Manuel / Intégrations

InvoiceXpress (Portugal — facturation certifiée)

Mis à jour le 2026-07-11

InvoiceXpress est l'intégration avec laquelle BedFlow émet des factures portugaises légalement valables pour votre Alojamento Local (AL). Le Portugal n'autorise la facturation que via le Portal das Finanças ou un logiciel certifié par l'Autoridade Tributária (AT). BedFlow pilote donc InvoiceXpress (certificat AT nº 192) : vous ne faites rien, chaque hôte reçoit automatiquement une fatura-recibo correcte avec code ATCUD et QR code.

Ce que fait l'intégration

  • Une fatura-recibo par séjour, automatiquement au paiement complet ou au check-out (configurable) — y compris pour les réservations OTA où Booking.com ou Airbnb encaisse le paiement.
  • ATCUD + QR code sur chaque document, comme la loi l'exige.
  • Communication automatique à l'AT (e-Fatura) — InvoiceXpress transmet chaque document ; vous ne déclarez rien manuellement.
  • Note de crédit en cas d'annulation ou de remboursement d'un séjour déjà facturé, avec référence au document original.
  • Export SAF-T pour votre comptable, directement depuis InvoiceXpress.
  • PDF à l'hôte : via l'e-mail BedFlow (avec votre image de marque) ou via InvoiceXpress.
  • Suivi du quota : BedFlow compte vos documents par mois et vous prévient avant le début du mois si votre plan est trop petit pour les check-outs attendus.

Important : la facture est toujours établie au nom de l'hôte, jamais de Booking.com ou d'Airbnb — même si la plateforme vous verse l'argent. C'est la règle portugaise. Le montant facturé est le montant total payé par l'hôte ; les commissions OTA n'en sont pas déduites.

Ce dont vous avez besoin

  1. Votre propre compte InvoiceXpress — l'émetteur des factures est votre NIF, chaque exploitant a donc son propre compte.
  2. Votre numéro d'enregistrement AL (p.ex. 12345/AL) et l'adresse fiscale du logement.
  3. Un accès au Portal das Finanças (ou un comptable qui s'en charge) pour la liaison AT.

Étape 1 — Créer un compte InvoiceXpress

  1. Rendez-vous sur invoicexpress.com et choisissez un plan (tarifs ci-dessous — le plan gratuit suffit pour commencer).
  2. Inscrivez-vous avec votre adresse e-mail et vos données d'entreprise, avec votre NIF comme émetteur.
  3. Choisissez un nom de compte : il devient votre sous-domaine, p.ex. moncompte dans https://moncompte.app.invoicexpress.com. Vous en aurez besoin dans BedFlow.

Tarifs (juillet 2026, HTVA, par mois)

| Plan | Documents/mois | Prix | |---|---|---| | Grátis | 1 | 0 € (sans support) | | X3 | 3 | 3 € | | X10 | 10 | 9 € | | X20 | 20 | 14 € | | X30 | 30 | 18 € | | X100 | 100 | 24 € | | X500 | 500 | 29 € |

  • Les notes de crédit comptent dans le quota mensuel.
  • Tous les plans incluent l'accès API, ATCUD, QR codes, SAF-T et la communication AT.
  • Cycle de facturation au choix (mensuel/semestriel/annuel), sans engagement. Les upgrades sont immédiats, les downgrades ne prennent effet qu'en fin de cycle — choisissez un cycle mensuel si votre location est saisonnière.
  • Astuce saisonnière : vous louez surtout en juillet–août ? Restez sur Grátis hors saison et passez à X3 ou X10 mensuel avant la saison. BedFlow vous prévient automatiquement quand les check-outs attendus dépassent la limite de votre plan.

Attention : un compte en période d'essai ne peut pas encore communiquer avec l'AT. Choisissez d'abord un abonnement (le plan gratuit compte aussi) avant d'enregistrer votre série.

Étape 2 — Récupérer la clé API

Dans InvoiceXpress : Conta → Integrações → API (direct : app.invoicexpress.com/users/api). Vous y trouvez votre nom de compte et votre clé API. Ne partagez jamais cette clé — BedFlow la stocke chiffrée.

Étape 3 — Connecter dans BedFlow

Allez dans Paramètres → Intégrations → Comptabilité → InvoiceXpress → Configurer. L'assistant vous guide :

  1. Compte : nom de compte + clé API. BedFlow teste la connexion en direct.
  2. Données fiscales : votre NIF, numéro AL, adresse fiscale et régime de TVA.
  3. Série & AT : voir étapes 4 et 5 ci-dessous.
  4. Paramètres d'émission : quand facturer (au paiement complet ou au check-out — choisissez check-out si un OTA encaisse) et comment le PDF parvient à l'hôte.
  5. Plan : enregistrez votre plan InvoiceXpress pour que le suivi du quota soit correct.

Quel régime de TVA ?

  • IVA 6 % — le taux réduit hébergement au Portugal continental (5 % Madère, 4 % Açores).
  • Exonération art. 57 CIVA (M10, 0 %) — uniquement pour les petits entrepreneurs sous le régime isenção. Attention : depuis le 1er juillet 2025, les non-résidents ne peuvent plus utiliser cette exonération — si vous ne vivez pas au Portugal, vous facturez à 6 %. En cas de doute, demandez à votre comptable.

Étape 4 — Créer un sous-utilisateur AT (une seule fois)

InvoiceXpress ne peut enregistrer des séries et transmettre des factures que s'il peut parler à l'AT en votre nom. Créez pour cela un sous-utilisateur (subutilizador) dans le Portal das Finanças :

  1. Connectez-vous sur portaldasfinancas.gov.pt avec votre NIF.
  2. Cherchez « Gestão de Utilizadores » → créez un nouveau subutilizador.
  3. Donnez-lui ces deux autorisations :
    • WSE — Comunicação e gestão de séries por webservice
    • WFA — Comunicação de dados de faturas
  4. Notez le nom d'utilisateur (votre NIF + / + numéro) et le mot de passe.
  5. Saisissez-les dans InvoiceXpress sous Configurações → Comunicação AT.

Vous préférez confier cela à votre comptable ? Cela lui prend généralement 10 minutes.

Étape 5 — Enregistrer la série

Chaque document portugais appartient à une série (séquence de documents) qui doit être enregistrée au préalable auprès de l'AT — c'est ce qui produit le code ATCUD. Dans l'assistant BedFlow, un bouton crée une série et l'enregistre auprès de l'AT. Sans série enregistrée, BedFlow bloque volontairement l'activation : un document avec ATCUD « N/D » n'est pas valable juridiquement.

Étape 6 — Activer

Passez l'intégration sur actif. Ensuite tout est automatique :

  • Déclencheur atteint (paiement ou check-out) → BedFlow crée le document dans InvoiceXpress, le finalise (numéro + ATCUD + QR), récupère le PDF et le remet à l'hôte.
  • NIF de l'hôte : saisissez-le sur la fiche client (champ numéro de TVA). Sous 1 000 €, le document peut partir sans NIF (nom + pays suffisent) ; à partir de 1 000 €, l'identification est obligatoire — BedFlow met le document en attente jusqu'à ce que vous ajoutiez un NIF ou un numéro de passeport.
  • L'hôte facture à sa société ? Renseignez aussi le nom de la société sur la fiche client — la fatura est alors établie au nom de la société (un NIF d'entreprise commence par 5).
  • Annulation/remboursement d'un séjour facturé → note de crédit automatique référençant l'original.
  • Quota plein ou erreur ? Le document est mis en file d'attente et vous recevez une notification avec la raison (p.ex. « limite du plan atteinte — upgradez puis cliquez sur réessayer »). Aucune facture ne disparaît en silence.

Questions fréquentes

Dois-je encore déclarer quelque chose à l'AT ? Non. InvoiceXpress communique chaque document automatiquement (e-Fatura). Exportez le SAF-T pour votre comptable depuis InvoiceXpress.

Puis-je modifier une facture émise ? Non — les documents finalisés sont juridiquement immuables. Les corrections passent toujours par une note de crédit + un nouveau document. BedFlow le fait automatiquement lors des annulations.

Et la taxe de séjour ? En facturation à 6 %, la taxe de séjour est incluse dans le montant hébergement ; pour les exploitants exonérés, elle apparaît en ligne séparée à 0 %.

Cela vaut-il aussi pour ma propriété belge ? Non — cette intégration n'apparaît que pour les propriétés au Portugal. Pour la Belgique, utilisez Yuki, Billit ou Octopus.

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