Gérer les clients (débiteurs)

Mis à jour le 2026-08-17

Gestion → Clients — vue d'ensemble et gestion de tous les débiteurs (clients particuliers et entreprises).

Ajouter manuellement un nouveau client

En général, les débiteurs sont créés automatiquement dès qu'un nouveau client réserve. Vous pouvez parfois souhaiter en créer un à l'avance — par exemple pour un client professionnel ou pour un devis.

1. Ouvrez Gestion → Clients → Nouveau débiteur
2. Remplissez au minimum Prénom, Nom et E-mail ou Téléphone
3. Facultatif : nom de société, numéro de TVA, adresse de facturation, langue préférée
4. Créer — le débiteur peut désormais être associé à des réservations et des factures

Actions

• ➕ Nouveau client
• ✏️ Modifier le client (nom, adresse, contact, TVA, IBAN, notes)
• 🗑️ Supprimer (uniquement s'il n'a aucune réservation ou facture liée)

Champs

• Prénom + nom
• Nom de société (facultatif)
• Numéro de TVA (facultatif)
• Company chamber ID (BCE, facultatif)
• E-mail, mobile, téléphone
• Adresse, code postal, ville, pays
• IBAN bancaire (pour les remboursements en cas de notes de crédit)
• Notes (champ texte libre)
• Latitude/longitude (pour la carte — rempli automatiquement via géocodage à chaque modification d'adresse)

Recherche

La barre de recherche agit sur tous les champs simultanément. Tapez « Vannerom » → match sur le nom de famille. Tapez « +32470 » → match sur le mobile. Tapez « BE0123 » → match sur la TVA.

Synchronisation depuis MyTourist (facultatif)

Les débiteurs de MyTourist sont automatiquement mis à jour dans BedFlow toutes les heures. Les enregistrements existants ne sont pas écrasés (seuls les champs vides sont complétés).

Les nouveaux débiteurs créés depuis BedFlow (widget, manuellement, devis) reçoivent une référence unique commençant par OV-D- — vous voyez ainsi tout de suite qu'il s'agit d'un enregistrement natif BedFlow.

Lien avec les réservations

Depuis le détail d'un client, vous voyez immédiatement l'historique complet du client. Pratique pour les clients récurrents :

• Factures récentes — les 5 dernières factures avec statut et total
• Réservations récentes — les 5 dernières réservations avec période, chambre(s), canal, statut et total ; cliquez sur le numéro de réservation pour accéder directement à la réservation

Communication

Cliquez sur l'e-mail ou le téléphone pour ouvrir directement un e-mail/WhatsApp. Par client, vous voyez également tous les e-mails récents (depuis le log de communication).

Confidentialité / RGPD

Lors d'une suppression, le client est effacé définitivement et irrévocablement. Les réservations subsistent, mais sans lien vers le client supprimé. Vous pouvez ainsi répondre à une demande de suppression RGPD — les factures historiques restent (obligation légale 7 ans).