Ръчна резервация (по телефона или на място)
Обновено на 2026-10-01
За гости по телефона и такива, които идват без резервация, попълвате един кратък формуляр. Само най-необходимото; останалото гостът попълва сам чрез своята страница за гости.
Кога използвате това?
- Гост се обажда, за да резервира директно.
- Някой стои на вратата („имате ли свободна стая за тази нощ?").
- Запитване е дошло по имейл, Instagram или WhatsApp.
Гостите, които резервират през уебсайта ви, използват booking widget-а.
Как да създадете резервация
Отваряте формуляра по два начина:
- Ежедневно → Резервации → бутон Нова резервация горе вдясно;
- или в прегледа на стаите: кликнете с десния бутон на мишката върху свободен ден на стая и изберете Създаване на нова резервация…. Тогава стаята и датата вече са попълнени.
Престой
| Поле | Обяснение |
|---|---|
| Пристигане и Заминаване | По подразбиране днес и утре. |
| Стая | За всяка стая виждате цената на нощувка и общата сума. Ако стаята е заета или блокирана, пише „заета/блокирана"; все пак можете да я изберете, за да направите съзнателно свръхрезервация. |
| Възрастни и Деца | По подразбиране 2 възрастни. |
Под стаята BedFlow веднага показва дали е свободна и колко струва престоят, напр. „Налична — 240 € за 2 нощувки (без екстри / туристически данък)". Ограниченията, като минимален престой, не важат за резервация, която въвеждате сами.
Гост
| Поле | Обяснение |
|---|---|
| Търсене на съществуващ гост | Въведете част от името, фирмата, имейла, мобилния номер, адреса, пощенския код, града или ДДС номера. Ако изберете съществуващ клиент, полетата отдолу се попълват. Празно = нов клиент. |
| Име и Фамилия | Задължителни. |
| Телефон и Имейл | Поне едно от двете. С имейл адрес гостът веднага получава потвърждението си и линка към своята страница за гости. |
| Език | Nederlands, English, Français или Deutsch: езикът на имейла за потвърждение. |
| Бележки | Напр. „късно пристигане 21 ч." или „вегетарианец". Те се записват като забележка от госта в резервацията. |
Ако въведете имейл адрес, който вече принадлежи на клиент на обекта ви, BedFlow свързва резервацията с този клиент.
Задължително плащане и срок за плащане
Гост по телефона по подразбиране плаща на място: превключвателят Задължително плащане е изключен и имейлът за потвърждение не съдържа линк за плащане.
Ако го включите, гостът получава линк за плащане в имейла за потвърждение и тече обичайното проследяване на плащането с напомняния. Под него се появява Срок за плащане:
- Стандартният за обекта: срокът, който сте задали в Настройки → Капаро (вижте Капаро).
- До 1 час, До 6 часа, До 12 часа, До 24 часа или До 48 часа: за гост, който пристига скоро.
Гостът прочита срока в имейла за потвърждение. Крайният срок никога не е по-късно от началото на настаняването в деня на пристигане.
Кликнете върху Създаване.
Какво се случва след това автоматично?
- Резервацията веднага е потвърдена.
- Клиентът се създава или се използва съществуващ.
- BedFlow изчислява цената по вашите тарифи, добавя туристическия данък и създава проформата и капарото.
- Ако гостът има имейл адрес, имейлът за потвърждение се изпраща според автоматичните ви съобщения.
- Ако стаята е свързана с каналите ви, наличността веднага се изпраща към Booking.com и другите канали.
- Попадате на страницата с детайли на резервацията.
В прегледа на стаите и в статистиките такава резервация се показва като директна резервация по телефона.
След създаването
- Вътрешна бележка: бележка само за вас и екипа ви добавяте чрез Редактиране. Вижте Промяна, преместване и отпечатване на резервации.
- Изпращане на имейл: ако при създаването още не сте имали имейл адрес, добавете го и изпратете потвърждението чрез Изпращане на имейл.
- Промяна на датите, преместване или анулиране: вижте Промяна, преместване и отпечатване на резервации.
На кого се издава фактурата?
В резервацията (Редактиране) има секция Фактуриране на: клиентът с име на фирмата, ДДС номер / данъчен номер, име, адрес, имейл и телефон, точно както ще излезе във фактурата. Ако нещо не е наред, коригирайте го там и кликнете върху Запазване на промените.
- Това, което промените тук, се запазва в клиента. Проформата и фактурата винаги четат данните от клиента, а имейл адресът и мобилният номер на резервацията се актуализират заедно с тях (там отиват фактурата и имейлите до госта).
- Друг клиент избирате от падащия списък Клиент (длъжник) най-горе в секцията.
- Името на госта в резервацията остава отделно: пътуващият може да е различен от този, който получава фактурата.
Бързо можете да коригирате име или имейл адрес и като кликнете върху името на госта в плочката в прегледа на стаите.
Гости по стаи
Някой резервира няколко стаи за други хора (семейство, три двойки, фирма за служителите си)? Върху плочката на тази резервация в прегледа на стаите има етикет {N} стаи. Кликнете върху него и в прозореца Гости по стаи попълнете за всяка стая Име, WhatsApp номер и Език на човека, който наистина спи там. Кликнете върху Запази.
- След това тези гости стоят под резервиращия на плочката, всеки със собствен бутон за WhatsApp.
- Автоматичните съобщения в WhatsApp за престоя (приветствие в деня на пристигане, кодове за вратата, съобщение преди пристигане) отиват до резервиращия и до всеки гост в стая, всеки със собственото си име.
- Ако оставите езика на автоматичен, той следва кода на държавата от номера (+90 става английски, +49 — немски), а иначе езика на резервацията.
- Ако оставите стая празна, тя остава за резервиращия. Резервиращият получава само съобщенията за стаите без собствен гост и вече нищо, щом всяка стая има собствен гост.
- И при една стая можете да зададете гост, различен от резервиращия: кликнете върху етикета гост.
Резервиращият винаги остава клиентът във фактурата.