Établir un devis (pour les réservations sur mesure)

Mis à jour le 2026-07-18

Quotidien → Établir un devis — pour les demandes plus volumineuses ou particulières qui ne rentrent pas dans une réservation standard (événement d'entreprise, séjour de longue durée avec tarif sur mesure, package deal).

Déroulement

1. Choisissez le client (existant ou nouveau) et saisissez les détails
2. Ajoutez un ou plusieurs séjours — chaque séjour a ses propres dates d'arrivée/départ et ses propres chambres. Pratique pour un client qui veut bloquer deux week-ends d'un coup, ou un groupe qui réserve plusieurs périodes. À l'acceptation, chaque séjour devient une réservation distincte. À côté de chaque chambre, vous voyez immédiatement un point vert ou rouge : disponible ou occupée sur cette période.
3. Les prix sont modifiables — laissez Prix/nuit vide pour le tarif automatique, ou saisissez directement un accord particulier (p. ex. €120/nuit pour un client corporate). Le tarif est figé sur la réservation.
4. Ajoutez des extras (produits, quantité, description personnalisée)
5. BedFlow génère une facture proforma + une URL publique de devis (/quote/{id}). Après l'enregistrement, vous obtenez immédiatement deux boutons : Voir le devis et Copier le lien — collez le lien tel quel dans votre e-mail ou WhatsApp.

Réduction long séjour : appliquée automatiquement

Vous avez une règle tarifaire de réduction long séjour (p. ex. -4% à partir de 2 nuits) ? Le devis l'applique automatiquement aux tarifs automatiques — exactement la même réduction qu'une réservation normale, donc devis et réservation correspondent toujours.

Sur le devis, la chambre figure au plein tarif, avec en dessous une ligne distincte « Réduction long séjour -X% ». Le client voit ainsi ce qu'il économise au lieu de seulement le prix net brut. La ligne de réduction apparaît sur la page web et le PDF, dans la langue du client (NL/EN/FR/DE), et la TVA + les totaux restent corrects.

Vous avez saisi manuellement un prix/nuit ? Il reste exactement tel que vous l'avez tapé — aucune réduction supplémentaire ne s'y ajoute.

Que voit le client ?

Une page de devis publique avec :

• Récapitulatif par séjour (jours, chambres, montant total)
• La ligne de réduction, le cas échéant
• Toutes les données modifiables par le client (compléter ses coordonnées)
• 📥 Télécharger le PDF proforma
• ✅ Bouton accepter + payer (Stripe)

La page est adaptée au mobile : sur smartphone, les lignes du devis deviennent des cartes lisibles au lieu d'un tableau minuscule — la plupart des clients ouvrent d'ailleurs le lien via WhatsApp sur leur téléphone.

Flux d'acceptation

Le client clique sur « Accepter le devis » → BedFlow :

• Crée une réservation distincte par séjour
• Reprend les prix figés (rate_per_night + unit_price_override)
• Génère une nouvelle proforma définitive par réservation
• Envoie l'e-mail de confirmation standard

Le client paie un seul acompte sur le total du devis (le pourcentage d'acompte configuré, 30% par défaut) — pas un paiement par réservation. BedFlow répartit automatiquement cet acompte proportionnellement entre les réservations.

Si le devis passe par un nouveau débiteur, celui-ci est créé automatiquement.

Modifier un devis

Tant que le devis n'est pas accepté, vous le modifiez : cliquez simplement sur la ligne du devis dans l'aperçu de facturation (ou utilisez l'icône crayon) et vous êtes directement dans le formulaire de modification — ajouter une réduction supplémentaire, changer les options, tout est possible. La validité se règle par devis (7 jours par défaut, max 30). Les devis acceptés ne sont volontairement plus modifiables : une réservation y est déjà rattachée.

Envoyer et suivre un devis

• Envoyer — cliquez sur l'icône d'avion sur la ligne du devis : le client reçoit un e-mail à votre marque (dans la langue du devis) avec un bouton vers la page du devis. L'adresse e-mail du client est déjà préremplie. Vous adaptez le texte via Modèles d'e-mail → Quote Sent.
• Vues — l'icône de graphique montre combien de fois, quand et depuis quelle adresse IP le client a consulté le devis (vos propres aperçus en étant connecté ne comptent pas). À la première vue, vous recevez une notification Telegram — le moment idéal pour relancer.
• L'icône d'avion devient grise dès que le devis est envoyé, avec la date du dernier envoi dans l'infobulle.
• Dans le bloc Devis récents (sur la page des devis elle-même), vous voyez aussi pour chaque devis le statut ✈️ envoyé et 👀 consulté, avec des boutons rapides : modifier, envoyer directement, voir comme client et copier le lien du devis.

Utilisé historiquement pour ?

Pour louer le wellness en stand-alone (sans nuitée), les réunions corporate, les forfaits, et les demandes multi-chambres ou multi-périodes où le client demande spécifiquement un devis personnalisé.

FAQ

Puis-je mettre plusieurs périodes dans un seul devis ? Oui. Cliquez sur Ajouter un séjour — chaque séjour reçoit ses propres dates et chambres, et devient sa propre réservation à l'acceptation. Le client paie quand même un seul acompte pour l'ensemble.

Pourquoi je ne vois pas de réduction long séjour sur mon devis ? La réduction ne s'applique qu'aux tarifs automatiques. Si vous avez saisi vous-même un prix/nuit, BedFlow le respecte comme votre accord explicite.

Le bouton Copier le lien — fonctionne-t-il partout ? Oui, le lien est copié directement dans votre presse-papiers. Vous retrouvez aussi la même URL de devis via Voir le devis.