Messaggi degli ospiti — Booking.com, Airbnb e WhatsApp in un'unica inbox
Aggiornato il 2026-10-01
Giornaliero → Messaggi
Un ospite ti scrive tramite la chat di Booking.com, Airbnb o Expedia, oppure risponde a un tuo messaggio WhatsApp? Tutto arriva in un unico posto: la pagina Messaggi degli ospiti. La tua risposta parte attraverso lo stesso canale: l'ospite OTA la legge nell'app del canale, l'ospite WhatsApp in WhatsApp.
Quando vedi Messaggi nel menu?
La voce di menu Messaggi (e Recensioni) compare non appena una di queste due opzioni è attivata per la tua struttura:
- WhatsApp è collegato: Impostazioni → Integrazioni → Comunicazione → WhatsApp. Vedi WhatsApp tramite TextMeFlow.
- Messaggi degli ospiti OTA è attivato: Impostazioni → Integrazioni → Comunicazione → Messaggi degli ospiti OTA. Serve per la chat con gli ospiti di Booking.com, Airbnb ed Expedia.
Ti servono inoltre il piano Starter o superiore e l'accesso a Comunicazione con gli ospiti (vedi Utenti aggiuntivi e permessi).
Quanto costa?
- L'inbox WhatsApp è inclusa nel tuo piano.
- La chat con gli ospiti di Booking.com, Airbnb ed Expedia è l'estensione a pagamento Chat e recensioni: 11,99 € al mese. Se in Messaggi degli ospiti OTA attivi Attiva la casella di posta dei messaggi degli ospiti e salvi, l'estensione compare sulla tua fattura a partire da quel mese. Se la disattivi, l'estensione si ferma non appena nessuna struttura la usa più.
Che aspetto ha?
Su un computer vedi tre colonne:
- A sinistra: l'elenco delle conversazioni.
- Al centro: la conversazione selezionata, con la casella di testo per rispondere.
- A destra: la prenotazione: arrivo, partenza, notti, camera, e-mail e telefono dell'ospite e il pulsante Apri prenotazione.
Sul telefono l'inbox funziona come un'app di chat: vedi l'elenco o la conversazione a schermo intero, con Indietro in alto a sinistra.
L'elenco
- In alto, in rosso, c'è Da rispondere, con le conversazioni che ti aspettano, le più recenti per prime. Sotto ci sono le Altre conversazioni.
- Ogni ospite ha un pallino colorato e un'etichetta: Check-in effettuato (verde), In arrivo (arancione), Check-out effettuato (rosso), oppure grigio senza prenotazione.
- Accanto al nome vedi il canale (Booking.com, Airbnb, Expedia o WhatsApp), la camera e il numero di prenotazione.
- Sotto il nome leggi l'inizio dell'ultimo messaggio.
- Un pallino rosso a destra significa: Risposta necessaria.
- Un messaggio WhatsApp da un numero sconosciuto riceve l'etichetta Richiesta: qualcuno che non ha ancora prenotato da te.
In alto puoi filtrare per Attive, Chiuse o Tutte, e cercare per nome o per contenuto di un messaggio.
Azioni rapide nell'elenco
In basso a destra di ogni conversazione ci sono piccoli pulsanti. Sono sempre visibili, anche su un tablet:
- Nessuna risposta necessaria (spunta): per un "grazie, a presto". La conversazione esce da Da rispondere. Per Booking.com BedFlow lo trasmette anche a loro, così il messaggio non pesa sul tuo punteggio di risposta.
- Archivia (torna con un nuovo messaggio): la conversazione scompare da Attive ed è elencata tra le Chiuse. Se l'ospite scrive di nuovo, ritorna.
- Privata — nascondi definitivamente (solo WhatsApp): per contatti personali sul tuo numero WhatsApp che non sono ospiti. I nuovi messaggi vengono memorizzati, ma non riaprono più la conversazione né generano una notifica.
Rispondere a un messaggio
- Clicca una conversazione nell'elenco.
- Leggi la cronologia: l'ospite è a sinistra, le tue risposte a destra.
- Vuoi partire in fretta? Sopra la casella di testo ci sono i Suggerimenti, i tuoi modelli e le Variabili (vedi sotto).
- Scrivi o modifica e clicca Invia, oppure premi Cmd/Ctrl + Invio.
- Se la prenotazione ha un indirizzo e-mail, sotto la casella di testo compare la casella Anche via e-mail a …. Spuntala e lo stesso testo parte anche come e-mail nello stile grafico della tua struttura. Comodo per un ospite senza WhatsApp, o che non legge la chat del canale.
Una risposta a un messaggio di Booking.com o Airbnb compare nella chat dell'ospite entro pochi secondi. Una risposta WhatsApp parte tramite il tuo numero collegato.
Pulsanti in alto in una conversazione
- Silenzia (solo WhatsApp): niente più notifiche per questa conversazione. I messaggi continuano ad arrivare. Riattiva la riattiva.
- Nessuna risposta necessaria (solo Booking.com, quando è attesa una risposta): come l'azione rapida qui sopra.
- Chiudi conversazione: chiude la conversazione. Per Booking.com e Airbnb viene chiusa anche dalla loro parte.
Modelli, variabili e suggerimenti
Questi aiuti funzionano allo stesso modo su ogni canale e compilano i dati della prenotazione giusta.
- Suggerimenti: BedFlow legge l'ultimo messaggio dell'ospite e la fase del suo soggiorno, e prepara le risposte più probabili. Se l'ospite chiede del wifi, il tuo modello per il wifi è pronto; se l'ospite deve ancora arrivare, le informazioni per il check-in.
- Modelli: le tue risposte predefinite. Un clic e il testo è pronto.
- Variabili: piccoli pulsanti che inseriscono un dato dove si trova il cursore: Nome, Pagina ospiti, Arrivo, Check-in dalle, Check-out entro le, Indirizzo, Wi-Fi, Password Wi-Fi, Camera e Telefono. BedFlow le compila all'invio. Pagina ospiti diventa un link breve alla pagina ospiti personale di questa prenotazione. Orari di check-in e indirizzo seguono la casa prenotata.
Creare i tuoi modelli
- Clicca Gestisci modelli.
- Clicca Aggiungi modello.
- Inserisci l'etichetta di un pulsante (ad es. "Orari della colazione") e il testo del messaggio. Usa variabili come
{{gast_voornaam}}o{{gastenpagina_link}}. - Clicca Salva modelli.
I tuoi modelli valgono per struttura. Puoi crearne fino a 30.
Traduzione automatica
Se un ospite invia un messaggio in un'altra lingua, BedFlow aggiunge sotto una traduzione, con le lingue indicate (ad es. PT → NL). I messaggi nella tua lingua restano non tradotti. Ogni traduzione viene memorizzata, quindi lo stesso messaggio viene tradotto una sola volta.
Foto, file e le tue risposte WhatsApp
Per WhatsApp tramite TextMeFlow, l'inbox mostra la conversazione completa:
- Le foto dell'ospite compaiono subito nella conversazione. Toccane una per aprire l'originale.
- Video, messaggi vocali e documenti sono mostrati come link Allegato. Toccalo per aprirli.
- Ciò che hai risposto direttamente in WhatsApp sul tuo telefono compare anch'esso nella conversazione. In questo modo i tuoi colleghi possono vedere cosa è già stato detto.
WhatsApp nella stessa inbox
Quando fai il check-in di un ospite, BedFlow invia il messaggio di benvenuto tramite WhatsApp. Quel messaggio compare subito come conversazione nella tua inbox. Se l'ospite risponde, la sua risposta entra nella stessa conversazione. In questo modo i tuoi ospiti attuali sono sempre nell'inbox, anche se non hanno ancora scritto nulla.
Anche le tue e-mail finiscono nella chat del canale
Quando BedFlow invia un'e-mail a un ospite di Booking.com, Airbnb o Expedia (ad es. l'e-mail di pre-arrivo), BedFlow pubblica quell'e-mail anche nella chat del canale. Molti ospiti non leggono l'indirizzo e-mail mascherato del canale, ma leggono la chat nella loro app.
Ospite non raggiungibile tramite il canale
A volte il canale non apre una chat per una prenotazione. I tuoi messaggi non vi arrivano allora, e l'indirizzo e-mail del canale raggiunge raramente l'ospite. BedFlow mostra allora il messaggio Ospite non raggiungibile tramite il canale sulla prenotazione in Giornaliero → Disponibilità, con il numero di telefono dell'ospite se è noto. In quel caso chiama o scrivi su WhatsApp all'ospite tu stesso, oppure raggiungilo tramite l'extranet del canale. Se hai impostato Telegram, ricevi lì anche una notifica.
Chiudere le conversazioni
- Tu stesso: clicca Chiudi conversazione in alto nella conversazione.
- Automaticamente: ogni notte BedFlow chiude le conversazioni degli ospiti partiti da più di 2 giorni e in cui non è successo altro. Vengono ripulite anche le conversazioni sciolte senza prenotazione.
- Rete di sicurezza: se un ospite scrive ancora qualcosa dopo la partenza, la conversazione resta aperta. Le conversazioni con ospiti con check-in effettuato e in arrivo non si chiudono mai da sole.
Le conversazioni chiuse non scompaiono: le trovi tra le Chiuse.
Notifiche di nuovi messaggi
Quando un ospite invia un nuovo messaggio, ricevi:
- una notifica push nel tuo browser, se hai attivato Attiva le notifiche push in fondo alla barra laterale;
- una notifica push nell'app BedFlow sul telefono, se hai attivato quella notifica nell'app (vedi L'app BedFlow);
- un contatore su Messaggi nella barra laterale, con il numero di conversazioni in attesa di risposta.
Letto o non letto è personale: se apri una conversazione, per i tuoi colleghi resta non letta.
Domande frequenti
Quali canali arrivano qui? Booking.com, Airbnb ed Expedia (con l'estensione Chat e recensioni), e WhatsApp. Le e-mail degli ospiti che hanno prenotato direttamente arrivano nella tua normale casella di posta, non qui.
Posso rispondere tramite Telegram? No. Rispondi sempre in BedFlow, così la tua risposta viene memorizzata con la conversazione.
Rispondo, ma il mio messaggio non arriva su Booking.com. La chat con Booking.com passa dal tuo channel manager. Se ricevi un messaggio di errore durante l'invio, contatta il supporto. Vedi anche "Ospite non raggiungibile tramite il canale" qui sopra.
Perché una conversazione è improvvisamente tra le Chiuse? A causa della pulizia notturna: l'ospite è partito da più di 2 giorni e non è successo altro. Puoi tranquillamente continuare a leggere la conversazione tra le Chiuse.
Cosa significa il pallino rosso? Quell'ospite sta aspettando una risposta. Il pallino scompare non appena rispondi, o con l'azione rapida Nessuna risposta necessaria.