House-manager digest por WhatsApp
Actualizado el 2026-10-01
Diario → House-manager digest
¿Gestiona otra persona su alojamiento sobre el terreno, como un house manager, un responsable de limpieza o un conserje? Esa persona no quiere iniciar sesión en BedFlow, sino simplemente ver en WhatsApp quién llega y quién se va. El house-manager digest envía a una hora fija un resumen compacto de las llegadas, las salidas y los huéspedes alojados, con exactamente la información que usted marque.
¿Qué necesita?
- La suscripción Starter o superior, y el permiso Planificación de limpieza si trabaja con varios usuarios.
- Una conexión de WhatsApp vinculada. Sin conexión, la página muestra el aviso Todavía no hay WhatsApp conectado: aún no se envía nada, con el botón Conectar WhatsApp.
Para esto no hace falta que el módulo de housekeeping esté activado.
Configuración
Los ajustes se aplican por alojamiento. Si tiene varios, elija primero el alojamiento correcto arriba en la barra lateral.
- Vaya a Diario → House-manager digest.
- En ¿Cuándo enviar?, marque la casilla Digest activo y elija:
| Campo | Opciones | Por defecto |
|---|---|---|
| Frecuencia | Diaria, Semanal (elija el día) o Solo si hay algo que comunicar (hoy o en la previsión) | |
| Día | Solo en semanal: de lunes a domingo | sábado |
| Hora | La hora a la que sale el mensaje | 07:30 |
| Previsión (días) | Cuántos días hacia delante mira el mensaje, de 0 a 14 | 3 |
- En ¿Qué incluye el mensaje?, marque las secciones (vea más abajo).
- En House managers (WhatsApp), añada cada manager con + Añadir manager: nombre, número de móvil en formato internacional (p. ej. +32475123456) e idioma (Nederlands, English, Français, Deutsch o Português).
- Haga clic en Guardar.
Con Enviar ahora un mensaje de prueba, todos sus managers reciben al instante el resumen de hoy, para que vea cómo queda. Eso no cambia nada en la hora fija.
La frecuencia, la hora, la previsión y las secciones se aplican a todos los managers de ese alojamiento. Solo el idioma se elige por manager.
¿Qué contiene el mensaje?
| Sección | Por defecto |
|---|---|
| Salidas de hoy | activada |
| Llegadas de hoy | activada |
| Datos de contacto del huésped (teléfono) | activada |
| Notas de la reserva / peticiones especiales | activada |
| Extras (productos reservados, p. ej. desayuno) | activada |
| Previsión de los próximos días | activada |
| Alojados ahora (huéspedes que se quedan + fecha de salida) | activada |
| Limpiezas atrasadas | desactivada |
| Horarios de desayuno (B&B) | desactivada |
Para cada huésped figuran, según lo que marque: el nombre y el número de teléfono (para que su manager pueda acordar él mismo la hora de llegada), la habitación, el número de huéspedes y de noches, la fecha de salida, el país y las horas de check-in y check-out (también los horarios distintos por unidad).
Además, cuando corresponda:
- un aviso cuando un huésped se va y el siguiente llega el mismo día: entonces hay que limpiar entre medias;
- un check-in temprano aprobado o solicitado;
- los extras reservados;
- la nota interna de la reserva, antes de las observaciones del huésped. El huésped nunca ve esa nota, pero su manager sí, siempre que Notas de la reserva / peticiones especiales esté activada.
Al final aparece un enlace corto a la planificación completa (vea más abajo).
¿Cuándo no sale ningún mensaje?
- Si hoy no hay ninguna llegada ni salida y no ha cambiado nada en la planificación desde el mensaje anterior, BedFlow no envía nada. Su manager solo recibe mensajes que merece la pena leer.
- Con Solo si hay algo que comunicar, solo sale algo si hoy o en la previsión hay una llegada o una salida.
El portal de planificación (6 meses vista)
Al final de cada mensaje hay un enlace corto a una página de planificación protegida con la misma información en una vista clara: Hoy, Alojados ahora y Próximos 6 meses. Resulta útil para planificar las limpiezas a largo plazo.
La página está protegida con un código de 6 cifras que se envía por WhatsApp al número del manager (Enviar código por WhatsApp). El código es válido durante 10 minutos. Después, su manager sigue conectado 12 horas en ese dispositivo. Así no tiene que recordar ninguna contraseña y nadie más puede abrir un enlace reenviado.
Si elimina a un manager, su enlace deja de funcionar.
"Enviado, pero no entregado"
WhatsApp no entrega un primer mensaje a alguien que nunca ha enviado un mensaje a su número. Si BedFlow detecta que los mensajes a un número no llegan, aparece arriba el aviso Enviado, pero no entregado, con el número.
La solución lleva diez segundos: pida a su manager que envíe una vez "hola" al número de WhatsApp de su alojamiento. A partir de ahí, los mensajes llegan con normalidad.
Consejos
- Si su manager responde por WhatsApp, esa respuesta llega a su bandeja de huéspedes.
- ¿Quiere transmitir información interna ("el huésped llega tarde", "alergia")? Póngala en la nota interna de la reserva.