SIBA — Boletins de Alojamento (Portugal)

Aktualisiert am 2026-09-07

Wer in Portugal Unterkünfte anbietet, muss jeden ausländischen Gast bei der UCFE melden: das Boletim de Alojamento. Das muss innerhalb von drei Werktagen nach der Anreise geschehen, pro Person, Kinder eingeschlossen. Die Integration SIBA erledigt diese Meldungen automatisch, auf Basis der Daten, die Ihre Gäste selbst in der Gästeregistrierung eingegeben haben.

Sie finden sie unter Connections → Gästeerlebnis → SIBA (Boletins de Alojamento). Die Kachel erscheint nur bei einer portugiesischen Unterkunft.

Was Sie vorher brauchen

Die Meldung läuft über den Webservice von SIBA, Ihre Unterkunft muss also im geschützten Bereich von siba.ssi.gov.pt registriert sein. Wählen Sie bei der Anmeldung „Web Services" als Übermittlungsart — diese Wahl ist festgelegt, und mit einer anderen Art lehnt SIBA jede Datei mit dem Fehlercode P12 ab. Ändern geht nur per E-Mail an siba@sef.pt.

Innerhalb von etwa 48 Stunden folgt ein Ofício mit drei Angaben:

• Unidade hoteleira — Ihre NIPC, neun Ziffern
• Estabelecimento-Nummer — die laufende Nummer dieser Einheit innerhalb derselben NIPC; die erste erhält 0
• Chave de acesso — der Aktivierungsschlüssel, ausschließlich Ziffern

Schlüssel verloren? Fordern Sie ihn erneut über siba@sef.pt an, unter Angabe von NIPC und Estabelecimento-Nummer. Melden Sie sich nicht erneut an — Ihre bestehende Registrierung bleibt gültig, und eine zweite Anmeldung erzeugt ein zweites Estabelecimento.

Einrichtung in BedFlow

1. Schalten Sie zuerst die Gästeregistrierung für die Unterkunft ein und haken Sie den Abschnitt „Portugal: Dokumentart, Ausstellungsland und Wohnsitzland" an. Ohne diese Angaben kann kein Boletim verschickt werden.

2. Schalten Sie „Belgische Nationalregisternummer als Alternative" aus. Sie erlaubt einem Gast, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Dokument zu überspringen — für ein Boletim unbrauchbar.

3. Öffnen Sie die Kachel SIBA und tragen Sie die drei Angaben aus dem Ofício ein. Die Chave de acesso wird verschlüsselt gespeichert und erscheint nie in einem Protokoll oder einer Fehlermeldung.

4. Tragen Sie die Daten der Einheit so ein, wie SIBA sie kennt. Achten Sie auf die Höchstlängen — SIBA lehnt eine Datei ab, die sie überschreitet:

   | Feld | Max. Länge | | --- | --- | | Name der Einheit | 40 | | Abkürzung | 15 | | Adresse | 40 | | Ort | 30 | | Postleitzahl | 4 + 3 Ziffern | | Telefon und Fax | 9 Ziffern | | Name Kontaktperson | 40 | | E-Mail Kontaktperson | 140 |

   Adresse, Telefon, Fax und Kontaktdaten werden bei jeder Übermittlung bei SIBA aktualisiert. Name und Abkürzung lassen sich nur über die UCFE ändern.

5. Schalten Sie SIBA-Meldung aktivieren ein.

An die E-Mail-Adresse der Kontaktperson schickt SIBA für jede angenommene Datei eine Bestätigung. Das ist Ihr zweiter Nachweis, neben der Übersicht in BedFlow.

So läuft eine Meldung ab

• Sobald ein Gast seine Registrierung ausfüllt, legt BedFlow pro Reisendem ein Boletim mit der gesetzlichen Frist an: drei Werktage nach der Anreise, Wochenenden und portugiesische Feiertage nicht mitgezählt.
• Portugiesische Gäste werden übersprungen. Die Meldepflicht gilt nur für ausländische Gäste; die Meldung eines portugiesischen Staatsbürgers führt zur Ablehnung. Sie sehen das als „übersprungen", damit klar bleibt, dass bewusst nichts gemeldet wurde.
• Jeden Morgen gehen alle offenen Boletins, deren Gast bereits angereist ist, in einer einzigen Datei an SIBA. Vorab melden ist nicht möglich: das Anreisedatum muss heute oder früher liegen.
• Antwortet SIBA mit 0, wurde die Datei angenommen. Andernfalls erscheinen Fehlercode und Beschreibung auf der Kachel, und BedFlow versucht es in der nächsten Runde erneut.

Was überwacht wird

Die Kachel zeigt immer drei Dinge: wann zuletzt etwas angenommen wurde, wie viele Boletins in der Warteschlange stehen und wie viele davon die gesetzliche Frist überschritten haben. Läuft etwas über die Frist, erhalten Sie eine Benachrichtigung — verspätete Meldung ist ein Verstoß und gehört gesehen.

Ein hängendes Boletim hat fast immer eine dieser zwei Ursachen:

• Unvollständige Angaben. Der Gast hat ein Pflichtfeld leer gelassen oder ein Land angegeben, das SIBA nicht in seiner Tabelle führt. Der Grund steht wörtlich dabei („fehlende oder ungültige Angaben: Dokumentart"). Ergänzen Sie ihn in der Registrierung dieser Buchung; in der nächsten Runde geht er mit.
• Eine Ablehnung durch SIBA. Der Fehlercode steht auf der Kachel. P12 heißt, dass die Übermittlungsart Ihrer Registrierung nicht auf Web Services steht; das lösen Sie mit einer E-Mail an siba@sef.pt.

Wichtig: ein unvollständiger Gast hält die übrigen nicht auf. Was nicht stimmt, bleibt liegen, der Rest geht ganz normal raus.

Gäste, die vor der Inbetriebnahme anreisen

Ist die Integration noch nicht bereit, während bereits Gäste kommen, benachrichtigen Sie Ihre regionale AIMA-Delegation mit siba@sef.pt in Kopie. Die FAQ von SIBA sieht das für Softwareprobleme ausdrücklich vor (Punkt P06).

Was SIBA nicht tut

Die Boletins sind eine Meldung an die Behörden, keine Steuer und keine Rechnung. Die kommunale Kurtaxe und die portugiesische Rechnungsstellung über InvoiceXpress sind davon völlig getrennt — siehe die Anleitung InvoiceXpress (Portugal) und die Einstellungen Ihrer kommunalen Abgabe.