable du ménage ou un concierge ? Cette personne ne veut pas se connecter à BedFlow, mais simplement voir sur WhatsApp qui arrive et qui part. Le digest house-manager envoie à heure fixe un aperçu compact des arrivées, des départs et des clients présents, avec exactement les informations que vous cochez.
De quoi avez-vous besoin ?
- La formule Starter ou supérieure, et le droit Planning de ménage si vous travaillez à plusieurs utilisateurs.
- Une connexion WhatsApp active. Sans connexion, la page affiche le message Pas encore de WhatsApp connecté — rien ne part pour l'instant, avec le bouton Connecter WhatsApp.
Le module housekeeping n'a pas besoin d'être activé pour cela.
Configuration
Les réglages valent par établissement. Si vous avez plusieurs établissements, choisissez d'abord le bon en haut de la barre latérale.
- Allez dans Quotidien → Digest house-manager.
- Sous Quand envoyer ?, cochez la case Digest actif et choisissez :
| Champ | Choix | Par défaut |
|---|---|---|
| Fréquence | Quotidien, Hebdomadaire (choisir le jour) ou Uniquement s'il y a quelque chose à signaler (aujourd'hui ou dans les prochains jours) | |
| Jour | Uniquement en hebdomadaire : du lundi au dimanche | samedi |
| Heure | L'heure à laquelle le message part | 07:30 |
| Prévisions (jours) | Combien de jours à l'avance le message couvre, de 0 à 14 | 3 |
- Sous Que contient le message ?, cochez les sections (voir ci-dessous).
- Sous House managers (WhatsApp), ajoutez chaque manager avec + Ajouter un manager : nom, numéro de portable au format international (par ex. +32475123456) et langue (Nederlands, English, Français, Deutsch ou Português).
- Cliquez sur Enregistrer.
Avec Envoyer un message test maintenant, tous vos managers reçoivent immédiatement l'aperçu du jour, pour que vous voyiez à quoi il ressemble. Cela ne change rien à l'heure fixe.
La fréquence, l'heure, les prévisions et les sections valent pour tous les managers de cet établissement. Seule la langue se choisit par manager.
Que contient le message ?
| Section | Par défaut |
|---|---|
| Départs du jour | activé |
| Arrivées du jour | activé |
| Coordonnées des clients (téléphone) | activé |
| Notes de réservation / demandes spéciales | activé |
| Extras (produits réservés, par ex. petit-déjeuner) | activé |
| Prévisions des prochains jours | activé |
| Actuellement sur place (clients qui restent + date de départ) | activé |
| Nettoyages en retard | désactivé |
| Heures de petit-déjeuner (B&B) | désactivé |
Pour chaque client figurent, selon ce que vous cochez : le nom et le numéro de téléphone (pour que votre manager puisse convenir lui-même de l'heure d'arrivée), la chambre, le nombre de personnes et de nuits, la date de départ, le pays et les heures de check-in et de check-out (y compris les heures spécifiques par unité).
En plus, le cas échéant :
- un avertissement lorsqu'un client part et que le suivant arrive le même jour : il faut alors faire le ménage entre les deux ;
- un check-in anticipé approuvé ou demandé ;
- les extras réservés ;
- la note interne de la réservation, avant les remarques du client. Le client ne voit jamais cette note, mais votre manager la voit, tant que Notes de réservation / demandes spéciales est activé.
En bas figure un lien court vers le planning complet (voir plus bas).
Quand aucun message ne part-il ?
- S'il n'y a ni arrivée ni départ aujourd'hui et que rien n'a changé dans le planning depuis le message précédent, BedFlow n'envoie rien. Votre manager ne reçoit que des messages qui valent la peine d'être lus.
- Avec Uniquement s'il y a quelque chose à signaler, un message ne part que s'il y a une arrivée ou un départ aujourd'hui ou dans la période de prévisions.
Le portail de planning (6 mois à l'avance)
En bas de chaque message figure un lien court vers une page de planning sécurisée, avec les mêmes informations sous une forme claire : Aujourd'hui, Actuellement sur place et 6 prochains mois. Pratique pour planifier le ménage à long terme.
La page est protégée par un code à 6 chiffres envoyé via WhatsApp au numéro du manager (Envoyer le code via WhatsApp). Le code est valable 10 minutes. Votre manager reste ensuite connecté 12 heures sur cet appareil. Il n'a ainsi pas de mot de passe à retenir, et un lien transféré ne peut pas être ouvert par quelqu'un d'autre.
Si vous supprimez un manager, son lien ne fonctionne plus.
« Envoyé, mais pas distribué »
WhatsApp ne distribue pas un premier message à quelqu'un qui n'a encore jamais écrit à votre numéro. Si BedFlow constate que les messages vers un numéro n'arrivent pas, le message Envoyé, mais pas distribué apparaît en haut de la page, avec le numéro.
La solution prend dix secondes : demandez à votre manager d'envoyer une fois « bonjour » au numéro WhatsApp de votre établissement. Ensuite, les messages arrivent normalement.
Conseils
- Si votre manager répond sur WhatsApp, cette réponse arrive dans votre boîte de réception.
- Vous voulez transmettre une information interne (« le client arrive tard », « allergie ») ? Mettez-la dans la note interne de la réservation.