Caisse (POS) — bar & consommations
Mis à jour le 2026-07-01
Quotidien → POS — Bar & Comptoir — la caisse mobile de BedFlow. Ouvrez-la sur votre téléphone, tapez un produit et il se retrouve immédiatement sur la bonne note : celle d'un client de passage ou d'un client en séjour.
Où trouver la caisse ?
Dans la barre latérale sous Quotidien, juste sous le calendrier des chambres. La caisse n'apparaît que pour les hébergements avec bar, honesty bar ou vitrine — les maisons de vacances ne voient pas cet élément de menu par défaut. Votre maison de vacances a quand même un minibar ? Demandez au support d'activer la caisse.
Trois modes
- 🛒 Walk-in — un client de passage qui paie immédiatement. Tapez les produits, choisissez un mode de paiement, terminé.
- 🛏️ Sur la chambre (même note) — la consommation arrive sur la note principale de la réservation et donc sur la même facture que le séjour.
- 🛏️ Sur la chambre (note séparée) — la consommation est tenue à part, indépendamment de la note de chambre. Pratique quand le client paie lui-même sa consommation alors que, par exemple, son employeur paie la chambre.
Ajouter une consommation à une réservation en cours
- Ouvrez Quotidien → POS — Bar & Comptoir
- Choisissez Sur la chambre (même note) ou Sur la chambre (note séparée)
- Choisissez le client dans Choisir la réservation (in-house) — vous ne voyez que les clients présents aujourd'hui
- Tapez les produits dans la grille — chaque tap ajoute 1 unité
Chaque ligne part immédiatement vers la facture proforma de la réservation. Le solde ouvert sur le dashboard et dans la liste des factures est donc toujours à jour, même avant le check-out.
Après l'encodage, cliquez sur ✓ Mis sur la chambre — la note reste ouverte jusqu'au check-out.
Quels produits apparaissent dans la grille ?
Tous les produits actifs des catégories Honesty bar, Food & Beverage et Wellness, groupés par catégorie et triés par ordre de tri. Vous les gérez via Gestion → Produits — voir Gérer les produits et extras.
Encaisser un walk-in
- Choisissez le mode Walk-in et tapez les produits
- Facultatif : remplissez Au nom de — tapez un nom ou un numéro de TVA (par ex.
BE0123456789) : BedFlow recherche automatiquement l'entreprise via VIES et met la facture aux bonnes coordonnées - Choisissez un mode de paiement :
- 💳 Bancontact (QR) — affiche un QR code que le client scanne ; le paiement est automatiquement lié à la facture
- 🏷️ BC déjà payé — le client a déjà payé via l'autocollant QR ou le terminal indépendant
- 💳 Stripe, 💵 Cash, ⋯ Autre
- 📄 Proforma (payer plus tard) — la facture est créée mais reste Impayée jusqu'à ce que vous enregistriez le paiement via la page Factures (par ex. en cas de virement)
Après l'encaissement, la facture est créée et la caisse est prête pour le client suivant.
Supprimer une ligne erronée
Mauvais produit tapé, ou tapé deux fois ? Supprimez la ligne via la caisse elle-même :
- Ouvrez la note — la note active est en haut ; une note antérieure se trouve sous 🧾 Notes ouvertes → Reprendre
- Tapez sur 🗑 à côté de la ligne
La ligne disparaît alors aussi de la facture proforma de la réservation, et le montant déjà payé ainsi que le solde ouvert restent corrects. Supprimez donc toujours les lignes de bar via la caisse (ou via le bloc honesty bar de la réservation), pas directement sur la facture — ainsi la note et la facture restent garanties synchrones.
Gérer les notes ouvertes
- ↩ — détache la note active et démarre un nouveau client ; la note précédente reste ouverte et se reprend plus tard via Notes ouvertes
- 🗑 (en haut, à côté du total) — efface la note entière : toutes les lignes et paiements, sans facture. Irréversible
- Les notes fermées ne sont plus modifiables
Au check-out
Les notes de chambre ouvertes sont automatiquement réglées au check-out : les lignes figurent déjà sur la facture (proforma) de la réservation et la note est fermée. Le client reçoit ainsi une seule facture finale complète avec séjour et consommations.
Questions fréquentes
Je ne vois pas la caisse dans le menu ? Votre hébergement est configuré comme maison de vacances sans bar. Demandez au support d'activer la caisse.
Le client peut-il enregistrer lui-même sa consommation ? Oui — les produits de la catégorie Honesty bar peuvent être tapés par le client pendant son séjour dans le portail client. Chaque tap arrive sur la même facture (proforma) et vous le voyez immédiatement dans l'admin.
J'ai tapé deux fois par erreur ? Supprimez une des deux lignes avec 🗑 — la ligne de facture disparaît aussi et le solde reste juste.
Puis-je facturer un walk-in à une entreprise ? Oui — tapez le numéro de TVA dans le champ Au nom de. BedFlow récupère automatiquement le nom et l'adresse de l'entreprise via VIES.
Quel taux de TVA est utilisé ? Le taux configuré sur le produit lui-même (Gestion → Produits).