Digest del house manager via WhatsApp
Aggiornato il 2026-10-21
Giornaliero → Digest del house manager
Qualcun altro si occupa della tua struttura in loco, come un house manager, un responsabile delle pulizie o un custode? Quella persona non vuole accedere a BedFlow, ma semplicemente vedere su WhatsApp chi arriva e chi parte. Il digest del house manager invia a un orario fisso un riepilogo compatto di arrivi, partenze e ospiti in casa, con esattamente le informazioni che spunti.
Cosa ti serve?
- Il piano Starter o superiore, e il permesso Pianificazione pulizie se lavori con più utenti.
- Una connessione WhatsApp collegata. Senza connessione la pagina mostra il messaggio WhatsApp non ancora collegato — non parte ancora nulla, con il pulsante Collega WhatsApp.
Il modulo housekeeping non deve essere attivato per questo.
Configurazione
Le impostazioni valgono per struttura. Se hai più strutture, scegli prima la struttura giusta in alto nella barra laterale.
- Vai su Giornaliero → Digest del house manager.
- In Quando inviare?, spunta la casella Digest attivo e scegli:
| Campo | Opzioni | Predefinito |
|---|---|---|
| Frequenza | Giornaliera, Settimanale (scegli il giorno) oppure Solo quando c'è qualcosa da segnalare (oggi o nell'anteprima) | |
| Giorno | Solo settimanale: da lunedì a domenica | Sabato |
| Orario | L'ora a cui parte il messaggio | 07:30 |
| Anteprima (giorni) | Quanti giorni in avanti guarda il messaggio, da 0 a 14 | 3 |
- In Cosa include il messaggio?, spunta le sezioni (vedi sotto).
- In House manager (WhatsApp), aggiungi ogni manager con + Aggiungi manager: nome, numero di cellulare in formato internazionale (ad es. +32475123456) e lingua (Nederlands, English, Français, Deutsch, Português o Italiano).
- Clicca Salva.
Con Invia ora un messaggio di prova, tutti i tuoi manager ricevono subito il riepilogo di oggi, così puoi vedere com'è fatto. Questo non cambia l'orario fisso.
Frequenza, orario, anteprima e sezioni valgono per tutti i manager di quella struttura. Solo la lingua si sceglie per ogni manager.
Cosa c'è nel messaggio?
| Sezione | Predefinito |
|---|---|
| Partenze di oggi | attivo |
| Arrivi di oggi | attivo |
| Recapiti dell'ospite (telefono) | attivo |
| Note della prenotazione / richieste speciali | attivo |
| Extra (prodotti prenotati, es. colazione) | attivo |
| Anteprima dei prossimi giorni | attivo |
| Attualmente in casa (ospiti in soggiorno + data di partenza) | attivo |
| Pulizie arretrate | disattivo |
| Orari della colazione (B&B) | disattivo |
A seconda di ciò che spunti, ogni voce di un ospite mostra: il nome e il numero di telefono (così il tuo manager può accordarsi da solo sull'orario di arrivo), la camera, il numero di ospiti e di notti, la data di partenza, il paese e gli orari di check-in e check-out (compresi gli orari diversi per unità).
Inoltre, se pertinente:
- un avviso quando un ospite parte e il successivo arriva lo stesso giorno: la camera va allora pulita nel frattempo;
- un check-in anticipato approvato o richiesto;
- gli extra prenotati;
- la nota interna della prenotazione, prima delle osservazioni dell'ospite. L'ospite non vede mai quella nota, ma il tuo manager sì, finché Note della prenotazione / richieste speciali è attivato.
In fondo c'è un link breve alla pianificazione completa (vedi sotto).
Quando non viene inviato alcun messaggio?
- Se oggi non c'è alcun arrivo o partenza e nulla è cambiato nella pianificazione dal messaggio precedente, BedFlow non invia nulla. Il tuo manager riceve solo messaggi che valgono la pena di essere letti.
- Con Solo quando c'è qualcosa da segnalare, viene inviato qualcosa solo se c'è un arrivo o una partenza oggi o nell'anteprima.
Il portale della pianificazione (6 mesi in anticipo)
In fondo a ogni messaggio c'è un link breve a una pagina di pianificazione protetta con le stesse informazioni in una disposizione chiara: Oggi, Attualmente in casa e Prossimi 6 mesi. Comodo per pianificare le pulizie con largo anticipo.
La pagina è protetta da un codice di 6 cifre che viene inviato tramite WhatsApp al numero del manager (Invia codice tramite WhatsApp). Il codice è valido 10 minuti. Dopodiché il tuo manager resta connesso per 12 ore su quel dispositivo. In questo modo non deve ricordare una password e un link inoltrato non può essere aperto da qualcun altro.
Se rimuovi un manager, il suo link smette di funzionare.
"Inviato, ma non consegnato"
WhatsApp non consegna un primo messaggio a chi non ha mai scritto lui stesso al tuo numero. Se BedFlow vede che i messaggi a un numero non arrivano, in alto compare il messaggio Inviato, ma non consegnato, con il numero.
La soluzione richiede dieci secondi: fai inviare una volta "ciao" al tuo manager al numero WhatsApp della tua struttura. Dopodiché i messaggi arrivano normalmente.
Consigli
- Se il tuo manager risponde su WhatsApp, quella risposta finisce nella tua inbox degli ospiti.
- Vuoi trasmettere informazioni interne ("ospite in arrivo in ritardo", "allergia")? Mettile nella nota interna della prenotazione.