Registo de hóspedes — registo legal de viajantes

Atualizado em 2026-10-01

Definições → Integrações → Experiência do hóspede → Registo de hóspedes

Como explorador de um alojamento, é legalmente obrigado a inscrever os seus hóspedes num registo de viajantes. A integração Registo de hóspedes trata disso de forma totalmente automática: os seus hóspedes preenchem os dados eles próprios através do portal do hóspede — não tem de transcrever nada e o registo está sempre em ordem para um controlo policial.

Ativa a integração em Definições → Integrações → Experiência do hóspede → Registo de hóspedes → Configurar.

O que tem de registar por lei?

Para cada hóspede maior de idade (e cada menor não acompanhado com mais de 15 anos) tem de ser registado no dia da chegada:

• um número sequencial único e contínuo e a data de chegada
• apelido e nome próprio
• local e data de nascimento
• nacionalidade
• número do documento de identificação
• os nomes dos filhos menores acompanhados (apenas os nomes)
• a data de partida, o mais tardar 24 horas após a partida

Para hóspedes com um cartão de identidade belga, a lei também aceita: apelido + nome próprio + número de registo nacional — os restantes dados deixam então de ser necessários.

Basta um registo com um número sequencial por quarto ou alojamento de férias, com os dados de todos os hóspedes.

Como funciona no BedFlow?

1. Ative a integração: abra o mosaico Registo de hóspedes com Configurar e ligue Ativar registo de hóspedes. Em Dados a pedir escolhe que campos os seus hóspedes preenchem: Local e data de nascimento, Nacionalidade, Número do documento de identificação, Número de registo nacional belga como alternativa e Nomes dos filhos menores acompanhados. O apelido e o nome próprio são sempre pedidos. Com tudo ligado, tem o registo legal completo (recomendado). Clique em Guardar.
2. O hóspede preenche-o ele próprio. Depois da reserva, aparece no portal do hóspede (a mesma página de "completar dados") uma secção Registo de viajantes. O formulário adapta-se automaticamente ao número de viajantes reservados; o hóspede principal já vem preenchido. Os hóspedes belgas podem limitar-se ao número de registo nacional. Para as crianças bastam os nomes.
3. O BedFlow faz o resto. Cada registo recebe automaticamente um número sequencial contínuo, a data de partida é carimbada o mais tardar 24 horas após a partida e, na reserva, vê o estado e os viajantes registados.

O registo acontece propositadamente depois da reserva e nunca no próprio módulo de reservas — campos adicionais durante a reserva custam receita.

Preencher você mesmo a partir da reserva

Nem todos os hóspedes usam o portal do hóspede: uma chegada sem reserva, uma reserva por telefone, um hóspede sem smartphone. Nesse caso, abra a reserva e, no bloco Registo de hóspedes, clique em Preencher o registo. Abre-se a janela Preencher o registo de hóspedes, com o mesmo formulário que o hóspede vê: os mesmos campos e as mesmas verificações. Clique em Guardar o registo; o resultado é um registo completo com número sequencial próprio. Se o registo já estiver preenchido, o botão chama-se Alterar o registo.

O botão está em dois sítios, para o encontrar onde já está a trabalhar: no bloco Registo de hóspedes da página de detalhe da reserva e no topo de Editar reserva — o ecrã onde vai parar quando clica numa reserva em Diário → Disponibilidade. Prático quando o hóspede está à sua frente: clica na estadia no calendário e preenche logo, sem ter de procurar primeiro pelo nome.

Ao contrário do portal do hóspede, que fecha um quarto de hora depois do check-out, este botão está sempre disponível — também para completar um registo mais tarde ou corrigir um erro de escrita. Cada preenchimento manual fica registado à parte, para que num controlo continue visível o que o hóspede preencheu e o que foi introduzido por si.

Quem ainda tem de se registar?

Para isso já não precisa de abrir reservas uma a uma. Em Diário → Disponibilidade, os cartões em Hoje — chegadas e hóspedes alojados — têm uma etiqueta com o estado do registo:

• registo feito (verde): o hóspede preencheu o registo de viajantes.
• registo ? (âmbar): ainda não preenchido. Se passar o rato por cima, vê se o hóspede já preencheu uma parte dos viajantes.

A etiqueta só aparece quando a integração está ativa. Se vir âmbar num hóspede que está à sua frente, preencha-o no momento com Preencher o registo (ver acima).

Controlo policial: mostrar o registo

Na janela do mosaico Registo de hóspedes encontra o link Descarregar registo (este ano): um ficheiro CSV cronológico com todos os registos deste ano civil até hoje (número sequencial, hóspedes, datas de chegada e de partida). Pode mostrar, imprimir ou entregar esse ficheiro.

Conservação e privacidade

• Cada alteração ao registo fica registada (audit trail) — no registo eletrónico isso é obrigatório por lei.
• Os números de documentos de identificação e de registo nacional são guardados de forma encriptada.
• Os registos são conservados durante 7 anos após a partida e depois destruídos automaticamente, exatamente como a lei determina. Não tem de fazer nada para isso.

Perguntas frequentes

Tenho de ativar isto? Só se estiver sujeito à obrigação de registo e quiser manter o registo no BedFlow. Se já mantém o registo de outra forma, deixe simplesmente a integração desligada — ninguém dá por nada.

O meu hóspede não preencheu o formulário — e agora? Na reserva vê "Ainda não preenchido — o hóspede vê o formulário no portal." Pode lembrar o hóspede disso à chegada — a secção continua no portal do hóspede até ao fim da estadia — ou preenchê-lo você mesmo com o botão Preencher o registo na reserva (ver acima).

Isto também se aplica às crianças? Os menores acompanhados são registados pelo nome dentro do registo do respetivo grupo — a data de nascimento ou o número de identificação não são exigidos para eles.

Relacionado

• Portal do hóspede — onde os seus hóspedes veem o formulário
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Portugal: o Boletim de Alojamento

Se explora um Alojamento Local, tem de comunicar cada hóspede estrangeiro ao SIBA (o sistema da AIMA, sucessora do SEF) no prazo de três dias úteis após a chegada. Isso exige três dados que o decreto belga sobre alojamento não prevê: tipo de documento, país de emissão e país de residência.

Para isso, ligue o interruptor "Portugal: tipo de documento, país de emissão e país de residência" nos dados a pedir. Mudam então duas coisas:

• os seus hóspedes passam a ver esses três campos adicionais;
• a lista de nacionalidades passa a ser completa em vez de uma seleção curta, porque o SIBA não aceita "Outra" — cada boletim precisa de um código de país real.

O país de residência é, aliás, exatamente o que o inquérito do INE pede, pelo que esse campo serve logo duas obrigações.

Há ainda duas coisas que o boletim exige e o registo belga não: a morada do hóspede e os dados completos das crianças acompanhadas — Portugal não tem um regime simplificado para menores; cada viajante estrangeiro recebe o seu próprio boletim.

A comunicação propriamente dita é feita pela integração SIBA, que encontra ao lado deste mosaico. Ver SIBA — Boletins de Alojamento.