InvoiceXpress (Португалия — сертифицирано фактуриране)

Обновено на 2026-10-01

Настройки → Интеграции → Счетоводство → InvoiceXpress

InvoiceXpress е интеграцията, с която BedFlow издава законово валидни португалски фактури за вашия Alojamento Local (AL). Португалия позволява фактуриране само през Portal das Finanças или чрез софтуер, сертифициран от Autoridade Tributária (AT). Затова BedFlow работи чрез InvoiceXpress (сертификат от AT nº 192): вие не правите нищо, а гостът автоматично получава коректна fatura-recibo с ATCUD код и QR код.

Какво прави интеграцията

• Fatura-recibo за всеки престой, автоматично при пълно плащане или при напускане (по избор) — включително за резервации от OTA, при които Booking.com или Airbnb събира плащането.
• ATCUD + QR код на всеки документ, както изисква законът.
• Автоматично подаване към AT (e-Fatura) — InvoiceXpress препраща всеки документ, вие не подавате нищо.
• Кредитно известие при анулиране или възстановяване на сума за вече фактуриран престой, с препратка към оригинала.
• SAF-T експорт за вашия счетоводител, директно от InvoiceXpress.
• PDF до госта: чрез имейла на BedFlow до госта (с вашето брандиране) или чрез самия InvoiceXpress.
• Следене на квотата: BedFlow брои документите ви за всеки месец и ви предупреждава преди началото на месеца, ако абонаментът ви стане твърде малък за очакваните напускания.

Важно: фактурата винаги е на името на госта, никога на Booking.com или Airbnb — дори когато платформата ви изплаща сумата. Такова е португалското правило. Сумата във фактурата е пълната сума, която гостът е платил; комисионите на OTA не се приспадат от нея.

Какво ви е необходимо

1. Собствен акаунт в InvoiceXpress — издателят на фактурите е вашият NIF, затова всеки бизнес за настаняване има собствен акаунт.
2. Вашият регистрационен номер на AL (напр. 12345/AL) и данъчният адрес на обекта.
3. Достъп до Portal das Finanças (или счетоводител, който да го уреди вместо вас) за връзката с AT.

Стъпка 1 — Създайте акаунт в InvoiceXpress

1. Отидете на invoicexpress.com и изберете план (вижте цените по-долу — безплатният план е достатъчен за начало).
2. Регистрирайте се с имейла си и попълнете данните на фирмата с вашия NIF като издател.
3. Изберете име на акаунта: то става вашият поддомейн, напр. moyatakaunt в https://moyatakaunt.app.invoicexpress.com. Това име ще ви трябва след малко в BedFlow.

Цени (юли 2026, без ДДС, на месец)

• Кредитните известия се броят в месечната квота.
• Всички планове включват достъп до API, ATCUD, QR кодове, SAF-T и комуникация с AT.
• Период на фактуриране по избор (месечно/на полугодие/годишно), без обвързване. Надграждането важи веднага, а преминаването към по-малък план — едва в края на периода — затова изберете месечен период, ако отдаването ви е сезонно.
• Съвет за сезона: отдавате основно през юли–август? Извън сезона работете на Grátis, а преди сезона включете месечен абонамент X3 или X10. BedFlow автоматично ви предупреждава, когато очакваните напускания надхвърлят лимита на плана ви.

Внимание: акаунт в пробен период (trial) още не може да комуникира с AT. Затова първо изберете абонамент (безплатният план също се брои), преди да регистрирате série.

Стъпка 2 — Вземете API ключа

В InvoiceXpress: Conta → Integrações → API (директно: app.invoicexpress.com/users/api). Там виждате името на акаунта и API ключа си. Не споделяйте този ключ с никого — в BedFlow той се съхранява криптиран.

Стъпка 3 — Свържете в BedFlow

Отидете в Настройки → Интеграции → Счетоводство → InvoiceXpress → Конфигурирай. Съветникът ви води през всички стъпки:

1. Акаунт: име на акаунта + API ключ. BedFlow веднага проверява връзката на живо.
2. Данъчни данни: вашият NIF, номер на AL, данъчен адрес и режим на ДДС.
3. Série и AT: вижте стъпки 4 и 5 по-долу.
4. Настройки за издаване: кога да се фактурира (при пълно плащане или при напускане — изберете напускане, ако плащането се събира от OTA) и как PDF-ът стига до госта.
5. План: посочете кой план на InvoiceXpress имате, за да е точно следенето на квотата.

Кой режим на ДДС?

• IVA 6% — намалената ставка за настаняване в континентална Португалия (5% на Мадейра, 4% на Азорските острови).
• Освобождаване по чл. 57 CIVA (M10, 0%) — само за малки предприемачи в режим isenção. Внимание: от 1 юли 2025 г. нерезидентите вече не могат да ползват това освобождаване — ако не живеете в Португалия, фактурирате с 6%. Не сте сигурни? Попитайте счетоводителя си.

Стъпка 4 — Създайте подпотребител в AT (еднократно)

InvoiceXpress може да регистрира séries и да изпраща фактури едва когато има право да комуникира с AT от ваше име. За целта създавате в Portal das Finanças подпотребител (subutilizador):

1. Влезте в portaldasfinancas.gov.pt с вашия NIF.
2. Потърсете "Gestão de Utilizadores" → създайте нов subutilizador.
3. Дайте му тези две права:
   • WSE — Comunicação e gestão de séries por webservice
   • WFA — Comunicação de dados de faturas
4. Запишете потребителското име (вашият NIF + / + пореден номер) и паролата.
5. Въведете ги в InvoiceXpress в Configurações → Comunicação AT.

Предпочитате да го направи счетоводителят ви? Обикновено това му отнема 10 минути.

Стъпка 5 — Регистрирайте série

Всеки португалски документ принадлежи към série (поредица документи), която трябва предварително да е регистрирана в AT — от нея идва ATCUD кодът. В съветника на BedFlow създавате série и я регистрирате в AT с един бутон. Без регистрирана série BedFlow съзнателно блокира активирането: документ с ATCUD "N/D" няма правна сила.

Стъпка 6 — Активирайте

Включете интеграцията като активна. Оттук нататък всичко става автоматично:

• Настъпи ли моментът за фактуриране (плащане или напускане) → BedFlow създава документа в InvoiceXpress, финализира го (номер + ATCUD + QR), изтегля PDF-а и го доставя на госта.
• NIF на госта: намира се в картона на клиента, поле Данъчен номер (ДДС / NIF). Под 1000 € документът може да е без NIF (стигат име и държава); от 1000 € нагоре идентификацията е задължителна — тогава BedFlow задържа документа, докато не се въведе NIF или номер на паспорт. Вижте Идентификация от 1000 € по-долу.
• Гостът иска фактура на фирма? Тогава попълнете и името на фирмата в картона на госта — fatura-та се издава на фирмата (фирменият NIF започва с 5).
• Анулиране/възстановяване на сума за фактуриран престой → автоматично кредитно известие с препратка към оригинала.
• Квотата е изчерпана или има грешка? Документът се задържа в опашката и получавате известие с причината (напр. „достигнат лимит на плана — надградете и кликнете Опитай отново“). Никоя фактура не изчезва безследно.

Идентификация от 1000 €

Fatura-recibo от 1000 € нагоре не може да се издаде без NIF или номер на паспорт на госта, а канали като Booking.com не го предават. Затова BedFlow го иска от самия гост:

• На страницата за гости се появява допълнителна стъпка в онлайн регистрацията, в която гостът въвежда своя NIF или номер на паспорт заедно с държавата. Стъпката се показва само когато е нужна: обект с активно португалско фактуриране, фактура от 1000 € нагоре и все още неизвестен номер.
• По имейл: шаблонът за съобщение PT идентификация изпраща на госта личен линк (валиден 30 дни) към същия формуляр. Това съобщение се изпраща само ако го свържете с автоматично съобщение в Управление → Съобщения → Автоматични съобщения, и дори тогава — само когато идентификацията наистина е нужна.

Щом гостът го попълни, номерът се записва в картона на клиента и задържаният документ се издава. Можете да въведете номера и сами в картона на клиента.

Окончателна фактура при португалски обект

В Ежедневно → Фактури обикновено превръщате проформа в окончателна фактура с Направи окончателна. При обект, който фактурира чрез InvoiceXpress, този бутон е блокиран: виждате съобщението „Този обект фактурира чрез InvoiceXpress (Португалия)“. Там fatura-recibo се издава автоматично в момента, който сте избрали в съветника (пълно плащане или напускане).

Често задавани въпроси

Трябва ли да подавам нещо към AT? Не. InvoiceXpress подава всеки документ автоматично (e-Fatura). SAF-T файла за счетоводителя си експортирате от InvoiceXpress.

Мога ли да променя издадена фактура? Не — финализираните документи по закон не могат да се променят. Корекциите винаги стават чрез кредитно известие + нов документ. BedFlow прави това автоматично при анулиране.

А туристическият данък? Туристическият данък винаги е на отделен ред във фактурата, без ДДС — той не подлежи на облагане с ДДС. При домакин, който фактурира с 6%, документът носи за този ред кода за освобождаване M99 (необлагаем); при освободен домакин за целия документ важи M10. Преди при домакините с 6% таксата се включваше в сумата за настаняването, поради което се плащаше ДДС, който не се дължи.

Важи ли това и за белгийския ми обект? Не — тази интеграция се показва само при обекти в Португалия. За Белгия използвайте Yuki, Billit, Octopus или ClearFacts, вижте Свързване на счетоводството.

Как стои въпросът с регистрацията на чуждестранни гости (SIBA)? Това е отделно от фактурирането. Вижте SIBA — Boletins de Alojamento.