Boîte de réception client — Booking.com, Airbnb & WhatsApp

Mis à jour le 2026-07-17

Un client vous envoie un message via Booking.com ou Airbnb (le chat dans leur app), ou répond à l'un de vos messages WhatsApp ? Tout arrive dans BedFlow. Vous voyez et répondez à toutes ces conversations en un seul endroit : Quotidien → Messages.

Votre réponse à un message OTA part directement vers le chat Booking.com ou Airbnb — via l'API Messages de Channex. Le client la lit simplement dans sa propre app, comme si vous aviez répondu depuis le tableau de bord de l'OTA.

À quoi ça ressemble ?

Sur ordinateur, vous voyez trois colonnes :

• À gauche : la liste des conversations
• Au milieu : la conversation sélectionnée avec l'historique complet des messages et un champ de saisie
• À droite : le contexte de la réservation — check-in, check-out, nombre de nuits, chambre, e-mail et téléphone du client, plus un bouton Ouvrir la réservation

Sur votre téléphone, la boîte de réception fonctionne comme une vraie app de chat : vous voyez soit la liste, soit la conversation en plein écran — avec un bouton retour en haut à gauche pour revenir à la liste.

La liste se lit toute seule

• Tout ce qui attend encore une réponse se trouve en haut dans la section rouge À répondre (avec compteur), le plus récent d'abord — que le client soit déjà enregistré ou encore à venir. En dessous suivent les Autres conversations, également du plus récent au plus ancien.
• Chaque client reçoit une pastille de statut colorée sur son avatar : vert = enregistré, ambre = à venir, rouge = parti, gris = pas de réservation.
• À côté du nom, vous voyez un badge de canal (Booking.com, Airbnb, Expedia ou WhatsApp), la chambre 🛏 et le numéro de réservation.
• Sous le nom figure une ligne d'aperçu avec le dernier message — vous parcourez la liste sans ouvrir chaque conversation.
• Un point rouge à droite signifie : réponse requise.

En haut, vous filtrez sur Actif, Clôturé ou Tous, et vous cherchez par nom ou contenu de message.

Actions rapides sur chaque conversation

Survolez une conversation dans la liste et jusqu'à trois boutons apparaissent :

• ✅ Aucune réponse requise — pour les petits « merci, à bientôt » de n'importe quel canal. La conversation reste dans la liste mais quitte la section rouge. Pour Booking.com, le marqueur est aussi transmis à Booking.com, pour que le message ne compte pas comme sans réponse dans votre taux de réponse.
• 📥 Archiver — traité : la conversation disparaît d'Actif (retrouvable sous Fermé). Si le client renvoie un message plus tard, la conversation réapparaît automatiquement dans votre liste.
• 🔇 Privé — masquer définitivement (WhatsApp uniquement) — pour les contacts personnels sur votre numéro WhatsApp lié qui ne sont pas des clients. Les nouveaux messages sont conservés, mais ne rouvrent pas la conversation et ne vous notifient plus.

Répondre à un message

1. Cliquez sur une conversation dans la liste de gauche
2. Lisez l'historique — le client est à gauche, vos réponses à droite (en bleu BedFlow)
3. Envie de démarrer vite ? Au-dessus du champ de saisie se trouvent trois rangées d'aides (voir ci-dessous) : ✨ Suggestions, modèles et variables
4. Tapez (ou ajustez) et cliquez sur Envoyer — ou utilisez Cmd/Ctrl+Entrée
5. Les messages Booking.com et Airbnb arrivent dans le chat du client en quelques secondes ; les conversations WhatsApp partent directement vers le téléphone du client

💡 Astuce Booking.com : un message ne nécessite pas de réponse (p. ex. « merci, à bientôt ! ») ? Cliquez sur Pas de réponse nécessaire. BedFlow le transmet à Booking.com, pour que votre taux de réponse ne baisse pas à cause de remerciements sans réponse.

Traduction automatique

Un client écrit dans une autre langue (par exemple en portugais sur votre chat Booking.com) ? BedFlow ajoute automatiquement une traduction sous la bulle, avec un badge de langue comme 🌐 PT → FR. La traduction se fait via DeepL à l'ouverture de la conversation et est conservée par message — votre quota n'est utilisé qu'une seule fois par message. Les messages déjà dans votre langue restent simplement non traduits.

Modèles, variables et suggestions

La barre de composition fonctionne de la même façon sur chaque canal — WhatsApp, chat Booking.com ou chat Airbnb — et remplit toujours les bonnes données de réservation :

• ✨ Suggestions — BedFlow lit le dernier message du client et la phase du séjour, et place les réponses les plus probables en haut : le client demande le wifi ? Le modèle wifi est prêt ; le client n'est pas encore arrivé ? Les infos check-in.
• Modèles (réponses types) — un clic et la réponse est remplie, prête à partir. Via ⚙️ Gérer les modèles, vous créez vos propres boutons par établissement (p. ex. 🍳 Horaires du petit-déjeuner, 🅿️ Borne de recharge), avec des variables rendues par réservation.
• Variables — de petits boutons qui insèrent une variable à la position de votre curseur. Disponibles : prénom, nom, date d'arrivée/de départ, heure de check-in/check-out (par unité réservée), chambre, adresse du logement réservé, nom et mot de passe du wifi, numéro de téléphone et {{gastenpagina_link}} — un lien court vers la page client personnelle de cette réservation (le client y gère aussi le wellness, le petit-déjeuner et les paiements). Les variables sont remplies avec les vraies données à l'insertion d'un modèle et à l'envoi.

WhatsApp dans la même boîte de réception

Quand vous enregistrez un client via le calendrier, BedFlow envoie le message de bienvenue via WhatsApp — et il apparaît immédiatement comme conversation dans la boîte de réception. Si le client répond, sa réponse arrive dans cette même conversation. Ainsi, vos clients actuels figurent toujours dans la boîte de réception, même s'ils n'ont encore rien envoyé eux-mêmes.

Les réponses aux conversations WhatsApp s'envoient directement depuis la boîte de réception ; elles passent par votre fournisseur connecté (TextMeFlow ou TextMeBot).

Vos e-mails arrivent aussi dans le chat OTA

Si vous envoyez un e-mail à un client avec une réservation Booking.com, Airbnb ou Expedia (p. ex. une confirmation ou des instructions de check-in), BedFlow reflète automatiquement cet e-mail dans le chat OTA. Pratique, car beaucoup de clients OTA ne lisent jamais leur alias e-mail masqué — mais ils voient bien votre message dans le chat de leur app.

Clôturer des conversations — manuellement et automatiquement

• Manuellement : cliquez sur Clôturer la conversation en haut de la conversation (avec confirmation). Pour Booking.com et Airbnb, la conversation est aussi clôturée de leur côté.
• Automatiquement : BedFlow fait le ménage chaque nuit. Les conversations de clients partis depuis plus de 2 jours et sans activité récente passent automatiquement dans Clôturé. Les conversations isolées sans réservation (vieux remerciements, demandes) sont aussi nettoyées.
• Soupape de sécurité : si un client envoie encore quelque chose après son départ, cette conversation reste ouverte. Les clients enregistrés et à venir ne sont jamais clôturés automatiquement.

Les conversations clôturées ne disparaissent pas — vous les retrouvez sous le filtre Clôturé.

Notifications

Pour un nouveau message, vous recevez :

• Un push Telegram vers votre bot admin
• En option : WhatsApp via votre fournisseur configuré — TextMeFlow (gratuit dès Starter) ou TextMeBot
• Un badge sur Messages dans la barre latérale avec le nombre de conversations en attente de réponse

Le statut « lu » est personnel : quand vous ouvrez une conversation, elle compte comme lue pour vous — vos collègues gardent leur propre marqueur non lu.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si Channex est hors ligne ? Les messages sont mis en file d'attente chez Channex même et transmis dès que la connexion est rétablie. Vous ne perdez rien.

Puis-je répondre via Telegram ? Non — le flux de réponse passe toujours par BedFlow pour que nous journalisions aussi votre réponse. Telegram est une notification en lecture seule.

Quels canaux fonctionnent ici ? Booking.com, Airbnb et Expedia (via Channex, selon ce que vous avez activé) plus WhatsApp via votre fournisseur connecté. Les réservations directes passent par l'e-mail classique — pas par cette boîte de réception.

Je réponds, mais mon message n'arrive pas sur Booking.com ? Le chat Booking.com nécessite une « app Messages » spéciale sur votre connexion Channex. BedFlow l'active par défaut lors de la connexion. Si vous obtenez une erreur à l'envoi, contactez le support — nous activerons cette app pour votre établissement.

Pourquoi une conversation est-elle soudain dans Clôturé ? C'est le nettoyage nocturne : le client est parti il y a plus de 2 jours et il n'y avait plus d'activité. La conversation reste lisible sous le filtre Clôturé.

Que signifie le point rouge à côté d'une conversation ? Ce client attend une réponse. Le point disparaît dès que vous répondez — ou, pour Booking.com, aussi via Pas de réponse nécessaire.

Voir aussi

• Connexion Channex — comment synchroniser Booking.com et Airbnb
• WhatsApp via TextMeFlow — connecter votre numéro WhatsApp
• Communication Log — voir toute la communication sortante