Réservation manuelle (téléphone / walk-in)

Mis à jour le 2026-04-26

Pour les clients téléphoniques et les walk-in, vous disposez d'un formulaire en un seul écran — pas d'assistant, pas de complications. Vous renseignez uniquement le strict nécessaire ; le reste, le client le complète lui-même via le portail.

Où trouver la liste des réservations ?

Dans la barre latérale, sous Quotidien → Bookings. Vous y voyez toutes les réservations, avec des colonnes filtrables par source, statut, chambre, arrivée et débiteur.

Quand l'utiliser ?

• Un client appelle pour réserver directement
• Walk-in à la porte (« avez-vous encore une chambre ce soir ? »)
• Vous souhaitez enregistrer une réservation reçue via DM Instagram / WhatsApp

Pour les clients qui réservent depuis votre site, utilisez le booking widget — c'est le flux normal.

Comment procéder ?

1. Allez dans BedFlow → Bookings

2. Cliquez en haut à droite sur ➕ Nouvelle réservation

3. Remplissez sous Séjour :

   • Arrivée + Départ avec sélecteurs de date
   • Chambre liste déroulante — affiche le prix de chaque chambre et la disponibilité (⚠️ occupée/bloquée si c'est le cas, mais vous pouvez tout de même choisir de surbooker)
   • Adultes + Enfants

4. Sous Client :

   • Rechercher un client existant en haut — la recherche démarre dès 2 caractères et porte sur le nom, l'entreprise, l'e-mail, le mobile, l'adresse, la ville, le code postal et le numéro de TVA. Dès qu'il y a une correspondance → les 4 champs en dessous se remplissent automatiquement.
   • Pas de correspondance → Prénom + Nom (obligatoires) + au moins un téléphone ou un e-mail (pour pouvoir envoyer la confirmation)
   • Langue (NL / EN / FR / DE) pour l'e-mail de confirmation
   • Notes (facultatif) — par exemple « arrivée tardive 21h », « régime alimentaire : végétarien »

5. Cliquez sur Créer

Que se passe-t-il automatiquement ensuite ?

• Le débiteur est créé (ou réutilisé en cas de correspondance)
• Les tarifs sont calculés via la configuration de la Gestion tarifaire
• La taxe de séjour est ajoutée
• La facture proforma est générée
• Le montant de l'acompte est calculé selon vos paramètres
• Channex reçoit une mise à jour de disponibilité si la chambre est connectée
• Vous êtes redirigé(e) vers la page de détail avec le lien de paiement Stripe

Vous pouvez ensuite envoyer ce lien au client par e-mail ou WhatsApp (ou il reçoit automatiquement son e-mail de confirmation — selon les automatisations e-mail configurées).

Canal

Les réservations admin reçoivent channel = 'phone' afin d'être différenciables des réservations widget dans les rapports.