ClearFacts — faturas para o seu contabilista

Atualizado em 2026-10-01

Definições → Integrações → Contabilidade → ClearFacts

O ClearFacts (Wolters Kluwer) é uma plataforma de contabilidade usada por muitos contabilistas belgas. Se o seu contabilista trabalha com o ClearFacts, deixa de precisar de lhe enviar faturas por e-mail: o BedFlow coloca automaticamente cada fatura de venda definitiva na Inbox ClearFacts dele, pronta a lançar.

O que faz a integração

• Cada fatura definitiva segue automaticamente para o ClearFacts — faturas de venda e notas de crédito, assim que ficam definitivas.
• UBL-XML com o PDF incorporado (por defeito). O ClearFacts lê de forma estruturada os valores, as linhas de IVA e os dados do cliente, e o seu contabilista pode simplesmente abrir o PDF legível. Um só ficheiro, sem trabalho duplicado.
• Número da fatura como etiqueta: cada documento recebe o número da fatura como tag e uma nota com o nome do cliente e a data da fatura. O seu contabilista vê logo do que se trata, sem abrir o documento.
• Separado por alojamento: cada propriedade tem o seu próprio token e número de empresa, pelo que faturas de sociedades diferentes nunca vão parar à mesma contabilidade.
• Fail-soft: se um envio falhar (token expirado, número de empresa errado), a fatura fica simplesmente na fila de espera e o BedFlow tenta de novo na ronda seguinte. Nada se perde.

O que a integração não faz

O ClearFacts não envia as suas faturas ao seu cliente. O ClearFacts é uma plataforma de contabilidade, não um ponto de acesso Peppol. A integração entrega as suas faturas ao seu contabilista; não são enviadas ao cliente através da rede Peppol.

Quer enviar as suas faturas eletronicamente ao cliente via Peppol? Use então a integração Yuki ou Billit. Pode usar o ClearFacts para o seu contabilista e, à parte disso, continuar a enviar as faturas ao hóspede por e-mail — isso não muda.

Além disso:

• Sem envio de CODA. O BedFlow não envia movimentos bancários para o ClearFacts. O seu contabilista obtém-nos através da sua própria ligação bancária ou importação CODA.
• Sem retorno de informação. O ClearFacts não comunica se uma fatura foi paga ou lançada; o acompanhamento dos pagamentos continua no BedFlow.
• Sem faturas de compra. Só seguem as suas próprias faturas de venda.

De que precisa

1. Um Personal Access Token do ClearFacts com o scope upload_document.
2. O seu número de empresa (p. ex. BE0686566196) — necessário quando o seu token dá acesso a várias empresas.
3. Eventualmente, o diário de vendas em que o seu contabilista quer ver as faturas.

Os pontos 2 e 3 o seu contabilista pode dar-lhos num instante; é quem melhor conhece o próprio dossiê ClearFacts.

Passo 1 — Obter o token no ClearFacts

1. Inicie sessão no ClearFacts e vá ao seu perfil → API / Personal Access Tokens.
2. Crie um novo token e assinale pelo menos o scope upload_document. Sem esse scope, todos os envios são recusados.
3. Copie o token. Tem 80 caracteres e não expira, por isso só tem de fazer isto uma vez.

Guarde esse token como uma palavra-passe. No BedFlow é guardado de forma encriptada e, depois de guardado, nunca mais é mostrado de forma legível.

Passo 2 — Ligar no BedFlow

Vá a Definições → Integrações → Contabilidade → ClearFacts → Configurar e preencha:

Clique em Guardar. O mosaico passa a Ligado.

Que formato escolher?

• UBL-XML com PDF incorporado — recomendado. O ficheiro contém tanto os dados estruturados (valores, taxas de IVA, dados do cliente) como o PDF legível. O ClearFacts consegue preencher automaticamente a maior parte do lançamento.
• Apenas PDF — escolha esta opção só se o seu contabilista o pedir expressamente. Terá então de transcrever mais à mão.

Quando são enviadas as faturas?

O BedFlow envia faturas e notas de crédito definitivas de duas em duas horas — as proformas nunca seguem, e as faturas anuladas e as vendas de caixa anónimas sem cliente também não. Cada fatura é enviada uma vez; depois, o BedFlow regista que já foi, para que não volte a cair na Inbox.

Atenção ao ativar: as suas faturas definitivas anteriores que nunca foram para o ClearFacts também seguem nesse momento. Se o seu contabilista já as recebeu de outra forma, escreva para support@bedflow.eu antes de ativar a integração.

Uma fatura que não segue tem, normalmente, um destes motivos:

Evitar documentos duplicados

O envio do ClearFacts acrescenta sempre um novo documento à Inbox. Se a mesma fatura for enviada duas vezes, ficam dois documentos — com o risco de o seu contabilista lançar os dois.

No funcionamento normal isso não pode acontecer: o BedFlow memoriza que faturas já seguiram. Só quando um administrador força deliberadamente um novo envio pode surgir um segundo documento. O BedFlow regista esse novo envio com um aviso claro. Se o fizer, verifique depois a Inbox ClearFacts.

Perguntas frequentes

O meu contabilista tem de configurar alguma coisa? Não. Para ele, os documentos aparecem simplesmente na Inbox habitual.

Posso combinar o ClearFacts com o Yuki, o Billit ou o Octopus? Por alojamento escolhe uma integração de contabilidade. Se houver várias ligadas, as suas faturas seguem apenas para a primeira nesta ordem: Yuki, Billit, Octopus, ClearFacts. Se tem vários alojamentos com contabilistas diferentes, cada alojamento pode perfeitamente usar a sua própria plataforma. Mais sobre os outros programas em Ligar a contabilidade.

E se mudar de contabilista? Desligue o interruptor ou substitua o token pelo do novo contabilista. O que já foi enviado fica com o contabilista anterior — o BedFlow não consegue retirar documentos do ClearFacts.

As minhas faturas continuam no BedFlow? Sim. O ClearFacts recebe uma cópia; o BedFlow continua a ser a sua fonte de faturas, PDFs e acompanhamento de pagamentos.