Digest house-manager via WhatsApp

Mis à jour le 2026-07-04

Quelqu'un d'autre gère votre propriété sur place — un house-manager, un responsable ménage ou un concierge ? Cette personne ne veut pas devoir se connecter à BedFlow, mais simplement voir sur WhatsApp qui arrive et qui part. Le digest house-manager envoie à heures fixes un aperçu compact de toutes les arrivées et de tous les départs, avec exactement les informations que vous cochez.

Que contient le message ?

Pour chaque arrivée et départ dans la période choisie (jusqu'à 14 jours à l'avance) :

Nom et numéro de téléphone du client — pour que le house-manager puisse convenir directement (souvent via WhatsApp) de l'heure exacte d'arrivée
Nombre de clients et pays du client (petit drapeau — pratique pour estimer la langue)
Dates d'arrivée et de départ avec le jour de la semaine, plus le nombre de nuits
Heures de check-in/check-out, y compris les horaires spécifiques par unité
Demandes spéciales et notes de réservation (le boilerplate OTA est filtré automatiquement)
Extras comme le petit-déjeuner ou d'autres produits réservés
⚠️ Un avertissement same-day quand un client part et que le suivant arrive le même jour — l'équipe de ménage doit alors passer entre les deux réservations

Rien de neuf dans une période ? Alors aucun message répété n'est envoyé — le digest ne part que lorsque quelque chose a changé.

Configuration

Allez dans Quotidien → Digest house-manager
Ajoutez un manager avec son nom et son numéro WhatsApp (format international, ex. +32…)
Cochez les sections que ce manager doit voir (données clients, notes, extras, …)
Choisissez la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, …) et la langue du message
Enregistrez — le prochain message part automatiquement à l'heure choisie

Prérequis : votre propriété doit disposer d'une connexion WhatsApp liée (voir Connecter WhatsApp). Sans connexion, BedFlow ne peut pas envoyer de messages.

Le portail de planning (6 mois à l'avance)

Au bas de chaque digest figure un lien court vers une page de planning sécurisée avec les mêmes informations dans une mise en page web claire — jusqu'à 6 mois à l'avance, idéal pour planifier les équipes de ménage à plus long terme.

La page est protégée par un code à usage unique (OTP) envoyé via WhatsApp au numéro du manager. Une fois le code saisi, la session reste valable 12 heures ; ensuite, la page demande simplement un nouveau code. Ainsi, votre house-manager n'a jamais à retenir de mot de passe, et un lien transféré ne peut pas être ouvert par des tiers.

Astuces

Les managers peuvent répondre directement au numéro du digest ; ces messages atterrissent dans votre boîte de réception client
Plusieurs managers, chacun avec ses propres sections, sa fréquence et sa langue ? Ajoutez simplement plusieurs lignes
Les heures de check-in/check-out affichées respectent les horaires spécifiques par unité