Manual / Integraciones

InvoiceXpress (Portugal — facturación certificada)

Actualizado el 2026-07-11

InvoiceXpress es la integración con la que BedFlow emite facturas portuguesas legalmente válidas para tu Alojamento Local (AL). Portugal solo permite facturar a través del Portal das Finanças o con software certificado por la Autoridade Tributária (AT). Por eso BedFlow dirige InvoiceXpress (certificado AT nº 192): tú no haces nada y cada huésped recibe automáticamente una fatura-recibo correcta con código ATCUD y código QR.

Qué hace la integración

  • Una fatura-recibo por estancia, automáticamente al pago completo o al check-out (configurable) — también para reservas OTA donde Booking.com o Airbnb cobra el pago.
  • ATCUD + código QR en cada documento, como exige la ley.
  • Comunicación automática a la AT (e-Fatura) — InvoiceXpress transmite cada documento; no presentas nada manualmente.
  • Nota de crédito al cancelar o reembolsar una estancia ya facturada, con referencia al documento original.
  • Exportación SAF-T para tu contable, directamente desde InvoiceXpress.
  • PDF al huésped: por el correo de huésped de BedFlow (con tu marca) o por InvoiceXpress.
  • Control de cuota: BedFlow cuenta tus documentos por mes y te avisa antes de empezar el mes si tu plan se queda corto para los check-outs previstos.

Importante: la factura siempre va a nombre del huésped, nunca de Booking.com o Airbnb — aunque la plataforma te pague a ti. Esa es la regla portuguesa. El importe es el total pagado por el huésped; las comisiones OTA no se deducen.

Qué necesitas

  1. Una cuenta propia de InvoiceXpress — el emisor de las facturas es tu NIF, así que cada anfitrión tiene su propia cuenta.
  2. Tu número de registro AL (p. ej. 12345/AL) y la dirección fiscal del alojamiento.
  3. Acceso al Portal das Finanças (o un contable que lo gestione) para la conexión con la AT.

Paso 1 — Crear la cuenta de InvoiceXpress

  1. Ve a invoicexpress.com y elige un plan (tarifas abajo — el plan gratuito basta para empezar).
  2. Regístrate con tu correo y tus datos de empresa, con tu NIF como emisor.
  3. Elige un nombre de cuenta: será tu subdominio, p. ej. micuenta en https://micuenta.app.invoicexpress.com. Lo necesitarás en BedFlow.

Tarifas (julio 2026, sin IVA, por mes)

| Plan | Documentos/mes | Precio | |---|---|---| | Grátis | 1 | 0 € (sin soporte) | | X3 | 3 | 3 € | | X10 | 10 | 9 € | | X20 | 20 | 14 € | | X30 | 30 | 18 € | | X100 | 100 | 24 € | | X500 | 500 | 29 € |

  • Las notas de crédito cuentan en la cuota mensual.
  • Todos los planes incluyen acceso API, ATCUD, códigos QR, SAF-T y comunicación AT.
  • Ciclo de facturación a elegir (mensual/semestral/anual), sin permanencia. Las subidas de plan se aplican al momento; las bajadas, solo al final del ciclo — elige ciclo mensual si tu alquiler es estacional.
  • Consejo de temporada: ¿alquilas sobre todo en julio–agosto? Quédate en Grátis fuera de temporada y activa un X3 o X10 mensual antes de la temporada. BedFlow te avisa automáticamente cuando los check-outs previstos superan el límite de tu plan.

Atención: una cuenta en período de prueba aún no puede comunicarse con la AT. Elige primero una suscripción (el plan gratuito también cuenta) antes de registrar tu série.

Paso 2 — Obtener la clave API

En InvoiceXpress: Conta → Integrações → API (directo: app.invoicexpress.com/users/api). Ahí encuentras tu nombre de cuenta y tu clave API. No compartas la clave con nadie — BedFlow la guarda cifrada.

Paso 3 — Conectar en BedFlow

Ve a Ajustes → Integraciones → Contabilidad → InvoiceXpress → Configurar. El asistente te guía:

  1. Cuenta: nombre de cuenta + clave API. BedFlow prueba la conexión en vivo.
  2. Datos fiscales: tu NIF, número AL, dirección fiscal y régimen de IVA.
  3. Série y AT: ver pasos 4 y 5.
  4. Ajustes de emisión: cuándo facturar (al pago completo o al check-out — elige check-out si una OTA cobra el pago) y cómo llega el PDF al huésped.
  5. Plan: registra tu plan de InvoiceXpress para que el control de cuota sea exacto.

¿Qué régimen de IVA?

  • IVA 6 % — el tipo reducido de alojamiento en Portugal continental (5 % Madeira, 4 % Azores).
  • Exención art. 57 CIVA (M10, 0 %) — solo para pequeños empresarios en régimen de isenção. Ojo: desde el 1 de julio de 2025 los no residentes ya no pueden usar esta exención — si no vives en Portugal, facturas al 6 %. ¿Dudas? Pregunta a tu contable.

Paso 4 — Crear el subusuario AT (una sola vez)

InvoiceXpress solo puede registrar séries y transmitir facturas cuando puede hablar con la AT en tu nombre. Para eso creas un subusuario (subutilizador) en el Portal das Finanças:

  1. Inicia sesión en portaldasfinancas.gov.pt con tu NIF.
  2. Busca «Gestão de Utilizadores» → crea un nuevo subutilizador.
  3. Dale estos dos permisos:
    • WSE — Comunicação e gestão de séries por webservice
    • WFA — Comunicação de dados de faturas
  4. Anota el nombre de usuario (tu NIF + / + número) y la contraseña.
  5. Introdúcelos en InvoiceXpress en Configurações → Comunicação AT.

¿Prefieres que lo haga tu contable? Suele tardar 10 minutos.

Paso 5 — Registrar la série

Cada documento portugués pertenece a una série (secuencia de documentos) que debe registrarse previamente en la AT — eso genera el código ATCUD. En el asistente de BedFlow, un botón crea la série y la registra en la AT. Sin série registrada, BedFlow bloquea deliberadamente la activación: un documento con ATCUD «N/D» no es válido legalmente.

Paso 6 — Activar

Pon la integración en activo. Desde entonces todo es automático:

  • Disparador alcanzado (pago o check-out) → BedFlow crea el documento en InvoiceXpress, lo finaliza (número + ATCUD + QR), recupera el PDF y lo entrega al huésped.
  • NIF del huésped: introdúcelo en la ficha del huésped (campo número de IVA). Por debajo de 1.000 € el documento puede salir sin NIF (nombre + país basta); desde 1.000 € la identificación es obligatoria — BedFlow retiene el documento hasta que añadas NIF o número de pasaporte.
  • ¿El huésped factura a su empresa? Rellena también el nombre de la empresa en la ficha — la fatura irá a nombre de la empresa (un NIF de empresa empieza por 5).
  • Cancelación/reembolso de una estancia facturada → nota de crédito automática que referencia el original.
  • ¿Cuota llena o error? El documento queda en cola y recibes una notificación con el motivo (p. ej. «límite del plan alcanzado — mejora el plan y pulsa reintentar»). Ninguna factura desaparece en silencio.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que presentar algo más a la AT? No. InvoiceXpress comunica cada documento automáticamente (e-Fatura). El SAF-T para tu contable lo exportas desde InvoiceXpress.

¿Puedo modificar una factura emitida? No — los documentos finalizados son legalmente inmutables. Las correcciones van siempre por nota de crédito + documento nuevo. BedFlow lo hace automáticamente en las cancelaciones.

¿Y la tasa turística? Al facturar al 6 %, la tasa turística se incluye en el importe del alojamiento; para anfitriones exentos aparece como línea separada al 0 %.

¿Aplica también a mi propiedad belga? No — esta integración solo aparece en propiedades de Portugal. Para Bélgica usa Yuki, Billit u Octopus.

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