Manuel / Intégrations

SIBA — Boletins de Alojamento (Portugal)

Mis à jour le 2026-09-07

Tout hébergeur au Portugal doit déclarer chaque client étranger à l'UCFE : le Boletim de Alojamento. Cette déclaration doit être faite dans les trois jours ouvrables suivant l'arrivée, par personne, enfants compris. L'intégration SIBA effectue ces déclarations automatiquement, à partir des données que vos clients ont eux-mêmes encodées dans l'enregistrement des voyageurs.

Vous la trouverez sous Connections → Expérience client → SIBA (Boletins de Alojamento). La tuile n'apparaît que pour un établissement portugais.

Ce qu'il vous faut d'abord

La déclaration passe par le service web de SIBA : votre établissement doit donc être inscrit dans la zone sécurisée de siba.ssi.gov.pt. Choisissez « Web Services » comme mode d'envoi lors de l'inscription — ce choix est figé, et avec un autre mode SIBA refuse chaque fichier avec le code d'erreur P12. Une modification n'est possible que par courriel à siba@sef.pt.

Sous 48 heures environ, vous recevez un ofício avec trois données :

  • Unidade hoteleira — votre NIPC, neuf chiffres
  • Numéro d'estabelecimento — le numéro d'ordre de cette unité au sein du même NIPC ; la première reçoit 0
  • Chave de acesso — la clé d'activation, uniquement des chiffres

Clé perdue ? Redemandez-la à siba@sef.pt en indiquant votre NIPC et votre numéro d'estabelecimento. Ne vous réinscrivez pas — votre inscription reste valable et une seconde inscription crée un second estabelecimento.

Configuration dans BedFlow

  1. Activez d'abord l'Enregistrement des voyageurs pour l'établissement et cochez la section « Portugal : type de document, pays de délivrance et pays de résidence ». Sans ces données, aucun boletim ne peut partir.

  2. Désactivez « Numéro de registre national belge comme alternative ». Elle permet au client d'omettre date de naissance, nationalité et document — inutilisable pour un boletim.

  3. Ouvrez la tuile SIBA et encodez les trois données de l'ofício. La chave de acesso est conservée chiffrée et n'apparaît jamais dans un journal ou un message d'erreur.

  4. Complétez les données de l'unité telles que SIBA les connaît. Attention aux longueurs maximales — SIBA refuse un fichier qui les dépasse :

    | Champ | Longueur max. | | --- | --- | | Nom de l'unité | 40 | | Abréviation | 15 | | Adresse | 40 | | Localité | 30 | | Code postal | 4 + 3 chiffres | | Téléphone et fax | 9 chiffres | | Nom du contact | 40 | | E-mail du contact | 140 |

    Adresse, téléphone, fax et coordonnées sont mis à jour chez SIBA à chaque envoi. Le nom et l'abréviation ne peuvent être modifiés que par l'UCFE.

  5. Activez Activer la déclaration SIBA.

SIBA envoie une confirmation à l'adresse e-mail du contact pour chaque fichier accepté. C'est votre seconde trace, à côté de l'aperçu dans BedFlow.

Déroulement de la déclaration

  • Dès qu'un client complète son enregistrement, BedFlow prépare un boletim par voyageur avec l'échéance légale : trois jours ouvrables après l'arrivée, week-ends et jours fériés portugais non comptés.
  • Les clients portugais sont ignorés. L'obligation ne vise que les clients étrangers ; déclarer un ressortissant portugais aboutit à un refus. Vous le voyez comme « ignoré », pour qu'il reste clair que rien n'est parti volontairement.
  • Chaque matin, tous les boletins en attente dont le client est déjà arrivé partent vers SIBA dans un seul fichier. Déclarer à l'avance est impossible : la date d'arrivée doit être aujourd'hui ou antérieure.
  • Si SIBA répond 0, le fichier est accepté. Sinon, le code d'erreur et sa description s'affichent sur la tuile et BedFlow réessaie au tour suivant.

Ce qui est surveillé

La tuile montre toujours trois choses : la dernière acceptation, le nombre de boletins en file d'attente, et combien dépassent le délai légal. Si quelque chose dépasse le délai, vous recevez une notification — déclarer tardivement est une infraction, cela doit donc être vu.

Un boletim bloqué a presque toujours l'une de ces deux causes :

  • Données incomplètes. Le client a laissé un champ obligatoire vide, ou a indiqué un pays absent de la table de SIBA. La raison est explicite (« données manquantes ou invalides : type de document »). Complétez-la dans l'enregistrement de cette réservation et il partira au tour suivant.
  • Un refus de SIBA. Le code d'erreur figure sur la tuile. P12 signifie que le mode d'envoi de votre inscription n'est pas « Web Services » ; réglez cela par un courriel à siba@sef.pt.

Important : un client incomplet ne bloque pas les autres. Ce qui ne va pas reste en attente, le reste part normalement.

Clients arrivant avant que l'intégration ne fonctionne

Si l'intégration n'est pas prête alors que des clients arrivent déjà, prévenez votre délégation régionale AIMA avec siba@sef.pt en copie. La FAQ de SIBA le prévoit explicitement en cas de problème logiciel (point P06).

Ce que SIBA ne fait pas

Les boletins sont une déclaration aux autorités, pas une taxe ni une facture. La taxe de séjour communale et la facturation portugaise via InvoiceXpress sont totalement distinctes — voyez le guide InvoiceXpress (Portugal) et les paramètres de votre taxe communale.

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