ClearFacts — fatture al tuo commercialista

Aggiornato il 2026-10-01

Impostazioni → Integrazioni → Contabilità → ClearFacts

ClearFacts (Wolters Kluwer) è una piattaforma di contabilità usata da molti commercialisti belgi. Se il tuo commercialista lavora con ClearFacts, non devi più inviargli le fatture via email: BedFlow inserisce automaticamente ogni fattura di vendita definitiva nella sua Inbox di ClearFacts, pronta per essere registrata.

Cosa fa l'integrazione

• Ogni fattura definitiva inviata automaticamente a ClearFacts — fatture di vendita e note di credito, non appena sono definitive.
• XML UBL con il PDF incorporato (predefinito). ClearFacts legge importi, righe IVA e dati del cliente in modo strutturato, e il tuo commercialista può semplicemente aprire il PDF leggibile. Un solo file, nessun lavoro doppio.
• Numero di fattura come etichetta: ogni documento riceve il numero di fattura come tag, più una nota con il nome del cliente e la data della fattura. Il tuo commercialista vede a colpo d'occhio di cosa si tratta, senza aprire il documento.
• Separato per struttura: ogni struttura ha il proprio token e il proprio numero d'impresa, così le fatture di aziende diverse non finiscono mai nella stessa contabilità.
• Fail-soft: se un caricamento fallisce (token scaduto, numero d'impresa errato), la fattura resta semplicemente in coda e BedFlow riprova al giro successivo. Non si perde nulla.

Cosa non fa l'integrazione

ClearFacts non invia le tue fatture al tuo cliente. ClearFacts è una piattaforma di contabilità, non un access point Peppol. L'integrazione consegna le tue fatture al tuo commercialista; non vengono inviate al cliente tramite la rete Peppol.

Vuoi inviare le tue fatture al cliente in formato elettronico tramite Peppol? Allora usa l'integrazione Yuki o Billit. Puoi usare ClearFacts per il tuo commercialista e continuare a inviare le fatture all'ospite via email separatamente — questo non cambia.

Inoltre:

• Nessun push CODA. BedFlow non invia a ClearFacts le transazioni bancarie. Il tuo commercialista le importa tramite il proprio collegamento bancario o l'importazione CODA.
• Nessun riscontro. ClearFacts non comunica se una fattura è stata pagata o registrata; il controllo dei pagamenti resta in BedFlow.
• Nessuna fattura d'acquisto. Vengono incluse solo le tue fatture di vendita.

Cosa ti serve

1. Un Personal Access Token di ClearFacts con lo scope upload_document.
2. Il tuo numero d'impresa (ad es. BE0686566196) — necessario non appena il tuo token dà accesso a più aziende.
3. Facoltativamente, il registro vendite in cui il tuo commercialista vuole vedere le fatture.

I punti 2 e 3 te li può dare subito il tuo commercialista; conosce meglio di tutti il proprio fascicolo ClearFacts.

Passaggio 1 — Ottieni un token in ClearFacts

1. Accedi a ClearFacts e vai al tuo profilo → API / Personal Access Tokens.
2. Crea un nuovo token e spunta almeno lo scope upload_document. Senza quello scope ogni caricamento viene rifiutato.
3. Copia il token. È lungo 80 caratteri e non scade, quindi devi farlo una sola volta.

Conserva quel token al sicuro come una password. BedFlow lo salva in forma cifrata e dopo il salvataggio non lo mostra più in forma leggibile.

Passaggio 2 — Collega in BedFlow

Vai su Impostazioni → Integrazioni → Contabilità → ClearFacts → Configura e compila:

Clicca su Salva. Il riquadro passa a Connesso.

Quale formato scegliere?

• XML UBL con PDF incorporato — consigliato. Il file contiene sia i dati strutturati (importi, aliquote IVA, dati del cliente) sia il PDF leggibile. ClearFacts può compilare automaticamente la maggior parte della registrazione contabile.
• Solo PDF — sceglilo solo se il tuo commercialista lo chiede esplicitamente. Dovrà allora copiare più dati a mano.

Quando vengono inviate le fatture?

BedFlow invia le fatture e le note di credito definitive ogni due ore — le proforma non vengono mai incluse, e nemmeno le fatture annullate o le vendite anonime del POS senza cliente. Una fattura viene inviata una sola volta; poi BedFlow tiene traccia che è partita, così non finisce di nuovo nella Inbox.

Attenzione all'attivazione: anche le tue precedenti fatture definitive mai inviate a ClearFacts verranno inviate. Se il tuo commercialista le ha già ricevute in un altro modo, scrivi a support@bedflow.eu prima di attivare l'integrazione.

Una fattura che non viene inviata ha di solito uno di questi motivi:

Evitare documenti doppi

Ogni caricamento su ClearFacts aggiunge un nuovo documento alla Inbox. Se la stessa fattura viene caricata due volte, ci saranno due documenti — con il rischio che il tuo commercialista li registri entrambi.

Nel funzionamento normale questo non può accadere: BedFlow ricorda quali fatture sono già state inviate. Solo quando un amministratore forza deliberatamente un nuovo invio può essere creato un secondo documento. BedFlow registra un nuovo invio di questo tipo con un chiaro avviso. Se lo fai, controlla poi la Inbox di ClearFacts.

Domande frequenti

Il mio commercialista deve configurare qualcosa? No. Per lui i documenti compaiono semplicemente nella sua solita Inbox.

Posso combinare ClearFacts con Yuki, Billit o Octopus? Scegli un'integrazione contabile per struttura. Se ne sono comunque attivate più d'una, le tue fatture vanno solo alla prima in quest'ordine: Yuki, Billit, Octopus, ClearFacts. Se hai più strutture con commercialisti diversi, ogni struttura può benissimo usare la propria piattaforma. Maggiori informazioni sugli altri programmi in Collegare il tuo software di contabilità.

Cosa faccio se cambio commercialista? Disattiva l'interruttore, oppure sostituisci il token con quello del nuovo commercialista. Ciò che è già stato inviato resta presso il vecchio commercialista — BedFlow non può recuperare documenti da ClearFacts.

Le mie fatture restano in BedFlow? Sì. ClearFacts riceve una copia; BedFlow resta la tua fonte per fatture, PDF e controllo dei pagamenti.