SIBA — Boletins de Alojamento (Portogallo)

Aggiornato il 2026-10-01

Impostazioni → Integrazioni → Esperienza ospite → SIBA (Boletins de Alojamento)

Chi offre alloggio in Portogallo deve comunicare all'UCFE ogni ospite straniero: il Boletim de Alojamento. Va fatto entro tre giorni lavorativi dall'arrivo, per persona, bambini compresi. L'integrazione SIBA invia automaticamente questa comunicazione, in base ai dati che i tuoi ospiti hanno inserito da soli nella registrazione ospiti.

Il riquadro SIBA (Boletins de Alojamento) si trova nella categoria Esperienza ospite, accanto a Registrazione ospiti. Compare solo per una struttura in Portogallo.

Cosa ti serve in anticipo

La comunicazione passa dal web service SIBA, e per questo la tua struttura deve essere registrata nell'area protetta di siba.ssi.gov.pt. Durante la registrazione scegli "Web Services" come modalità di trasmissione — questa scelta è definitiva, e con qualsiasi altra modalità SIBA rifiuta ogni file con il codice di errore P12. Si può modificare solo tramite email a siba@sef.pt.

Entro circa 48 ore ricevi un ofício con tre dati:

• Unidade hoteleira — il tuo NIPC, nove cifre
• Numero estabelecimento — il numero progressivo di questa unità nell'ambito dello stesso NIPC; la prima riceve 0
• Chave de acesso — la chiave di attivazione, solo cifre

Se hai perso quella chiave, richiedila di nuovo tramite siba@sef.pt indicando il tuo NIPC e il numero estabelecimento. Non registrarti di nuovo — la tua registrazione esistente resta valida, e una seconda registrazione crea un secondo estabelecimento.

Configurarlo in BedFlow

1. Attiva prima la Registrazione ospiti per la struttura e, in Dati da richiedere, attiva l'interruttore Portogallo: tipo di documento, paese di rilascio e paese di residenza. Senza quei dati non si può inviare nessun boletim. Vedi Registrazione ospiti.

2. Disattiva l'interruttore "Numero di registro nazionale belga come alternativa". Permette a un ospite di saltare data di nascita, nazionalità e documento — il che lo rende inutilizzabile per un boletim.

3. Apri il riquadro SIBA (Boletins de Alojamento) con Configura e, nella sezione Accesso (dall'ofício dell'UCFE), inserisci i tre dati dell'ofício: Unidade hoteleira (NIPC), Numero estabelecimento e Chave de acesso. La chave de acesso viene salvata in forma cifrata e non compare mai in un log né in un messaggio di errore.

4. Nella sezione Dati dell'unità come noti a SIBA compila i dati dell'unità. Attenzione alle lunghezze massime — SIBA rifiuta un file che le supera:

   Campo	Lunghezza max.
   Nome dell'unità	40
   Abbreviazione	15
   Indirizzo	40
   Località	30
   Codice postale	4 + 3 cifre
   Telefono e fax	9 cifre
   Nome della persona di contatto	40
   Email della persona di contatto	140

   Indirizzo, telefono, fax e dati di contatto vengono aggiornati presso SIBA a ogni invio. Il nome e l'abbreviazione si possono modificare solo tramite l'UCFE.

5. Attiva Attiva la comunicazione SIBA e clicca su Salva.

Per ogni file accettato arriva una conferma da SIBA all'indirizzo email della persona di contatto. È il tuo secondo audit trail, oltre al riepilogo in BedFlow.

Come funziona la comunicazione

• Non appena un ospite compila la propria registrazione, BedFlow prepara un boletim per ogni viaggiatore con il termine legale: tre giorni lavorativi dopo l'arrivo, esclusi i fine settimana e i giorni festivi portoghesi.
• Gli ospiti portoghesi vengono saltati. L'obbligo di comunicazione vale solo per gli ospiti stranieri; comunicare un cittadino portoghese comporta un rifiuto. Nel riepilogo lo vedi come "saltato", così è chiaro in seguito che non è stato inviato nulla di proposito.
• Ogni mattina tutti i boletins in sospeso degli ospiti già arrivati vengono inviati a SIBA in un unico file. Comunicare in anticipo non è possibile: la data di arrivo deve essere oggi o precedente.
• Se SIBA risponde con 0, il file è stato accettato. Altrimenti il codice di errore con la sua descrizione viene mostrato sul riquadro e BedFlow riprova al giro successivo.

Cosa viene monitorato

Il riquadro mostra sempre tre cose: quando è stato accettato qualcosa per l'ultima volta, quanti boletins sono in coda e quanti di questi hanno superato il termine legale. Se qualcosa supera il termine, ricevi una notifica — comunicare in ritardo è un illecito, quindi deve essere visibile.

Un boletim che si blocca ha quasi sempre una di queste due cause:

• Dati incompleti. L'ospite ha lasciato vuoto un campo obbligatorio, oppure ha indicato un paese che SIBA non ha nella propria tabella. Il motivo viene mostrato testualmente ("dati mancanti o non validi: tipo di documento"). Completalo tramite la registrazione di quella prenotazione; partirà al giro successivo.
• Un rifiuto da parte di SIBA. Il codice di errore viene mostrato sul riquadro. P12 significa che la modalità di trasmissione della tua registrazione non è impostata su Web Services; lo risolvi scrivendo a siba@sef.pt.

Importante: un ospite incompleto non blocca gli altri. Ciò che non è corretto resta indietro; tutto il resto viene inviato normalmente.

Ospiti che arrivano prima che l'integrazione funzioni

Se l'integrazione non è ancora pronta mentre gli ospiti stanno già arrivando, avvisa il tuo ufficio AIMA regionale con siba@sef.pt in copia. Le FAQ di SIBA lo prevedono esplicitamente in caso di problemi del software (punto P06).

Cosa SIBA non fa

I boletins sono una comunicazione alle autorità, non una tassa e non una fattura. La tassa di soggiorno del tuo comune e la fatturazione portoghese tramite InvoiceXpress sono completamente separate — vedi InvoiceXpress (Portogallo) e, per il tributo comunale, IVA e tassa di soggiorno.